Affärsverket ekonomiförvaltningstjänsten
Centrala prioriteringar i budgeten 2022 och sammandrag
Prioriteter för år 2022
Utvecklingen av affärsverket ekonomiförvaltningstjänsten (Talpa) har tre prioriteter för år 2022:
- Digitalisera kärnprocesserna i ekonomiförvaltningen och löneadministrationen och öka effektiviteten i processern- Automatisera processerna för bokföring, inköpsfakturor, löneräkning och försäljningsfakturor och kontinuerlig kartläggning och utnyttjande av nya digitaliseringsmöjligheter.
- Stärka personalens kompetens och säkra organisationens ändringskapacitet. Smidigheten i arbetet ökas bland annat genom omorganisering av arbetet och arbetsrotation. Personalens kompetens och kompetensdelningen säkras på det sätt som de nya systemen, processerna som utvecklas och automatiseringen av arbetsmomenten förutsätter.
- Prissättningen av ekonomi- och löneadministrationens serviceprodukter förnyas. Prissättningen av Talpas tjänster förnyas så att den motsvarar processerna som utvecklas och de nya tjänsterna. Expertarbetets andel särskilt i anknytning till tjänsterna granskas.
Sammandrag av budgeten 2022
Talpas basuppgift är att tillhandahålla ekonomiförvaltnings- och löneadministrationstjänster för Helsingfors stads sektorer, affärsverk, dotterbolag, stadskansliet, stadens ledning och anställda.
Verksamhetens insatsområden är att digitalisera kärnprocesserna i ekonomiförvaltningen och löneadministrationen och öka effektiviteten i processerna, stärka personalens kompetens och säkra organisationens ändringskapacitet samt förnya prissättningen för löneadministrationens serviceprodukter.
Verket ökar processernas effektivitet och digitalisering genom att anskaffa ett nytt bokföringssystem för hantering av avstämningar, promemorior och även andra elektroniska dokument. Ekonomiförvaltningens SAP-datasystem utvecklas och en SAP S4-uppdatering genomförs. Affärsverket deltar också aktivt i stadens gemensamma automationsprojekt. För automatiseringen av processen för inköpsfakturor tar man fram en vägkarta och en noggrann tidtabell som följs och uppföljs under år 2022. Dessutom bedöms automatiseringens konsekvenser för antalet årsverken. Löneräkningsprocessen utvecklas i och med ibruktagandet av systemet Sarastia365.
Personalens arbetshälsa, orkande och påverkansmöjligheter värnas om i den kontinuerligt föränderliga arbetsmiljön på flera platser. Samtidigt stärks den deliberativa och öppna arbetskulturen och chefernas coachande ledarskap.
Arbetets produktivitet och automatiseringens konsekvenser för det följs upp. De förnyade processerna och de nya tjänsterna beaktas i prissättningen av Talpas tjänster. I den nya prissättningen granskas särskilt andelen expertarbete som hänför sig till tjänsterna. Genom en korrekt prissättning säkras ekonomi- och löneräkningstjänsternas konkurrenskraft och jämförbarhet med motsvarande aktörer i branschen.
Ändringarna i omvärlden betonas till förnyande av centrala datasystem, digitalisering och effektivisering av serviceprocesser, säkrande av verksamhetsförutsättningar i en föränderlig arbetsmiljö på flera platser, tryggande av konkurrenskraften och förutseende av ändringar i kundernas verksamhet.
Beskrivning av verksamheten
Affärsverket Helsingfors stads ekonomiförvaltningstjänst lyder under direktionen och använder namnet Talpa i sin verksamhet. Talpa har ca 430 anställda och dess omsättning är ca 33,6 miljoner euro. Affärsverkets basuppgift är att tillhandahålla ekonomiförvaltnings- och löneadministrationstjänster för stadskansliet, sektorerna och affärsverken, dotterbolagen, stadsledningen och de anställda vid Helsingfors stad.
Talpa har tre avdelningar. Avdelningen Centraliserade tjänster svarar för affärsverkets interna tjänster och stödtjänster för affärsverkets kunder.
