7. Personal

Personal

Utvecklingen i personalstyrkan och -strukturen stöder stadsstrategin

I den nya stadsstrategin läggs fokus på kvaliteten, tillgången och tillgängligheten av service i många kanaler och på planeringen av tjänster tillsammans med dem som använder tjänsterna och med stadens personal. Dessutom betonas behovet av att trygga servicen på svenska, men vid behov också på andra språk.

Vid utgången av år 2020 överskred antalet anställda vid Helsingfors stad 39 100, och vid slutet av år 2021 väntas det uppgå till 40 500. Att personalstyrkan växer beror i synnerhet på coronaepidemin, olika utvecklingsprojekt inom förvaltningssektorerna samt kommunförsöket med sysselsättning, inom vilket en del av TE-centralernas (dvs. arbets- och näringscentralernas) lagstadgade sysselsättningsservice överförs på staden. Budgetåret 2022 stabiliseras antalet anställda kring 39 600, och hålls ganska oförändrat under ekonomiplaneåren 2022-2024.

Personalens storlek och struktur påverkas i synnerhet av ändringar i lagstiftningen, stora projekt och stadens befolkningsutveckling. I syfte att kunna få en aktuell och förutseende lägesbild har modellen för personalplanering vidareutvecklats år 2021. Inom förvaltningssektorerna fortsätter man ta i bruk och utveckla modellen med fokus bland annat på att identifiera resursutmaningar och förutse pensionsavgången. Under de närmaste åren kommer årligen 700-800 av stadens anställda att nå pensionsålder, och pensionsavgången kan antas tillta fram till år 2030.

Ändamålsenlig och planmässig inriktning av personalresurserna stöder tillgängligheten. Hyrd arbetskraft anlitas i huvudsak vid vikariat. Samarbetet med Seure, ett personalservicebolag för Huvudstadsregionen, fortsätter. Nyttjandet av deras service sker även framöver inom i synnerhet förvaltningssektorerna Social- och hälsovårdssektorn och Fostrans- och utbildningssektorn.

Stadens service tryggas av en flexibel och yrkeskunnig personal

Tillgången till personal kommer fortfarande att vara en betydande utmaning för staden och det har beaktats i stor utsträckning i den nya stadsstrategin. Enligt stadsstrategin bedriver staden en god personalpolitik med målsättningen att personalen ska må bättre och trivas i arbetet. Staden vill också vara en lockande arbetsgivare som erbjuder många slags intressanta karriärvägar och stabila anställningsförhållanden.

En tillräckligt stor, kunnig och mångsidig personal är en nyckelfaktor för att stadens service ska kunna tryggas. Den har också en koppling till skötseln av sysselsättningen, och därmed till att staden får skatteinkomster. Under budgetåret satsar staden på att dels trygga verksamheten och servicen, dels främja personaltillgången på sikt. Det långsiktiga utvecklingsarbetet fortsätter satsa på arbetsgivarbilden, rekryteringskunnandet, belönandet och personalens upplevelser. I enlighet med stadsstrategin utarbetas åtgärder för att förbättra tillgången till personal. Enligt strategin är målet att förbättra stadens förmåga att behålla och locka arbetskraft, stadens arbetsförhållanden och att fortsätta programmet för utveckling av lönerna.

Producerandet av service för invånarna stöds genom att staden regelbundet följer läget inom de sektorer där det råder arbetskraftsbrist, nämligen främst social- och hälsovården, fostran och utbildningen, och den svenskspråkiga servicen. Enligt stadsstrategin ska en tillräcklig personal inom social- och hälsovårdstjänsterna och en ökning i andelen kompetent personal inom småbarnspedagogiken tryggas. I synnerhet på läkare, skötare, socialarbetare, småbarnspedagogiklärare och -speciallärare, specialklasslärare och psykologer i grundskolan råder det brist, liksom också på arbetskraft för den svenskspråkiga undervisningen och småbarnspedagogiken.

I stadsstrategin säkras tillgången till arbetskraft genom kompetensutveckling, genom att främja användnigen av internationella experter och genom samarbete mellan TE-tjänsterna, högskolor, läroanstalter, företag och andra städer i huvudstadsregionen. Personaltillgången främjas bland annat genom att utveckla läroavtalsförfarandena, stöda personalomskolningen, satsa på jobb för praktikanter och sommarvikarier och på utbildning på arbetsplatser i samband med praktiska arbetsuppgifter, och genom att öka dels samarbetet med läroinrättningar, dels det samhälleliga påverkningsarbetet. Därutöver satsar man inom rekryteringsarbetet på mångfald inom personalen genom att coacha och stöda chefer att göra det lättare för invandrare, funktionshindrade och partiellt arbetsföra att få anställning. Ett syfte är att främja hänvisandet av arbetslösa arbetssökande till stadens arbetstillfällen.

Fokus läggs också på personalens interna rörlighet inom stadsorganisationen. Det handlar bland annat om arbetsrotation inom personalen, expertutbyte och intern rekrytering. Den interna rörligheten ska ge lösningar på personaltillgången och på utvecklandet av personalens kompetens och välmåga. Målet är att inrikta personalresurser dit som behovet är störst. Därvid utnyttjas dels erfarenheterna av coronapandemin, dels dem som Expertbanken ackumulerat. Detta kräver också att cheferna coachas till bland annat arbetskarriärtänkande.

