Affärsverket servicecentralen

Centrala prioriteringar i budgeten 2021

Servicecentralen Helsingfors producerar och utvecklar stödtjänster för Helsingfors stads sektorer och affärsverk. Det viktigaste målet är en god kundupplevelse och funktionssäkerhet i tjänsterna som Servicecentralen Helsingfors producerar.

De centrala prioriteringarna har konkretiserats för att bättre motsvara utsikterna för år 2021: Trygga tillgången till yrkeskunnig personal, distansvårdens vårdpersonal och matservicepersonalen som särskild utmaning.  Ändring i ledarskapet och förankrande av ledarskapets hörnstenar som en del av verksamhetskulturen med hjälp av bl.a. utbildningar och informationstillfällen för chefer samt årstemat ”Bäst tillsammans” och kommunikation. 

Tjänsterna förnyas och tjänsteutveckling: tjänster utgående från kundbehovet, ökad digitalisering, försök och samutveckling tillsammans med kunder och andra partner. Översyn av stadens köksnätverk, inklusive planering och byggande av en produktionsanläggning och tryggande av verksamhetsstyrningen 

Ansvarsfullhet är en del av all verksamhet och service: förverkligande av det sociala och ekonomiska ansvaret och miljöansvaret i matproduktionen och tjänsterna, samt främjande av matkulturen och dess integration till en del av stadens matstrategi.

Beskrivning av verksamheten

Servicecentralen Helsingfors sköter om produktionen av stödtjänster för serviceverksamheten för staden och stadskoncernens sammanslutningar och fungerar under direktionen för affärsverket servicecentralen. Affärsverket använder namnet Servicecentralen Helsingfors i sin verksamhet.

Servicecentralen Helsingfors stöder genom sina tjänster Helsingfors stad och stadsborna och agerar sakkunnig och partner för Helsingfors stads sektorer, affärsverk och stadskoncernens sammanslutningar i utvecklandet och förverkligandet av mat-, städ-, telefon- och välfärdstjänster och andra tjänster.

Vi är verksamma i skolor och daghem, seniorcenter, servicehus, sjukhus och boendeenheter. Vi är delaktiga i över 100 000 matstunder dagligen. Vi utvecklar och producerar måltids-, städ-, telefon-, välfärds- och entréhallstjänster och stöder boende hemma med hjälp av mångsidiga tekniska lösningar och tjänster. Distansvård och särskilt många digitala kompletterande tjänster erbjuder nya möjligheter, liksom många kanaler inom e-tjänsterna, som kompletterar stadens växeltjänst. 

Vi erbjuder våra kunder, intressentgrupper och personal den bästa serviceupplevelsen i enlighet med värdelöftet ”Bäst tillsammans”. Vi är ett affärsverk inom Helsingfors stad och vi har cirka 1 450 anställda. Vi har 100 års erfarenhet av mattjänster och mer än 10 års erfarenhet av telefon- och välfärdstjänster. 

Väsentliga förändringar i omvärlden

Lagstiftning

Beredningen av den riksomfattande vårdreformen har avancerat, men dess slutliga verkningar på tjänsterna som produceras för social- och hälsovårdssektorn eller tjänsternas omfattning preciseras under år 2021. Servicecentralen Helsingfors följer situationen och deltar vid behov i diskussionen kring Servicecentralens roll i en eventuell särlösning för vårdreformen i Nyland. De eventuella ändringarna i lagstiftningen som gäller vårdbranschen kan få konsekvenser för efterfrågan på Servicecentralen Helsingfors tjänster.

Utveckling i antalet invånare och kunder

Trots konkurrensutsättningarna har Helsingfors inflyttningsöverskott och öppnandet av nya daghem och skolor gjort att utvecklingen i antalet kunder inom fostrans- och utbildningssektorn har varit tämligen jämn. I tjänsterna som produceras för social- och hälsovårdssektorn flyttas Servicecentralen Helsingfors tjänster allt mer i riktning mot hemvårdstjänster. Det här erbjuder nya möjligheter att utveckla sådana välfärdstjänster som produceras direkt i kundens hem, exempelvis specialiserad sjukvård eller kost- och näringsrådgivning.