Avdelningen Ekonomiförvaltningens tjänster svarar för processerna i stadens ekonomiförvaltning, som är från beställning till betalning, från försäljning till likvidation, bokföring och betalningstrafik. Årligen skickar Talpa 1,2 miljoner försäljningsfakturor och behandlar nästan 900 000 inköpsfakturor som kommer till staden.
Avdelningen Löneadministration svarar för utbetalningen av löner, arvoden och pensioner och upprätthåller uppgifter om anställningsförhållande och vakansregistret. Talpa sköter om hela stadens löneräkning, dvs. på årsnivån behandlas ca 800 000 lönebesked.
Hur stadens strategiska mål genomförs
Staden har som mål att sköta ekonomin på ett ansvarsfullt sätt, hållbart och produktivt. Att utnyttja digitaliseringen på ett effektivt sätt har också varit ett centralt mål vid erbjudandet av tjänster. Talpa verkställer stadens mål genom att kundorienterat förnya och utveckla sin service och genom att nyttja digitaliseringen. Verksamhetens ledord är särskilt ansvarsfull hushållning, ekonomiskt hållbar utveckling samt ett gott ledarskap.
Talpa fortsätter under ekonomiplaneringsperioden med ekonomiförvaltningens projekt som anknyter till robotstyrd processautomation tillsammans med sina kunder. Målet är att utnyttja befintliga system fullt ut och även kontinuerligt söka efter nya möjligheter till automatisering av processer eller arbetsskeden.
Digitaliseringens nyttor stärks år 2022 inom maskininlärning och artificiell intelligens. Vid Talpa fortsätter utvecklingen av stadens gemensamma webbutiksunderlag och ibruktagandet av tjänsten tillsammans med kunderna.
Talpa tar under budgetåret ett viktigt steg mot en målenlig löneräkningsservice, i och med ibruktagandet av Sarastia 365HR är vårt mål att i fortsättningen erbjuda våra kunder en automatiserad, digital löneräkningsservice som kan anpassas enligt kundernas behov. Löneräkningen blir allt mer expertarbete, där fokus ligger på kundorientering och fortsatt utveckling av servicen.
Nya tjänster och tjänster som förnyas förutsätter att personalen är beredd på och organisationen har förmågan till en ändring av verksamhetskulturen. Personalens välmående upprätthålls genom olika sätt att påverka det egna arbetet och genom att säkra personalens kunskaper och möjligheter att lära sig nytt. Flexibiliteten i arbetet säkras genom att man möjliggör arbete på fler platser. Respons samlas regelbundet in från personalen och de anställda uppmuntras till kontinuerlig utveckling av det egna arbetet och teamarbetet.
I chefsarbetet görs satsningar på ledning av arbete som inte beror på platsen och automatiserat arbete och på att ställa upp mål och informationsförmedling. Ledningen och cheferna tränas så att de kan arbeta i enlighet med principerna om förnyat ledarskap. Talpa utnyttjar stadens gemensamma chefsutbildningar, såsom yrkesexamen för närchef och träning för mellanchefer.
Genom sin verksamhet bidrar Talpa till att Helsingfors tjänster håller hög kvalitet, är kostnadseffektiva och producerade med hänsyn till miljöfrågor. Automatiseringen av ekonomiförvaltningen förväntas avsevärt minska miljökonsekvenserna av de tjänster som produceras av Talpa jämfört med manuell tjänsteproduktion.
Talpa utvecklar stadens gemensamma processer för ekonomiförvaltningen och löneadministrationen tillsammans med sina kunder och med beaktande av stadens helhetsintresse. Effektiva och högklassiga processer eftersträvas med harmoniserade och enhetliga tillvägagångssätt och med funktionssäkra och datasäkra informationssystem. Utfallet följs med hjälp av kostnaderna per enhet för tjänsterna, arbetets produktivitet och totalproduktiviteten.
Väsentliga förändringar i omvärlden 2022
Ekonomi- och löneadministrationens tjänster baserar sig på de mål stadens ledning satt upp. Talpa utvecklar sin verksamhet med hänsyn till eventuella ändringar i lagstiftningen och i omvärlden samt stadens helhetsintresse. I budgeten för år 2022 ingår bara de förändringar i kundkretsen och omvärlden som redan är bestämda och kända.
