Affärsverket ekonomiförvaltningstjänsten
Centrala prioriteringar i budgeten 2023 och sammandrag
Ekonomiförvaltningstjänstens (Talpas) viktigaste prioritetsområden år 2023 är:
- Stabilisering av löneräkningen. Bytet av lönesystem år 2022 orsakade allvarliga problem i löneräkningens processer. Arbetet för att stabilisera och normalisera situationen fortsätter under 2023 i nära samarbete med kunderna.
- Ekonomins kärnprocesser och servicehanteringens stödprocesser digitaliseras och effektiveras. Processerna för bokföring, inköpsfakturering, försäljningsfakturering och servicehantering automatiseras och nya möjligheter för digitalisering kartläggs och utnyttjas fortlöpande.
- Personalens arbetshälsa och arbetsglädje säkerställs. Arbetet görs smidigare bland annat genom omorganisering och arbetsrotation. Personalens kompetens och kompetensdelningen säkras på det sätt som de nya systemen, processerna som utvecklas och automatiseringen av arbetsmomenten förutsätter.
Talpas grunduppgift är att på ett effektivt sätt tillhandahålla ekonomiförvaltnings- och löneadministrationstjänster för Helsingfors stads sektorer, affärsverk, stadskansli, dotterbolag, stadsledning och anställda.
Prioritetsområden i verksamheten är att stabilisera löneförvaltningens funktioner och digitalisera ekonomiförvaltningens kärnprocesser och ytterligare effektivisera processerna, stärka personalens kompetens och säkra organisationens förändringskapacitet. Processernas effektivitet och digitaliseringen främjas genom S4-uppdateringen av ekonomiförvaltningssystemet SAP och genom aktiv medverkan i stadens gemensamma automatiseringsprojekt. Vägkartor har utarbetats för kärnprocesserna och de inkluderar effektivitetsmål och en tidsplan för åtgärderna. Vägkartorna innehåller också bedömningar av automatiseringens inverkan på antalet årsverken.
Man värnar om personalens arbetshälsa, välbefinnande i arbetet och möjligheter att påverka i en arbetsmiljö som förändras kontinuerligt och där arbetet utförs på många platser. Samtidigt stärks den diskuterande och öppna arbetskulturen och chefernas coachande ledarskap.
Förändringarna i verksamhetsmiljön inriktas på förnyelse av de centrala informationssystemen samt digitalisering och effektivisering av serviceprocesserna. Dessutom satsar man på att möjliggöra en verksamhetsmiljö för multilokalt arbete, effektivisera verksamheten och förutse förändringar i kundernas verksamhet.
Beskrivning av verksamheten
Helsingfors stads affärsverk ekonomiförvaltningstjänsten lyder under direktionen och använder namnet Talpa i sin verksamhet. Talpa har cirka 430 anställda och affärsverkets omsättning är cirka 32,6 miljoner euro. Affärsverkets grunduppgift är att tillhandahålla ekonomiförvaltnings- och löneadministrationstjänster för Helsingfors stadskansli, sektorer, affärsverk, dotterbolag, stadsledning och anställda.
Talpa har tre avdelningar:
Avdelningen Centraliserade tjänster svarar för affärsverkets interna tjänster och stödtjänster för affärsverkets kunder.
Avdelningen Ekonomiförvaltningens tjänster svarar för processerna i stadens ekonomiförvaltning, som är ”från beställning till betalning”, ”från försäljning till betalning”, bokföring och bokslut samt betalningstrafik. Årligen skickar Talpa 1,2 miljoner försäljningsfakturor och behandlar mer än 900 000 inköpsfakturor som kommer till staden.
Avdelningen Löneadministration svarar för utbetalningen av löner, arvoden och pensioner och upprätthåller uppgifter om anställningsförhållanden och vakansregistret. Talpa sköter om hela stadens löneräkning. På årsnivå behandlas cirka 800 000 lönebesked.
Förändringar i omvärlden 2023
Förändringar i omvärlden under ekonomiplanperioden
Ekonomiförvaltningens- och löneadministrationstjänsterna baserar sig på de mål stadens ledning satt upp. Talpa utvecklar sin verksamhet med hänsyn till eventuella ändringar i lagstiftningen och förändringar i omvärlden samt stadens helhetsintresse. I budgeten för år 2023 ingår bara de förändringar i kundkretsen och omvärlden som redan är bestämda och kända.
