Affärsverket företagshälsan

Centrala prioriteringar i budgeten 2022 och sammandrag

Affärsverket företagshälsans (Företagshälsan Helsingfors) centrala prioriteringar år 2022 är:

• lågtröskeltjänsterna för psykiskt välmående utökas
• chefernas välbefinnande och ledarskap för arbetsförmåga främjas
• det service- och vårdunderskott som coronan förorsakat knappas in
• den digitala servicen byggs ut

Den största risken för stadens personals arbetsförmåga handlar just nu om mentalt välbefinnande. Coronatiden har varit en prövning för i synnerhet unga medarbetares själsliga hälsa, och sjukfrånvarorna har ökat betydligt. Servicen för mental hälsa utökas så att det alltid finns samtalshjälp att få utan läkarremiss inom högst fem dagar. Dessutom hålls alltid vid sjukfrånvaro på grund mentalt illamående ett företagshälsosamtal inom två veckor från att sjukfrånvaron börjat. Företagshälsosamtalen är en del av chefernas ledarskap för arbetsförmåga, och som en del av ledarskapsutvecklandet ges effektiverat stöd för det. Varje chef inom stadsorganisationen kontaktas årligen, och då uppgörs en situationsbild av: hur arbetsgemenskapen mår, riskerna för arbetsförmågan, behovet av stödåtgärder för ledarskapet för arbetsförmåga samt chefens egna resurser.

Åren 2020-2021 gav företagshälsovården hög prioritet åt skötseln av coronan, och därför har en stor del av de lagstadgade hälsokontrollerna och arbetsplatsutredningarna blivit ogjorda. År 2022 hjälps återhämtningen från coronan framåt genom att service riktas in på sådana arbetsgemenskaper där den psykosociala belastningen är särskilt hög eller där förändringar påverkar personalens mående. Digitaliseringen och automatiseringen av serviceprocesserna fortsätter. Elektronisk hälsokontroll och elektroniska vårdstigar tas i bruk.

Beskrivning av verksamheten

Företagshälsan Helsingfors är stadens och dess dottersammanslutningars egen företagshälsovårdsenhet, som betjänar över 40 000 användarkunder. Enheten lyder under direktionen för Affärsverket företagshälsan.

Vi ger våra kunder mångsidig företagshälsovård inklusive omfattande sjukvårdstjänster jämte undersökningar samt lagstadgad service. Den lagstadgade förebyggande företagshälsovården inbegriper också främjande av stadens personals hälsa, välmåga och arbetsförmåga och av verksamheten vid arbetsplatserna

Företagshälsovårdsservicens omfattning fastslås av staden som arbetsgivare. Verksamheten styrs av stadens personalpolitiska målsättningar, ett program för välmåga i arbetet, och den lagstiftning som gäller företagshälsovård. Av servicen är omkring hälften sjukvård, och hälften lagstadgade tjänster. Servicen produceras i huvudsak med egna krafter, och vid behov med hjälp av upphandlade tjänster. De upphandlade tjänsternas andel av omsättningen är elva procent.

Tjänsterna tillhandahålls kostnadseffektivt och behovsbaserat. I förhållande till lönesumman är Helsingfors stads företagshälsovårds kostnader lägst bland landets stora städer, och till skillnad från dem är kostnadsutvecklingen måttlig.

Förverkligandet av stadens strategiska målsättningar

Stadsstrategi 2017-2021

Genom högklassig företagshälsovård tryggas att staden har en personal som mår bra i sunda arbetsförhållanden. Bara medarbetare som mår bra kan bygga världens bäst fungerande stad. För personalens mående handlar den största utmaningen just nu om återhämtning från arbetet och om frågor kring psykiskt välmående.

Sjukfrånvaron på grund av mental ohälsa bland under 35-åriga anställda hade i början av år 2021 fördubblats sedan ett år tillbaka. Som ett led i tryggandet av en hållbar tillväxt pågår ett forskningsprojekt lett av Arbetshälsoinstitutet, där man genom att intervjua unga anställda analyserar fenomenets bakgrund och utvecklar nya arbetsmodeller både på arbetsplatserna och inom företagshälsovården. Syftet är att hitta alternativ till de medicinska sätten att söka svar.

Trots att beaktandet av riskerna för sänkt arbetsförmåga bland Helsingfors stads personal har legat på en god nivå måste servicen och ledarskapet för arbetsförmåga utvecklas med större framförhållning. Jämfört med de andra stora städerna har man lyckats hindra att sjukfrånvarorna drar ut på tiden. En ny kundsegmenteringsmodell har utvecklats för att upptäcka anställda vars arbetsförmåga är hotad. Ett syfte är att fördröja förtidspensioneringarna och att hitta flexibla lösningar för att orka i jobbet.