Utvecklingen av processer och nyttorna av digitaliseringen kommer att ändra arbetets tyngdpunkt från exekutiva arbetsuppgifter mot expertarbete och dataanalyser. Ändringar i arbetets utförande, såsom arbete som är oberoende av platsen och ändringar i arbetsbilderna till följd av automatisering, ökar fortfarande flexibiliteten i arbetet och möjligheterna att påverka, men å andra sidan utmanar det ledningskunskaperna och uppföljningen av målen för arbetet.
Talpas verksamhet påverkas under budgetåret av ibruktagandet av centrala processer som stöder datasystem, ändringar i bokförings-, inköpsfakturerings- och löneräkningsprocesserna och därtill hörande nya arbetssätt och ansvar mellan Talpa och dess kunder. Målet är fortfarande att intensifiera samarbetet med kunderna så att tjänsterna kan förverkligas i rätt tid och proaktivt med tanke på kundernas behov.
En betydande ändring i omvärlden gäller ibruktagandet av HR-systemet Sarastia365 och därtill hörande processändringar. Ändringen medför risker som kan ha att göra till exempel med oplanerade utgifter som ökar kostnaderna, eventuella förseningar i serviceproduktionen och risker som hänför sig till personalen, såsom utmaningar, kunskaper och förändringsbenägenhet i resursallokeringen. För att hantera riskerna har man intensifierat samarbetet med stadskansliet och i budgeten förberett sig för tilläggsresurser och utbildning som ibruktagandet av systemet förutsätter. Att genomföra ändringen på ett lyckat sätt förutsätter också att kommunikationen och samarbetet med kunderna intensifieras ytterligare.
Ekonomisk hållbarhet
Utfallet följs med hjälp av kostnaderna per enhet för tjänsterna, arbetets produktivitet och totalproduktiviteten.
Kundernas kunskaper och medvetenhet om de gemensamma processerna ökas genom att det för kunderna ordnas aktuella evenemang inom ekonomiförvaltningen och löneadministrationen, såsom utbildningar, infotillfällen och processverkstäder. Dessutom rapporteras månatligen till kunderna om utfallet för tjänstevolymen inom ekonomiförvaltningen och löneadministrationen, om graden av elektroniska tjänster och uppföljning som mäter processkvaliteten samt HR-tjänsternas kontakter till Talpas centraliserade kundtjänst.
Enhetskostnader
Effektivitet i personalresurserna är Talpas centrala mått för kostnaderna per enhet. Personalkostnaderna är en betydande faktor i Talpas kostnadsstruktur, varför det är viktigt att optimera dem rätt.
Som mätare för de viktigaste processerna har man inom löneadministrationen valt personalkostnaden för löne- och arvodesbesked per besked samt inom ekonomiförvaltningen personalkostnaden för inköpsfakturor per inköpsfaktura och personalkostnaden för fakturering per beräkning.
Produktivitet
Målet för budgetårets totala produktivitetsökning har fastställts till 0,5 procentenheter.Ökningen av produktiviteten grundar sig på en ökning i arbetets produktivitet.
Produktiviteten består av många olika faktorer, såsom förändringar i antal prestationer, årsverken och kostnader, informationssystemens effektivitet och utvecklingen av processerna. Arbetets produktivitet och utveckling påverkas av att resurserna fördelas på rätt sätt och av att kompetensen garanteras.
Konkurrenskraften hos Talpas tjänster bedöms genom priset och kvaliteten på tjänsterna i jämförelse med motsvarande servicecenter för ekonomiförvaltning. Genom att producera nyckeltal för ledningen följer man upp måluppfyllelsen och med nyckeltalen följer man upp hur vidtagna åtgärder och ändrade arbetsmetoder påverkar arbetets målnivåer och produktiviteten.
Mål i budgeten
Talpas målsättning är att arbeta för att processerna blir mer digitala och en ökad automation. Detta eftersträvas genom att satsa på att utveckla processer och realisera nyttorna som fås från datasystemen. Utvecklingen av antalet prestationer grundar sig på kundernas verksamhet och eventuella förändringar i den.