Utveckling i antalet invånare och kunder

Trots konkurrensutsättningarna har Helsingfors inflyttningsöverskott och öppnandet av nya daghem och skolor gjort att utvecklingen i antalet kunder inom fostrans- och utbildningssektorn har varit tämligen jämn. I tjänsterna som produceras för social- och hälsovårdssektorn flyttas Servicecentralen Helsingfors tjänster allt mer i riktning mot hemvårdstjänster. Det här erbjuder nya möjligheter att utveckla sådana välfärdstjänster som produceras direkt i kundens hem, exempelvis specialiserad sjukvård eller kost- och näringsrådgivning.

Hur de andra förändringarna påverkar tjänsteproduktionen

I kundfunktionerna betonas de digitala tjänsterna, funktionssätten och den gemensamma tjänsteutvecklingen. Rollen för tilläggstjänsterna som uppstår från användbarheten och kundbehovet betonas ytterligare. Tjänsterna jämförs med de motsvarande tjänsterna på marknaden och det här accelererar och utmanar tjänsteutvecklingen. Den av coronaviruset orsakade ökningen i tjänster som produceras hem på distans lär bli permanent tack vare det digitala språnget som skett vid sidan av pandemin. Servicecentralen Helsingfors tjänster utvecklas med beaktande av KNH (Kolneutralt Helsingfors)  -målen och särskild uppmärksamhet fästs vid klimatverkningarna. Tillgången till yrkeskunnig arbetskraft är en betydande utmaning. Särskild uppmärksamhet fästs vid arbetstagarupplevelsen och lönerna är en särskild utmaning i konkurrensen om arbetskraft. Coronaviruspandemin som bröt ut 2020 kommer antagligen att ha verkningar för verksamheten långt in på 2021, varvid tryggandet av den dagliga verksamheten är en prioritet. Tjänsteproduktionens kostnader kan öka på grund av pandemin, om hanterandet av situation kräver speciella tjänstekoncept. Inom social- och hälsovårdssektorn finns ett behov av att snabbt utvidga distansvårdens tjänster. Behovet inom tjänsteutvecklingen av att utveckla tilläggstjänsterna bör beaktas, likaså digitaliseringen som en del av tjänsterna. Dessutom utmanar en bra hantering av exceptionella situationer, ändringen i Helsingfors invånarantal och att människorna bor hemma längre servicecentralen att utveckla sina tjänster allt snabbare.

Ekonomi

Servicecentralen Helsingfors budgetförslag för år 2021 är förlustbringande. Budgetförslaget grundar sig på en prishöjning på 1,8 %. Fram till början av år 2021 är avsikten att i fråga om olönsamma tjänster uppskatta kostnads- och prisstrukturen och möjligheterna att utvidga tjänsterna med målet att göra ett nollresultat under ekonomiplaneperioden 2022–2023.

Affärsverket har kontinuerligt effektiviserat sin verksamhet. Att effektivisera verksamheten och inom ekonomin fortsättningsvis göra ett nollresultat är framöver allt mer utmanande enbart med hjälp av kostnadsbesparingar, utan att servicenivån och kundnöjdheten i fråga om mattjänsterna och de andra stödtjänsterna sjunker särskilt inom fostrans- och utbildningssektorn och social- och hälsovårdssektorn. Affärsverket måste dessutom för att bevara sin konkurrenskraft sköta om de investeringar som krävs för utvecklandet av den egna verksamheten och tjänsteutvecklingen, liksom också deras självfinansiering.

Servicecentralen Helsingfors har under flera års tid höjt sina priser mindre än kostnadsökningen. Samtidigt har affärsverket dock genom diverse effektiviseringsåtgärder lyckats uppvisa ett överskott i sina resultat. Med anledning av konkurrensutsättningar har omsättningen sjunkit och på grund av den stela utgiftsstrukturen är anpassningen av kostnaderna i fortsättningen en allt större utmaning. Servicecentralen Helsingfors måltidstjänster har enligt stadsfullmäktiges beslut konkurrensutsatts till cirka 17,8 % till år 2020 och siffran kommer att stiga till cirka 23 % fram till år 2023.