Förnyandet av servicen för chefer görs till en fast del av stadens personalstyrning, som håller på att förnyas. Företagshälsosamtalen är ett sätt att hjälpa anställda att identifiera sig med sitt jobb och orka fortsätta med det utan att behöva ta till sjukskrivning.

Som ett led i ett motioneringsprogram i Stadsstrategi 2017-2021 har en del av Företagshälsan Helsingfors resurser inriktats på att aktivera sådana anställda som motionerar bara lite. Utvecklingen har varit positiv både i ökandet av motionerandet och i minskandet av tobaksrökning bland stadens anställda. Då Helsingfors stad år 2020 prisbelönades som Finlands aktivaste arbetsplats fick samarbetet med företagshälsovården fulla poäng vid bedömningen.

Under coronavirusepidemin 2020-2021 har prioriteten för Företagshälsan Helsingfors legat på skötsel av coronan: vi har testat, vårdat, spårat upp, givit råd åt chefer vid arbetsplatser, och deltagit i vaccinerandet. I detta läge har hälsofrämjandet, icke-brådskande sjukvård och servicen vid arbetsplatser fått vika. År 2022 ska detta serviceunderskott tas igen genom att dels sköta de lagstadgade hälsokontrollerna och arbetsplatsutredningarna, dels öka välfärdsservicen.

År 2021 konkurrensutsattes en plattform för digitalt klientskap och för automatisering av processer, och bland annat en videomottagning togs i bruk. Projekten för ibruktagande fortsätter år 2022. Viktigast bland de elektroniska hälsokontrollerna är den elektroniska hälsoförfrågning som ersätter den f.d. hälsokontrollen vid anställning. Ett mål är att kunna förutse servicebehovet och öka servicens verkningsfullhet.

Hänvisningen av kunder till service ska, liksom bedömningen av vårdbehovet, göras smidigare genom satsning på vårdchatens användbarhet, jämn servicekvalitet och flexibel resursanvändning. I enlighet med riktlinjerna för stadens företagshälsovård bygger sjukvården på bedömning av vårdbehovet. Utgående från bedömningen kan stadens anställda i brådskande fall få tid hos läkare (på distans eller vid mottagningen) inom 1-2 dagar. I icke-brådskande fall är målsättningen att läkartid (se föreg. mening) ska kunna bokas elektroniskt och fås inom 5 dagar.

Tack vare dels ständig insamling av kundrespons, dels databasuppgifter har Företagshälsan Helsingfors omfattande och verkningsfulla utgångsdata för att utveckla sin service. Den digitala servicens funktionalitet mäts systematiskt, och förändringar görs utgående från kundernas erfarenheter, i syfte att öka kundnöjdheten.

Förverkligande av stadens övriga strategiska målsättningar

Förändringsfaktorer i omvärlden 2022–2025

Ett Helsingfors som är attraktivt för personalen

I framtiden betonas företagshälsovårdens roll även för arbetsgivarens rykte. Ur den enskilda användarkundens synvinkel styrs utvecklandet av företagshälsovården av användarkundernas egna förväntningar på den, på samma sätt som staden utvecklar sin service utgående från invånarnas förväntningar. Kritiska faktorer härvidlag är dels tillgång till service oberoende av tidpunkt, dels självbetjäning på webben. Utmaningen är att nå en balans inom servicetillgängligheten så att kundernas upplevelse är positiv såväl bland dem som i huvudsak mår bra och anlitar företagshälsovården bara ibland som bland dem som har risker i arbetsförmågan.

Smarta Helsingfors leds med data och digitala underlag

Som sin arbetsgivares företagshälsoenhet har Arbetshälsan Helsingfors goda insikter i stadens och dess förvaltningssektorers processer och arbetssätt. Expertisen i de föränderliga kraven och realiteterna för både arbetet och företagshälsovården har givit möjlighet att vara en lösningsinriktad partner för cheferna. Strukturerna inom nätverkssamarbetet fungerar bra, och genom att systematisera ledarskapet för arbetsförmåga och ha bättre framförhållning i ledarskapet går det att förbättra jobbmöjligheterna för till exempel personer med partiell arbetsförmåga och öka personalresurserna på ett kostnadseffektivt sätt.

Väsentliga förändringar i omvärlden 2022

Lagstiftning

Regeringsprogrammets social- och hälsovårdsreform berör inte företagshälsovårdssystemet.