Genom automatisering av stadens gemensamma processer och ibruktagande av nya system vill man säkra en smidig och pålitlig serviceproduktion. Ett kontinuerligt och tätt samarbete med kunden säkrar att Talpa kan förutse kundens behov så väl som möjligt. Den realiserade kundnöjdheten, kundservicen och tjänsternas kvalitetsnivå följs upp enligt vedertagen praxis och regelbundet.
Bindande verksamhetsmål
Bindande mål ska verifiera att strategin verkställs: räkenskapsperiodens resultat är ≥ 10 000 euro och kundnöjdheten är minst 4,0. Kundnöjdhetens resultat år 2020 var 3,78.
Personalplan
År 2022 sker inga betydande ändringar i antalet anställda vid Talpa. Utveckling av processer och ökad automatisering påverkar uppgiftshelheterna då andelen expertarbete ökar och de rutinmässiga arbetsmomenten minskar. Det är särskilt viktigt att säkra personalens kompetens i ändringar, till exempel när löneräkningssystemet förnyas. Insatsområden är smidigheten i arbetet och personalens arbetshälsa. Det här förutsätter målinriktat ledarskap, organisering av arbetet och korrekt riktande av personalresursen.
Bedömning av budgetens konsekvenser
Talpas målsättning är att producera ekonomiförvaltnings- och löneadministrationstjänster så kostnadseffektivt och bra som möjligt för sina kunder. I budgeten förbehåller man sig för att utveckla och uppdatera både processer och datasystem på ett sätt som har långvariga konsekvenser för Talpas serviceproduktion. Talpa erbjuder sina kunder exempelvis en webbutik, där kunderna ges en möjlighet att utveckla försäljningen av produkter och tjänster digitalt. När webbutiken tas i bruk i stor skala gör det processerna i ekonomiförvaltningen smidigare.
Genom att öka andelen digitala tjänster och automatisering i processerna minskas de manuella skedena och indirekt också andelen papper som eventuellt används i processerna. Exempelvis olika slags elektroniska sätt att ta emot fakturor och lönekvitton erbjuder ett miljövänligt, papperslöst alternativ som Talpa aktivt bjuder ut till fakturornas mottagare och stadens anställda.
Mål som granskas vid budgetuppföljningen
Bindande verksamhetsmål
| Tema i strategin | Mål | Mätare |
| En ansvarsfull ekonomi som grund för hållbar tillväxt | Ansvarsfull hushållning | Räkenskapsperiodens resultat minst 10 000 euro |
| Smarta Helsingfors leds med data och digitala underlag | Tjänsterna förnyas | Kundnöjdheten minst 4,0 (på skalan 1–5) |
Prestationsmål och ekonomiska mål
Prestation
| 2020 | 2021 | Prognos 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Prestationsmål | ||||||
| Försäljningsfakturor och försäljningsreskontrafakturor (1000) | 1071 | 1225 | 1145 | 1225 | 1225 | 1225 |
| Betalningspåminnelser och inkassouppdrag (1 000) | 172 | 202 | 180 | 202 | 202 | 202 |
| Ostolaskut . Inköpsfakturor (1 000) | 847 | 879 | 850 | 879 | 879 | 879 |
| Löne- och arvodesbesked (1 000) | 801 | 795 | 795 | 795 | 795 | 795 |
| Specialistarbetstimmar (1 000) | 44 | 60 | 70 | 85 | 75 | 75 |
| Verksamhetens omfattning | ||||||
| Antal inköpsfakturor (1 000) | 847 | 879 | 850 | 879 | 879 | 879 |
| Antal löne- och arvodesbesked (1 000) | 801 | 795 | 795 | 795 | 795 | 795 |
| Effektivitet/lönsamhet | ||||||
| Med kontoudrag automatiskt konterad transaktion (%) | 76 | 85 | 85 | 85 | 87 | 89 |
| Andel e-fakturor av utgående fakturor (%) | 36 | 40 | 43 | 43 | 45 | 47 |
| Automatiskt avstämda inköpsfakturor (%) | 23 | 35 | 30 | 33 | 35 | 40 |