Utvecklingen av processer och nyttorna av digitaliseringen kommer att förflytta arbetets tyngdpunkt från exekutiva arbetsuppgifter mot expertarbete och dataanalyser. Förändringar i arbetssätten, såsom att uppgifterna kan utföras oberoende av plats och arbetsbilderna förändras till följd av automatiseringen, ökar flexibiliteten och möjligheterna att påverka arbetet, men ställer å andra sidan nya krav på ledarskap och uppföljning av arbetets mål.
Centrala förändringar i omvärlden 2023
Talpas verksamhet påverkas under budgetåret av att löneräkningens processer behöver klargöras och stabiliseras och centrala datasystem som stöder processerna införas, effektivisering av bokförings- och inköpsfaktureringsprocesserna och därtill hörande nya arbetssätt och ansvar mellan Talpa och dess kunder. Målet är att ytterligare intensifiera samarbetet med kunderna så att tjänsterna kan förverkligas i rätt tid och proaktivt med tanke på kundernas behov.
Talpa medverkar också i planeringen och genomförandet av stadens projekt för ett HR-helhetssystem.
Talpa har i samarbete med stadsmiljösektorns lokaltjänster aktivt utrett möjligheten att hyra ut sina lokaler till andra aktörer inom staden, men hittills har detta inte realiserats. Talpa kommer fortsättningsvis att främja frågan år 2023. Hyresavtalet för Talpas befintliga lokaler kan sägas upp tidigast vid utgången av juni 2025.
Risker och osäkerhetsmoment i omvärlden
En betydande förändring i omvärlden gäller S4-uppdateringen av SAP och därtill hörande processändringar. Förändringen medför risker, till exempel eventuella förseningar i serviceproduktionen och risker som hänför sig till personalen, såsom utmaningar i resursallokeringen, kompetens och förändringsförmåga. Som medel för riskhanteringen har Talpa ett nära samarbete med stadskansliet för att minimera riskerna. Att genomföra förändringar på ett lyckat sätt förutsätter också att kommunikationen och samarbetet med kunderna intensifieras ytterligare.
Genomförande av stadsstrategin
Stadens mål är en ansvarsfull ekonomi som en princip för hållbar tillväxt. Att utnyttja digitaliseringen på ett effektivt sätt har också varit ett centralt mål vid erbjudandet av tjänster. Talpa verkställer stadens mål genom att kundorienterat förnya och utveckla sin service och genom att utnyttja digitaliseringen. Verksamhetens ledord är framför allt ansvarsfull hushållning, ekonomiskt hållbar utveckling samt ett gott ledarskap.
Talpa genomför målen i stadsstrategin genom fem effektiviseringsprojekt:
- Ett tjänstehanteringssystem tas i bruk 2023 och det kommer att ge många effektivitetsvinster. Bland annat kommer organiseringen av servicebegäranden att bli enklare, vilket gör processen snabbare. Effektiviteten kommer att synas som tidsbesparing, vilket även påverkar antalet årsverken på lång sikt.
- Processen ”från beställning till betalning” utvecklas med hjälp av robotteknik, artificiell intelligens och informationssystemutveckling i syfte att förkorta genomloppstiderna och öka automatiseringsgraden.
- Löneräkningsprocessen stabiliseras och effektiviteten utvecklas efter att Sarastia HR 365 införts. Mängden manuellt arbete minskar och effektiviteten ökar genom digitalisering och införandet av gemensamma processer för hela staden.
- En gemensam e-handelsplattform för hela staden kommer att göra processen för försäljningsfakturering effektivare. Med hjälp av nätbetalning erhålls betalningarna omedelbart, varvid traditionella fakturerings- och indrivningsuppgifter uteblir.
- Talpa har inlett ett projekt för effektivisering av bokföringsprocessen år 2022 och i samband med projektet har ett automatiseringssystem för bokföringen konkurrensutsatts. Arbetet fortsätter intensivt även år 2023.