Förändringar i omvärlden

När bristen på arbetskraft ökar blir det allt viktigare att få unga anställda att hållas kvar. Det besvärliga är att riskerna och belastningen tenderar anhopa sig. I synnerhet de kvinnodominerade basservicebranscherna kämpar med problem att få arbetskraft och att klara av dels återhämtningen från coronan, dels arbetets psykosociala belastning. Coronans verkningar på lång sikt är ännu oklara.

Mentala hälsoproblem ordnar inte upp sig med hjälp av enbart hälsovård. Från individcentrerad vård av sjukdomar gäller det att orientera sig i riktning övergripande främjande av de anställdas välmående. Företagshälsovården är en central miljö för den förebyggande verksamheten, i spektret mellan individnivån och gemenskapsnivån. Mentalhälsans mångdimensionella karaktär kräver en stadsgemensam approach: hur ter sig Helsingforsmodellen, som ju bygger på bevisligen verkningsfulla metoder och som leder till hälsa i arbetet och föredömliga medarbetarupplevelse. I dagens läge är Helsingfors stad den perfekta partnern för unga vuxna som söker meningsfullt arbete.

Tack vare Företagshälsan Helsingfors kunskaps- och dataförråd går det att få en allt bättre lägesbild och ett allt bättre kunskapsbaserat ledarskap. Det finns möjlighet att redan under de första anställningsåren identifiera dem som anlitar företagshälsotjänsterna mycket. I och med att den digitala servicen byggs ut blir det möjligt att systematisk och bra samla in data till stöd för vidareutveckling av verkningsfullheten och ledarskapet.

Risker och osäkerhetsmoment i omvärlden

Största risken är den brist på personal som råder inom hälsovårdsbranschen och som tar sig uttryck i svårigheter att rekrytera i synnerhet företagshälsovårdsläkare.

Märkbara risker då den digitala kundservicen inom företagshälsovården byggs upp är att projektet Sarastia 365 försenas och att kunddatasystemet kanske byts ut. Ytterligare en är hur man ska kunna säkra erforderligt kunnande för projekten för ibruktagande.

Ekonomisk hållbarhet

Produktivitet

Som produktivitetsmätare används personalkostnadernas andel av den egna verksamhetens försäljning. Mätaren påverkas av att personalkostnaderna stiger i takt med löneutvecklingen. Personalkostnaderna omfattar kostnaderna för både egen och inhyrd personal.

Jämförelseåret 2020 var exceptionellt såtillvida att coronaepidemin starkt ändrade prioriteringarna och resursanvändningen i verksamheten. Under budgetåret ligger fokus i verksamheten på kärnan i företagshälsovården och på att trygga tillgängligheten till den.

Enhetskostnaderna

Som mätare för enhetskostnaderna används kvoten omsättning/kundantal. Där ingår alla företagshälsovårdskunder inom både stadsorganisationen och dotterbolagen.

Övriga förändringar i den ekonomiska omvärlden

Budgetens målsättningar

Bindande verksamhetsmål

Ett bindande mål för Företagshälsan Helsingfors är att förbättra kundernas serviceupplevelse. Kundupplevelsen mäts för alla servicekanaler och tjänster. Målet för NPS-värdet, alltså det nettorekommendationsindex som mäter kundupplevelsen, är minst 69.

Övriga verksamhetsmål

Kundernas servicestigar digitaliseras ytterligare, och tjänsternas användbarhet utvecklas utifrån kundresponsen. Som mätare används värdet CES (Customer Effort Score). Målet är att vårdchattens CES-värde ska vara lägre än 2,5 (1 = bra; 5 = dåligt).

Som mätare på tillgängligheten används hur snabbt man i icke-brådskande fall kan få läkartid (på distans eller vid mottagningen). Målet är att man ska få den inom fem dagar.

Personalplan

Förändringarna i personalbehovet vid Företagshälsan Helsingfors bedöms systematiskt i förhållande till förändringarna i tjänsteproduktionen och i kundernas behov. Företagshälsan förbereder sig på förändringar i efterfrågan genom förutseende personalplanering. Det organiseringsförnyelsearbete som inletts år 2021 fortsätts genom att avdela mer resurser till det serviceteam som i huvudsak svarar för kundvägledningen på vårdchatten och telefonservicen. Dessutom tryggas tillräckliga resurser för läkare inom sjukvården. Förutom på kundupplevelsen håller man ett öga på arbetstagarupplevelsen.

De närmaste åren kommer många chefer och nyckelpersoner att gå i pension. På pensionsavgången förbereder Företagshälsan Helsingfors sig genom att bedöma behovet av att omallokera resurser som svar på förändringar i efterfrågan från kunderna.