Servicecentralen Helsingfors tryggar stadens funktionalitet i undantagstillstånd på ett mer omfattande sätt än aktörerna på den öppna marknaden och upprätthållandet av den här beredskapen orsakar kostnader. Servicecentralen kan inte anpassa antalet anställda så att det stämmer överens med stadens beslut exempelvis genom att permittera sina anställda. Det här orsakar i undantagstillstånd (bl.a. coronavirusutbrottet) ett svagare resultat, då tjänsteproduktionens personal måste vara på plats, men antalet kunder kan minska. Ibruktagandet av Apotti binder vårdtjänsternas resurser och ökar så personalkostnaderna medan produktiviteten sjunker. 

Risker och osäkerhetsfaktorer

Utmaningarna i tillgången till arbetskraft särskilt i fråga om vårdpersonal fortsätter eftersom den allmänna tillgängligheten på personal i branschen är svag. I tillgången till yrkeskunnig personal inom mattjänsterna förekommer också utmaningar.

Servicecentralen Helsingfors produktionsanläggning är i slutet av sin livscykel och kräver ständigt reparationer. Planeringen av en ny produktionsanläggning måste slutföras och beslutet om att bygga en ny fattas så snart som möjligt för att minska riskerna. 

Verkningarna av coronaviruspandemin kan sträcka sig långt in på år 2021 och de kan fördröja tjänsteutvecklingen och öka kostnaderna.

Genomförandet av stadsstrategin

Världens bäst fungerande stad

Servicecentralen Helsingfors producerar och utvecklar tjänster så att helsingforsarnas vardag fungerar så bra som möjligt. Koncepten för spetsprojekten preciseras och förankras så att kundupplevelsen, arbetstagarupplevelsen och ändringen i verksamhetskulturen och särskilt ledarskapets hörnstenar för med sig entusiasm, stringens och allt fler försök och bättre förmåga att verkställa. Social- och hälsovårdens kunder erbjuds ett distanstjänstekoncept som innehåller den senaste teknologin, och i samband med det utvecklas nya stödtjänster tillsammans med sektorn såsom ”Helsingfors ambulerande sjukskötare” och ”lyfttjänsten”. Målet är att effektivt stödja möjligheterna för social- och hälsovårdens kunder i Helsingfors att bo hemma så länge som möjligt. I mätandet av kundupplevelsen uppdateras enkäterna och enskilda tjänstevägar beskrivs och mäts.

Tryggande av en hållbar tillväxt

Servicecentralen Helsingfors tjänster har i utgångsläget en samhälleligt ansvarsfull roll. Servicecentralen arbetar ansvarsfullt med beaktande av den sociala, miljömässiga och ekonomiska hållbarheten och deltar i en viktig roll i genomförandet av åtgärdsprogrammet KNH2035. Särskilt inom måltidstjänsterna har den nya produktionsanläggningen och det smarta köksnätverket en nyckelroll i förverkligandet av ansvarsfullheten, då kundbehoven och valfriheten betonas ytterligare. Servicecentralen Helsingfors antar utmaningarna som hänför sig till ändringarna i stadens åldersstruktur bl.a. med sitt distanstjänstekoncept. Konceptets viktigaste målgrupp är hemvårdens kunder och, som nya grupper år 2021, alla stadsbor som behöver lyfthjälp och seniorcentralens kunder. Betydande tjänster som växer är också distansrehabiliteringen och arbetsredskap för distansdiagnostik. Medicinautomaterna och ellåsen, som tidigare testades i pilotprojekt och konkurrensutsattes och togs i bruk under år 2020, installeras i hemmen hos hemvårdens kunder, vilket gör det möjligt för social- och hälsovårdssektorn att betjäna ett större antal kunder på ett effektivare sätt med den befintliga personalen.