Personalens kunnande, liksom också sådan service som svarar på invånarnas behov, tryggas även genom annan kompetensutveckling. Fokus läggs på att utveckla personalens utbildningsnivå, på fortbildning och på utvecklande av expertisen. De anställda uppmuntras att skaffa sig behövlig kompetens, vilket stöder dels deras karriärutveckling och deras behörighet vid ändrade krav från arbetsliv och lagstiftning, dels personaltillgången inom branscher med arbetskraftsbrist.

Genom fokusering på personalens upplevelser, där ledarskapets och chefernas kunnande spelar en viktig roll, görs satsningar på att hålla kvart personalen.

Kundorienterad samarbetskultur genom gott ledarskap

Gott ledarskap är av väsentlig betydelse för stadens arbetskultur och personalens välbefinnande. Stadsstrategin accentuerar utvecklingsbehov: tillvägagångsätten förnyas, staden strävar efter att förbättra effektiviteten och produktiviteten och satsa på högklassigt ledarskap och chefsarbete. Bland annat personalens och organisationens återhämtning från coronaepidemin stöds genom ledarskap. Under budgetåret läggs fortsättningsvis fokus på utvecklande av och stöd för ledarskap och chefsarbete bland annat genom att nöta in hörnstenarna för ledarskap (visioner, iver, linjerenhet och verkställighetsförmåga) samt genom olika slags coachningar och introduktioner för chefer.

Framgångsledningen, och i synnerhet införandet av en modell för smidigt arbete fortsätter. När stadens anställdas arbete löper smidigt och de upplever framgångar får också invånarna högklassig service. Till smidigheten medverkar också dels en medvetenhet om gemensamma mål, dels att ledarskapskunnandet utvecklas och att cheferna reagerar snabbt på till exempel sådant som stör arbetet. Genom att främja enskilda anställdas liksom också arbetsgemenskapers förmåga att leda sitt eget arbete stöder man deras möjligheter att lyckas i det egna arbetet. En öppen verksamhetskultur, växelverkan och delaktighet når i stadsstrategin från stadsorganisationen också till externa intressentgrupper och stadsborna.

När man utvecklar personalens kunnande och tillvägagångssätt stöder det producerandet av service för invånarna. En enhetlig modell skapas för ledandet av förmågor och kunnande inom stadsorganisationen. Personalens kunnande bör utvecklas utgående från kundernas behov och i enlighet med stadens Stadsstrategi och servicestrategier. Samarbetet över organisationsgränserna har identifierats som ett utvecklingsobjekt som kräver nya sätt att fungera för direktörer, chefer och andra stadsanställda. Stadsstrategin betonar satsningarna på ett fungerande internt samarbete, så att stadens service kan produceras effektivt och med en stadig serviceattityd.

Ledarskapskunnande är också att identifiera och reagera på tänkbara utmaningar under återhämtningen från coronan. Inom chefsarbetet satsar man på personalens välbefinnande. Personalens erfarenheter och välbefinnande mäts regelbundet genom personalenkäter inom hela stadsförvaltningen. Rönen används för att fastställa mål och åtgärder för verksamhetsplanerna och som basis för resultatpremiesystemet.

Odla förmågor och möjliggöra digitalisering inom Helsingfors stad

I stadsstrategin har man identifierat att utnyttjandet av de möjligheter som digitaliseringen medger förutsätter kontinuerlig kompetensutveckling av personalen och invånarna. I strategin accentueras också datadrivet ledarskap, där man utnyttjar högklassiga, kompatibla data och analyser för att förutse kundbehoven, fungera på ett mera verkningsfullt sätt och effektivisera verksamheten.

Under året 2022 tar staden i bruk det nya lönesystemet Sarastia365 HR, som ersätter systemet HIJAT och HR-skrivbordet. Det nya systemet ger ett bredare urval självbetjäningsfunktioner (t.ex. elektroniska blanketter) för både medarbetare och chefer. Detta är första steget för ett tidsenligare datadrivet ledarskap.

Under budgetåren 2022-2024 genomförs ett mera heltäckande helhetssystemprojekt inom stadens HR, och Sarastia finns parallellt med som avlöningssystem. Med helhetssystemprojektet eftersträvas ett enhetligare system för stadens personalstyrning där chefernas arbete blir verkningsfullare och effektivare och där möjligheterna till datadrivet ledarskap är bättre, i och med att man från en splittrad systemhelhet och manuella tillvägagångssätt gradvis kan övergå till en användarvänlig helhetslösning.

Inom sektorerna görs satsningar på datadrivet ledarskap, på att främja digitalisering och på att stärka personalens digitala kunskaper. Den inlärningsplattform för hela stadsförvaltningen som togs i bruk år 2021 stöder utvecklandet av kunnandet. Med digitaliseringens hjälp höjs effektiviteten och produktiviteten samt möjliggörs bättre utnyttjande av kunskap inom arbete, processer, beslutsfattande och ledarskap.

Under budgetåret skapas en grund för identifiering och nyttjande av stadens förmågor och av personalens hela potential. Digitaliseringen och systemprojekten inom HR stöder detta genom att komma med mera heltäckande kunskap än tidigare om personalen och stadsorganisationen.