| I CM-systemet avstämda inköpsfakturor (%) | 19 | 30 | 25 | 28 | 30 | 34 |
| Elektroniska lönebesked (%) | 80 | 85 | 85 | 85 | 90 | 92 |
Personalplan
| 2020 | 2021 | Prognos 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Användning av personal | ||||||
| Antal anställda | 412 | 405 | 413 | 432 | 413 | 395 |
| Årsverken (egen personal) | 375 | 369 | 377 | 394 | 375 | 357 |
Nyckeltal som beskriver produktiviteten
Produktivitetsmätarn
| 2020 | 2021 | Prognos 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Produktivitetsindex, Produktivitet 2020 = 100 | 100,0 | 104,0 | 104,0 | 107,0 | 110,0 | 113,0 |
Utveckling i kostnaderna per enhet
| Tjänst euro/X | 2020 | 2021 | Prognos 2021 | 2022 | 2023 | 2024 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Personalresursens effektivitet inom löneadministrationen: | ||||||
| Personalkostnad inom löneadministrationen/lönebesked | 6,82 | 6,50 | 6,50 | 6,50 | 6,43 | 6,37 |
| Personalresursens effektivitet inom ekonomiförvaltningen: | ||||||
| Personalkostnad för inköpsfakturor/inköpsfaktura | 3,26 | 2,93 | 2,93 | 2,92 | 2,90 | 2,87 |
| Personalkostnad för fakturering/beräkning | 1,14 | 1,00 | 1,00 | 1,00 | 0,99 | 0,98 |
Ändring i procent i enhetskostnaderna
| Ändring, % | 2020 | 2021 | Prognos 2021 | 2022 | 2023 | 2024 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Personalresursens effektivitet inom löneadministrationen: | ||||||
| Personalkostnad inom löneadministrationen/lönebesked | 2,71% | −4,69% | 0,00% | 0,00% | −1,08% | −0,93% |
| Personalresursens effektivitet inom ekonomiförvaltningen: | ||||||
| Personalkostnad för inköpsfakturor/inköpsfaktura | −2,69% | −10,13% | 0,00% | −0,34% | −0,67% | −1,00% |
| Personalkostnad för fakturering/beräkning | 4,59% | −12,01% | −0,30% | 0,30% | −1,00% | −1,00% |
Mätare för lokalanvändningen
| 2020 | 2021 | Prognos 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lokalanvändning | ||||||
| Lokaler, m2 | 6 959 | 6 959 | 6 959 | 5 959 | 5 959 | 5 959 |
| Lokalyta (m² lägenhetsyta) i förhållande till antalet anställda | 19 | 19 | 18 | 15 | 16 | 17 |
Resultaträkning och finansieringskalkyl
| 1 000 € | Förbrukning 2020 | Prognos 2021 | Budget 2022 | Ekonomi- plan 2023 | Ekonomi- plan 2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| Omsättning | 28 590 | 30 978 | 33 588 | 33 841 | 33 994 |
| Övriga intäkter av affärsverksamheten | 240 | 586 | 186 | 186 | 186 |
| Kostnader | −29 447 | −31 353 | −33 453 | −33 696 | −33 839 |
| Avskrivningar | −194 | −145 | −255 | −265 | −275 |
| Rörelseöverskott/underskott | −811 | 66 | 66 | 66 | 66 |
| Ersättning på grundkapitalet | −56 | −56 | −56 | −56 | −56 |
| Räkenskapsperiodens överskott underskott) | −867 | 10 | 10 | 10 | 10 |
| 1 000 € | Förbrukning 2020 | Prognos 2021 | Budget 2022 | Ekonomi- plan 2023 | Ekonomi- plan 2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| Kassaflöde från verksamheten | |||||
| Rörelseöverskott/underskott | −811 | 66 | 66 | 66 | 66 |
| Avskrivningar | 194 | 145 | 255 | 265 | 275 |
| Ersättning på grundkapitalet | −56 | −56 | −56 | −56 | −56 |
| Kassaflöde från investeringar | |||||
| Investeringsutgifter | −317 | −360 | −480 | −320 | −320 |
| Kassaflöde från verksamheten och investeringar | −991 | −205 | −215 | −45 | −35 |
| Övriga förändringar i likviditeten | 991 | ||||
| Kassaflöde från finansiering | 991 | ||||
| Effekt på likviditeten | 0 | −205 | −215 | −45 | −35 |