Tjänsterna förnyas

Servicecentralen Helsingfors tjänster har i utgångsläget en samhälleligt ansvarig roll. Servicecentralen arbetar ansvarsfullt med beaktande av den sociala, miljömässiga och ekonomiska hållbarheten och deltar i en viktig roll i genomförandet av åtgärdsprogrammet KNH2035. Särskilt inom måltidstjänsterna har den nya produktionsanläggningen och det smarta köksnätverket en nyckelroll i förverkligandet av ansvarsfullheten, då kundbehoven och valfriheten betonas ytterligare. Servicecentralen Helsingfors antar utmaningarna som hänför sig till ändringarna i stadens åldersstruktur bl.a. med sitt distanstjänstekoncept. Konceptets viktigaste målgrupp är hemvårdens kunder och, som nya grupper år 2021, alla stadsbor som behöver lyfthjälp och seniorcentralens kunder. Betydande tjänster som växer är också distansrehabiliteringen och arbetsredskap för distansdiagnostik. Medicinautomaterna och ellåsen, som tidigare testades i pilotprojekt och konkurrensutsattes och togs i bruk under år 2020, installeras i hemmen hos hemvårdens kunder, vilket gör det möjligt för social- och hälsovårdssektorn att betjäna ett större antal kunder på ett effektivare sätt med den befintliga personalen. 

Ansvarsfull hushållning

Utveckling i kostnaderna per enhet

Enhetskostnaderna har stigit år 2020 på grund av coronaviruspandemin, då tjänsterna i undantagsläget har förverkligats enligt strama tidsscheman och man har varit tvungen att hålla de anställda på jobbet trots att antalet kunder har minskat avsevärt. 

Produktivitetsåtgärderna

Process- och projekthanteringen utvecklas för att göra det gemensamma arbetet smidigare och förbättra förståelsen för olika aktörers roller. Personalupplevelsen byggs upp systematiskt och arbetshälsan månas om noga, så att de anställda är engagerade och betydande vikariatkostnader kan undvikas. Fram till början av år 2021 är avsikten att i fråga om olönsamma tjänster uppskatta kostnads- och prisstrukturen och möjligheterna att utvidga tjänsterna. Distanstjänstekonceptet, som byggts för klienterna inom social- och hälsovårdssektorn, ökar social- och hälsovårdens kostnadseffektivitet genom att ersätta fysiskt arbete i hemvården med digitala lösningar. 

Strategiprojekt gemensamma för staden

Digitaliseringsprogrammet: Servicecentralen Helsingfors utnyttjar digitaliseringen både i utförandet av arbetet och i tjänsterna och utvecklandet. Detta har flera anslutningspunkter till digitaliseringsprogrammet och dess projekt. I den digitala tjänsteutvecklingen finns ett flertal funktionssätt som förbättrar smidigheten och samutvecklingen. Inom den digitala grunden och tjänster för stadsbor är det möjligt att identifiera anslutningspunkterna mellan kundbetjäning i flera kanaler och växelservice, elektroniska tjänster och tillgänglighet. Inom robotik och artificiell intelligens håller man på att inleda projektet ecoRobo tillsammans med tre läroanstalter i området. I samband med social- och hälsovårdssektorns projekt Kustis Goes Digi testas en transportrobot i mattransporterna, men dess möjligheter att sköta också andra interna transporter utreds. Digitala tilläggstjänster och bl.a. tjänstebeställning och -kommunikation samt insamling av respons med digitala tilläggstjänster kommer att utvecklas i alla tjänster. 

Faktabaserat ledarskap: Tillförlitlig information i ledarskap och situationsbild bl.a. i fråga om ekonomin, tjänsteutvecklingen, kundupplevelsen, svinnhanteringen eller användningen av råvaror är viktigt och tillgången till informationen som produceras till olika nivåer betonas. Servicecentralen Helsingfors spetsprojekt som gäller faktabaserat ledarskap har i första hand fokuserat på svinnhanteringen och uppföljningen, men projektet fortsätter så att det utvidgas också med andra behov kring faktabaserat ledarskap. 