Talpa utvecklar dessa processer tillsammans med sina kunder och med beaktande av stadens helhetsintresse. Effektiva och högklassiga processer eftersträvas med enhetliga tillvägagångssätt och med funktionssäkra och datasäkra informationssystem. Utfallet följs med hjälp av kostnaderna per enhet för tjänsterna, arbetets produktivitet och totalproduktiviteten.
Nya tjänster och tjänster som förnyas förutsätter att både personalen och organisationen har beredskap för förändringar i verksamhetskulturen. Personalens välbefinnande upprätthålls genom olika sätt att påverka det egna arbetet och genom att säkra personalens kompetens och möjligheter att lära sig nytt. Flexibiliteten i arbetet säkras genom att man möjliggör multilokalt arbete. Respons samlas regelbundet in från personalen och de anställda uppmuntras till att kontinuerlig utveckla sitt eget arbete och teamarbetet.
I chefsarbetet görs satsningar på ledning av arbete som är oberoende av plats och arbete som automatiseras, på att ställa upp mål och på informationsförmedling. Ledningens och chefernas förmåga att agera i enlighet med principerna för ledarskap som förnyar sig och multilokalt arbete säkras. Talpas chefer deltar aktivt i personalutbildning för chefer som ordnas av Stadin Akatemia.
Genom sin verksamhet bidrar Talpa till att Helsingfors tjänster håller hög kvalitet, är kostnadseffektiva och produceras med hänsyn till miljöfrågor. Automatiseringen av ekonomiförvaltningen förväntas avsevärt minska miljökonsekvenserna av Talpas tjänster jämfört med manuell tjänsteproduktion.
Verksamhetsmål i budgeten
Talpas mål är att arbeta för att processerna blir mer digitala och för ökad automatisering. Detta eftersträvas genom att satsa på att utveckla processer och en realisering av nyttorna från datasystemen. Utvecklingen av antalet prestationer grundar sig på kundernas verksamhet och eventuella förändringar i den.
Genom att automatisera stadens gemensamma processer och införa nya system vill man säkra en smidig och pålitlig serviceproduktion. Ett kontinuerligt och nära samarbete med kunderna säkerställer att Talpa kan förutse kundernas behov så väl som möjligt. Den realiserade kundnöjdheten, kundservicen och tjänsternas kvalitetsnivå följs upp regelbundet enligt vedertagen praxis.
Bindande mål ska verifiera att strategin genomförs: räkenskapsperiodens resultat är ≥ 10 000 euro och kundnöjdheten är minst 4,0. Kundnöjdheten var 3,68 år 2021.
Ekonomisk hållbarhet
Utfallet följs med hjälp av kostnaderna per enhet för tjänsterna, arbetets produktivitet och totalproduktiviteten.
Kundernas kunskaper och medvetenhet om de gemensamma processerna ökas genom att ordna evenemang om aktuella teman inom ekonomiförvaltningen och löneadministrationen för dem, såsom utbildningar, infotillfällen och processverkstäder. Dessutom får kunderna månatliga rapporter om utfallet för tjänsterna inom ekonomiförvaltningen och löneadministrationen, graden av digitalisering och uppföljningsuppgifter som mäter processernas kvalitet.
Utveckling av kostnaderna per enhet
Effektivitet i personalresurserna är Talpas centrala mått för kostnaderna per enhet. Personalkostnaderna är en betydande faktor i Talpas kostnadsstruktur, varför det är viktigt att optimera dem rätt.
Som mätare för de viktigaste processerna har man inom löneadministrationen valt personalkostnaden för löne- och arvodesbesked per besked samt inom ekonomiförvaltningen personalkostnaden för inköpsfakturor per inköpsfaktura och personalkostnaden för fakturering per faktura.
Produktivitetsåtgärder
Målet för budgetårets totala produktivitetsökning har fastställts till 3,0 procentenheter. Ökningen av produktiviteten grundar sig på en ökning i arbetets produktivitet.
Produktiviteten består av många olika faktorer, såsom förändringar i antal prestationer, årsverken och kostnader, informationssystemens effektivitet och processutveckling. Arbetets produktivitet och utvecklingen av denna påverkas av att resurserna fördelas på rätt sätt och kompetensen säkerställs.