Bedömning av budgetens konsekvenser

Ekonomiska konsekvenser

Konsekvenser för organisationen, stadskoncernen och personalen

Företagshälsan Helsingfors har med sin service och sina nätverk haft stor inverkan på personalens arbetsförmåga; sjukfrånvaron och förtidspensioneringen liksom också kostnaderna för dessa har minskat.

Mål som granskas vid budgetuppföljningen

Bindande verksamhetsmål

Strategins tema	Mål	Mätare
Smarta Helsingfors leds med data och digitala underlag	Kundupplevelsen förbättras	Nettorekommendationsindex som beskriver kundupplevelsen (NPS) på nivå 69.

Andra verksamhetsmål

Strategins tema	Mål	Mätare
Ett Helsingfors som är attraktivt för personalen	Kundernas servicestigar digitaliseras ytterligare, och tjänsternas användbarhet utvecklas utifrån kundresponsen.	Som mätare används värdet CES (Customer Effort Score). Målet är att vårdchattens CES-värde ska vara lägre än 2,5 (1 = bra; 5 = dåligt).
Ett Helsingfors som är attraktivt för personalen	Tillgången till icke-akut vård blir bättre	Som mätare på tillgängligheten används hur snabbt man i icke-brådskande fall kan få läkartid (på distans eller vid mottagningen). Målet är att man ska få den inom fem dagar.

Prestationsmål och ekonomiska mål

Prestation

	2020	2021	Prognos 2021	2022	2023	2024
Prestationsmål
Kundupplevelse (NPS)	67	69	67	69	69	69
Vårdchattens användbarhet (CES)		< 2,5	< 2,5	< 2,5	< 2,5	< 2,5
Icke-akut mottagningstid hos läkaren (distans- eller närmottagning)				< 6	< 6	< 6
Verksamhetens omfattning
Kundvolym	42 000	41 000	41 000	41 000	41 000	41 000

Henkilöstösuunnitelma - Personalplan

	2020	2021	Prognos 2021	2022	2023	2024
Andvändning av personal
Antal anställda	198	164	170	158	158	158
Årsverken (egen personal)	160	158	141	150	150	150

Nyckeltal som beskriver produtiviteten

	2020	2021	Prognos 2021	2022	2023	2024
Produktivitetsmätare	80%	79%	83%	82%	80%	80%

	2020	2021	Prognos 2021	2022	2023	2024
Produktivitetsindex, produktivitet 2020 = 100	100,0	104,0	99,0	97,0	100,0	100,0

Utveckling i kostnaderna per enhet

Tjänst euro/X	2020	2021	Prognos 2021	2022	2023	2024
Omsättning/ kundvolym	515	475	458	468	478	478

Ändring i procent i enhetskostanadern

Ändring, %	2020	2021	Prognos 2021	2022	2023	2024
Omsättning/ kundvolym	12,43%	−8,42%	−3,71%	2,10%	2,14%	0,00%

Mätare för lokalanvändningen

	2020	2021	Prognos 2021	2022	2023	2024
Lokalandvändning
Lokalyta sammanlagt m2 lägenhetsyta	5,0	5,0	5,0	5,0	5,0	5,0

Resultaträkning och finansieringskalkyl

1 000 €	Förbrukning 2020	Prognos 2021	Budget 2022	Ekonomi- plan 2023	Ekonomi- plan 2024
Omsättning	21 617	18 790	19 180	19 600	19 600
Övriga intäkter av affärsverksamheten	140	777	137	145	117
Kostnader	−21 681	−19 280	−19 054	−19 155	−19 127
Avskrivningar	−19	−47	−122	−200	−200
Rörelseöverskott/underskott	58	240	140	390	390
Ersättning på grundkapitalet	−40	−40	−40	−40	−40
Räkenskapsperiodens överskott (underskott)	18	200	100	350	350

1 000 €	Förbrukning 2020	Prognos 2021	Budget 2022	Ekonomi- plan 2023	Ekonomi- plan 2024
Kassaflöde från verksamheten
Rörelseöverskott/underskott	58	240	140	390	390
Avskrivningar	19	47	122	200	200
Ersättning på grundkapitalet	−40	−40	−40	−40	−40
Övriga korrigeringar	−4
Kassaflöde från investeringar
Investeringsutgifter	−71	−118	−332	−174	−30
Intäkter från försäljning av	6
Kassaflöde från verksamheten och investeringar	−32	129	−110	376	520
Övriga förändringar i likviditeten	32
Kassaflöde från finansiering	32
Effekt på likviditeten	0	129	−110	376	520