Fastighetsstrategi: Servicecentralen Helsingfors arbetar oftast i kundens lokaler, daghem, skolor, sjukhus och seniorcenter, varför deltagandet i fastigheternas köks- och lokalplaneringsprojekt är av yttersta vikt.  

Personaltillgång: Nya metoder för att trygga tillgången till yrkeskunnig personal har sökts bl.a. i spetsprojekt, som även fortsätter under år 2021. Flera nya verktyg har utvecklats för att trygga personaltillgången. De används för att utveckla arbetstagarupplevelsen och samtidigt förbättras arbetsgivarbilden. 

Personalplan

En förutsättning för Servicecentralen Helsingfors framgång är att de anställda är kunniga, motiverade och välmående. Konkurrensutsättningarna i fostrans- och utbildningssektorn minskar antalet anställda vid Servicecentralen Helsingfors åren 2021–2022 med ca 40. I social- och hälsovårdssektorn är målet att ytterligare utvidga fjärrvårdstjänsterna, vilket kan öka antalet anställda inom vårdpersonalen. 

Servicecentralen Helsingfors satsar under de kommande åren på utveckling av de anställdas arbetshälsa, arbetsförmåga och strategiska kunskaper. Tyngdpunkten för det strategiska ledarskapet är ledningskompetens, utveckling av de digitala färdigheterna och kundkunskaper. 

I en utmanande sysselsättningssituation görs satsningar på stärkandet av personalupplevelsen samt utvecklandet av arbetsgivarbilden och samarbetet med läroanstalterna.

Chefernas kompetens utvecklas fortsättningsvis utifrån hörnstenarna för Helsingfors stads ledarskap, med betoning särskilt på coachande ledarskap och lösningsinriktning.

Budgeterade målsättningar och prestationer

Bindande verksamhetsmål

Kundupplevelsemål 3,6 (skala 1–5)

Övriga mål för år 2021 är

Personalutgifter %/omsättning, inkl. köp av arbetskraft 58,44%

Servicecentralen Helsingfors spetsprojekt: utseende av nya spetsprojekt (1-5) utifrån den nya fullmäktigestrategin och sektorernas behov: ja/nej

Uppdatering av digitaliseringsplanen: ja/nej

Bedömning av budgetens konsekvenser

Hälso- och välfärdskonsekvenser

I planeringen och produktionen av tjänster beaktas hälso- och välfärdskonsekvenser. I menyplaneringen beaktas kost och näringsrekommendationerna och ”Bättre val”-måltiden har tagits i bruk. Uppmärksamhet fästs vid personalens arbetshälsa, arbetsredskapen och arbetsförhållandena och ergonomin. Det här ska förbättra arbetshälsan och minska sjukfrånvaron. Bl.a. tjänster för distansvård, säkerhetstelefon, GPS-lokalisering och dörrsensorer möjliggör ett självständigt liv och tryggt hemmaboende längre. 

Miljökonsekvenser

Genom ett bättre uppmärksammande av miljökonsekvenserna, såsom svinnhantering och kombinerande av resor, är det möjligt att uppnå besparingar i råvarukostnaderna. Att avstå från användningen av plast i engångskärl inom EU-området kan höja kostnaderna för emballage och engångskärl, trots att många praxis styr mot avstående från användningen av engångskärl. Vårdtjänster som produceras till hemmet på distans, såsom medicinautomater och distansvård, minskar betydligt på behovet av fysisk rörlighet.  

KNH-konsekvenserna för planeringen av ekonomin och verksamheten

Flera KNH-åtgärder kan på kort sikt höja kostnaderna, men på lång sikt jämnas de ut. Att man i allt större grad använder närproducerade finska råvaror kan höja råvarupriserna särskilt i början. Minskningen av matsvinnet styrs mot en bättre uppföljning av svinnet och svinnhantering. Andelen finländska och närproducerade råvaror väntas öka i tjänsterna. 