Konkurrenskraften hos Talpas tjänster bedöms genom att priset och kvaliteten på tjänsterna jämförs med motsvarande servicecenter för ekonomiförvaltning. Måluppfyllelsen följs upp genom att producera nyckeltal för ledningen om hur vidtagna åtgärder och ändrade arbetsmetoder påverkar arbetets målnivåer och produktiviteten.
Bedömning av budgetens effekter
Talpas mål är att producera ekonomitjänster och löneadministrationstjänster för sina kunder så kostnadseffektivt och bra som möjligt. I budgeten förbereder man sig på att utveckla och uppdatera både processer och datasystem på ett sätt som förbättrar konkurrenskraften och kvaliteten i Talpas serviceproduktion på lång sikt också framöver. Talpa erbjuder sina kunder exempelvis en e-handelsplattform, där kunderna ges en möjlighet att utveckla försäljningen av produkter och tjänster digitalt. Detta har också ett tydligt samband med att skapa smidigare processer för ekonomiförvaltningen.
Genom att öka andelen digitalisering och automatisering i processerna minskas eventuella fel som uppstår i manuella arbetsmoment och indirekt också andelen papper som eventuellt används i processerna. Exempelvis olika slags elektroniska sätt att ta emot fakturor erbjuder ett miljövänligt, papperslöst alternativ som Talpa aktivt erbjuder fakturornas mottagare.
Personalplan
Talpas mål i fråga om antalet anställda är att återgå till nivån innan Sarastia togs i bruk. Utveckling av processer och ökad automatisering påverkar uppgiftshelheterna då andelen expertarbete ökar och de rutinmässiga arbetsmomenten minskar. Det är särskilt viktigt att säkerställa personalens kompetens i samband med förändringar. Prioritetsområden är smidigheten i arbetet och personalens välbefinnande. Detta förutsätter målinriktat ledarskap, organisering av arbetet och korrekt riktande av personalresurserna.
Mål som granskas vid budgetuppföljningen
Bindande verksamhetsmål
| Strategiskt prioritetsområde | Mål | Mätare | Koppling till program i strategin |
| AFFÄRSVERKETS MÅL | |||
| En ansvarsfull ekonomi som grund för hållbar tillväxt | Vi fungerar ansvarsfullt,hållbart och produktivt | Räkenskapsperiodens resultat minst 10 000 euro (år 2021: 381 000 euro) | Vi förbättrar produktiviteten |
| Smarta Helsingfors leds med data och digitala underlag | Kundnöjdheten utvecklas gynnsamt, vi strävar efter en klar höjning av kundnöjdheten | Kundnöjdheten minst 4,0 (på skalan 1–5) (år 2021: 3,68) | En stad som kan förutse behovet av tjänster |
Prestationsmål och ekonomiska mål
Prestationer
| 2021 | 2022 | Prognos 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Prestationsmål | ||||||
| Försäljningsfakturor och försäljningsreskontrafakturor (1000) | 1134 | 1225 | 1201 | 1203 | 1203 | 1203 |
| Betalningspåminnelser och inkassouppdrag (1 000) | 161 | 202 | 185 | 174 | 174 | 174 |
| Ostolaskut . Inköpsfakturor (1 000) | 862 | 879 | 879 | 955 | 955 | 955 |
| Löne- och arvodesbesked (1 000) | 826 | 795 | 795 | 807 | 807 | 807 |
| Specialistarbetstimmar (1 000) | 59 | 85 | 85 | 80 | 80 | 80 |
| Verksamhetens omfattning | ||||||
| Antal inköpsfakturor (1 000) | 862 | 879 | 879 | 955 | 955 | 955 |
| Antal löne- och arvodesbesked (1 000) | 826 | 795 | 795 | 807 | 807 | 807 |
| Effektivitet/lönsamhet | ||||||
| Med kontoudrag automatiskt konterad transaktion (%) | 83 | 85 | 85 | 85 | 87 | 88 |
| Andel e-fakturor av utgående fakturor (%) | 48 | 43 | 50 | 48 | 50 | 52 |