Mål som granskas vid budgetuppföljningen

Tema i stadsstrategin	Bindande verksamhetsmål	Mätare för bindande verksamhetsmål	Koppling till projekt gemensamma för hela staden och till teman för samplanering
Världens bäst fungerande stad - tjänsterna förnyas - Tryggande av en hållbar tillväxt	Tjänsterna förnyas:  tjänsteutveckling och tjänster utgående från kundbehovet, ökad digitalisering, försök och samutveckling tillsammans med kunder och andra partner.	Kundupplevelse 3,6 / 5,0 -> genomsnitt av kundupplevelsenkäterna	Digitalisering Invånarorientering och delaktighet Ändring i ledarskapet och förankrande av ledarskapets hörnstenar som en del av verksamhetskulturen Trygga tillgången till yrkeskunnig personal Ansvarsfullhet är en del av all verksamhet och service

Nyckeltal för produktivitetsutvecklingen

Kvantitativa och ekonomiska mål

Prestationsmål, mål för kostnader per enhet och ekonomiska mål

	2019	2020	Prognos 2020	2021	2022	2023
Effektivitet/lönsamhet
Rörelseöverskott av omsättningen, %	2,2	2,2	−4,0	−0,8	0,1	0,1
Avkastning på investerat kapital, %	2,9	2,9	−5,2	−1,1	0,1	0,1
Personalkostnader (inkl. köp av arbetskraft) av omsättningen	52,9	52,9	58,7	58,4	57,7	57,1
Omsättning/person, 1000€	72,5	72,5	68,0	66,9	68,0	69,0
Verksamhetens omfattning
Förändring i omsättningen, %	−1,0	−1,0	−8,1	2,1	−0,1	0,1
Investeringar av omsättningen, %	0,3	0,6	0,5	0,4	0,4	0,4
Resurser
Antal anställda (31.12.)	1 363,0	1 363,0	1 368,0	1 420,0	1 397,0	1 378,0
Personal årsverken	1 207,0		1 177,7	1 222,5	1 202,7	1 186,0
Inhyrd arbetskraft	199,7		126,0	126,0	126,0	126,0
Soliditetsgrad, %	84,4	84,4	83,2	84,1	84,1	85,1

Produktivitet

	2019	2020	Prognos 2020	2021	2022	2023
Produktivitet (2019=100)
Produktivitet (Förädlingsvärde/person)	100	98	92	97	99	99

Resultaträkning och finansieringskalkyl

1 000 €	Förbrukning 2019	Prognos 2020	Budget 2021	Ekonomi- plan 2022	Ekonomi- plan 2023
Omsättning	101 336	93 077	95 057	94 992	95 119
Övriga intäkter av affärsverksamheten	856	482	780	780	780
Kostnader	−98 942	−97 057	−96 427	−95 522	−95 569
Avskrivningar	−190	−242	−208	−170	−250
Rörelseöverskott/underskott	3 060	−3 740	−798	80	80
Övriga ränteutgifter	−1
Ersättning på grundkapitalet	−80	−80	−80	−80	−80
Räkenskapsperiodens överskott (underskott)	2 980	−3 820	−878	0	0

1 000 €	Förbrukning 2019	Prognos 2020	Budget 2021	Ekonomi- plan 2022	Ekonomi- plan 2023
Kassaflöde från verksamheten
Rörelseöverskott/underskott	3 060	−3 740	−798	80	80
Avskrivningar	190	242	208	170	250
Ersättning på grundkapitalet	−80	−80	−80	−80	−80
Övriga finansieringsutgifter	−1
Investeringsutgifter	−259	−500	−400	−400	−400
Kassaflöde från verksamheten och investeringar	2 910	−4 078	−1 070	−229	−150
Övriga förändringar i likviditeten	−2 918	−723
Kassaflöde från finansiering	−2 918	−723
Effekt på likviditeten	−8	−4 801	−1 070	−229	−150