| Automatiskt avstämda inköpsfakturor (%) | 21 | 33 | 33 | 28 | 35 | 42 |
| (%) | 7 | - | - | 13 | 21 | 28 |
| I CM-systemet avstämda inköpsfakturor (%) | 17 | 28 | 28 | 19 | 21 | 24 |
Personalplan
| 2021 | 2022 | Prognos 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Användning av personal | ||||||
| Antal anställda | 417 | 432 | 447 | 430 | 417 | 404 |
| Årsverken (egen personal) | 380 | 394 | 409 | 392 | 380 | 368 |
Nyckeltal som beskriver produktiviteten
Produktivitetsmätare
| 2021 | 2022 | Prognos 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Produktivitetsindex, Produktivitet 2021 = 100 | 100,0 | 103,0 | 96,5 | 106,0 | 109,0 | 112,0 |
Utveckling i kostnaderna per enhet
| 2021 | 2022 | Prognos 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Personalresursens effektivitet inom löneadministrationen: | ||||||
| Personalkostnad inom löneadministrationen/lönebesked | 6,74 | 6,50 | 8,00 | 6,50 | 6,44 | 6,37 |
| Personalresursens effektivitet inom ekonomiförvaltningen: | ||||||
| Personalkostnad för inköpsfakturor/inköpsfaktura | 3,29 | 2,92 | 2,92 | 2,90 | 2,87 | 2,84 |
| Personalkostnad för fakturering/beräkning | 1,18 | 1,00 | 1,00 | 1,00 | 0,99 | 0,98 |
Ändring i procent i enhetskostnaderna
| 2021 | 2022 | Prognos 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Personalresursens effektivitet inom löneadministrationen: | ||||||
| Personalkostnad inom löneadministrationen/lönebesked | - | −3,56% | 18,69% | −18,75% | −1,00% | −1,00% |
| Personalresursens effektivitet inom ekonomiförvaltningen: | ||||||
| Personalkostnad för inköpsfakturor/inköpsfaktura | - | −11,25% | −11,25% | −0,68% | −1,00% | −1,00% |
| Personalkostnad för fakturering/beräkning | - | −15,00% | −15,00% | 0,00% | −1,00% | −1,00% |
Mätare för lokalanvändningen
| 2021 | 2022 | Prognos 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lokalanvändning | ||||||
| Lokaler, m2 | 6 959 | 5 959 | 6 959 | 5 959 | 5 959 | 5 459 |
| Lokalyta (m² lägenhetsyta) i förhållande till antalet anställda | 18 | 15 | 17 | 15 | 16 | 15 |
Resultaträkning och finansieringskalkyl
| 1 000 € | Förbrukning 2021 | Prognos 2022 | Budget 2023 | Ekonomi- plan 2024 | Ekonomi- plan 2025 |
|---|---|---|---|---|---|
| Omsättning | 30 593 | 33 783 | 32 623 | 32 763 | 32 870 |
| Övriga intäkter av affärsverksamheten | 454 | 99 | 100 | 100 | 100 |
| Kostnader | −30 394 | −34 941 | −32 362 | −32 552 | −32 709 |
| Avskrivningar | −215 | −259 | −295 | −245 | −195 |
| Rörelseöverskott/underskott | 437 | −1 318 | 66 | 66 | 66 |
| Ersättning på grundkapitalet | −56 | −56 | −56 | −56 | −56 |
| Räkenskapsperiodens överskott underskott) | 381 | −1 374 | 10 | 10 | 10 |
| 1 000 € | Förbrukning 2021 | Prognos 2022 | Budget 2023 | Ekonomi- plan 2024 | Ekonomi- plan 2025 |
|---|---|---|---|---|---|
| Kassaflöde från verksamheten | |||||
| Rörelseöverskott/underskott | 437 | −1 318 | 66 | 66 | 66 |
| Avskrivningar | 215 | 259 | 295 | 245 | 195 |
| Ersättning på grundkapitalet | −56 | −56 | −56 | −56 | −56 |
| Kassaflöde från investeringar | |||||
| Investeringsutgifter | −180 | −500 | −150 | −150 | −150 |
| Kassaflöde från verksamheten och investeringar | 416 | −1 615 | 155 | 105 | 55 |
| Kassaflöde från finansiering | |||||
| Förändringar i lånestocken, kortfristiga | −1 511 | ||||
| Övriga förändringar i likviditeten | 1 095 | ||||
| Kassaflöde från finansiering | −416 | ||||
| Effekt på likviditeten | −1 615 | 155 | 105 | 55 |