7 Personal

Utveckling i personalstyrkan och -strukturen och förutseende personalplanering

Antalet anställda hos staden ökar måttligt. Vid utgången av 2019 hade staden 36 300 anställda och vid utgången av 2020 beräknas siffran vara 37 200. Under budgetåret 2021 ökar antalet anställda med ca 2,3 procent (200 personer) till 37 400 vid utgången av året. Under planeringsåren 2021–2023 ökar antalet anställda med sammanlagt ca 4,6 procent (800 personer), vilket innebär att staden når upp till 38 000 anställda.

Med förutseende personalplanering bereder sig staden på förändringar i omvärlden och i personalstyrkan och ‑strukturen. Avsikten är att hålla ökningen i antalet anställda vid staden måttlig genom att inrikta personalresurserna på rätt sätt, utveckla arbetssätten och ‑processerna, ändra uppgifterna och arbetsfördelningen flexibelt, förutse risker med arbetsförmågan och göra fungerande omplaceringar.

Antalet anställda i fostrans- och utbildningssektorn kommer att öka fram till 2030 till följd av de krav som lagen om småbarnpedagogik ställer på personalstrukturen och det ökande antalet klienter inom småbarnspedagogiken och utbildningen. En ändring om personalstrukturen i lagen om småbarnspedagogik träder i kraft 1.1.2030, då två tredjedelar av de anställda som räknas med i dimensioneringen ska ha behörighet som lärare eller socionom inom småbarnspedagogik. Förberedelser för denna omstrukturering inleds.

I social- och hälsovårdssektorn medför lagändringar med anknytning till personaldimensioneringen ett tryck på personalresurserna. Om lagändringarna kring den eventuella vårdreformen och skärpningarna inom barnskyddet blir verklighet påverkar de antalet anställda och personalinriktningen. Servicen kommer i huvudsak att produceras med de nuvarande personalresurserna genom att de används effektivare.

Personaltillgång

Svag tillgång på personal som stannar kvar har visat sig höra till de största riskerna för staden i branscherna med personalbrist. Lösningar till bristen på arbetskraft har sökts bl.a. genom nya principer för fördelning av personalbostäder, rekryteringsmarknadsföring, utveckling av premieringssätt och främjande av studievägar inom examensinriktad fortbildning och annan fortbildning. Fokus läggs på förbättring av sökandeupplevelsen, personalupplevelsen och arbetsgivarbilden, på attraktiv belöning och på helheten med personalförmåner. Under planperioden 2021–2023 vidtas sådana åtgärder alltjämt och de effektiveras ytterligare.

Tillgången på personal har i vissa branscher varit fortsatt svag trots coronan. Läget följs upp kvartalsvis. Tillgången är särskilt svag när det gäller personal inom småbarnspedagogik och grundläggande utbildning. Att få tillgång till bl.a. läkare, socialarbetare, närvårdare, sjukskötare vid stadens sjukhus, omsorgspersonal inom distansvården, kostservicepersonal, ungdomsledare och svenskspråkig personal över lag och att få de anställda att stanna kvar innebär också en utmaning. Inom byggverksamheten utbildar staden de allt färre egna anställda att utföra det som är nödvändigt med tanke på beställarens verksamhet och bereder sig på att i större utsträckning använda sakkunnigtjänster, vilket ökar behovet av att stärka upphandlingskompetensen.

Det finns inte tillräckligt med utbildad arbetskraft att tillgå. Antalet studieplatser ökas om möjligt på alla utbildningsnivåer och för att underlätta rekryteringen av invandrare. Lagreformer, införandet av Apotti och bl.a. förlängningen av Västmetron ökar ytterligare behovet av personal och vikarier betydligt under 2021.

Staden fortsätter samarbetet med huvudstadsregionens bemanningsföretag Seure. Köpen från Seure gäller främst personalbehoven vid de två största sektorerna (social- och hälsovård, fostran och utbildning). Utöver inhyrd arbetskraft köper staden tjänster av Seure bl.a. som ett resurscenterprojekt med anknytning till Apotti och för resursbehov inom fostran och utbildning.

Utveckling av kompetens och ledarskap

Coronaepidemin har på många sätt påskyndat digitaliseringen av staden, inklusive de digitala tjänster och distanstjänster som erbjuds kunderna och de sätt som personalen arbetar på. Under budgetåret kommer tonvikten att ligga på att förbättra personalens kunnande om digitala verktyg och arbetssätt. Dessutom utvecklas personalens färdigheter i synnerhet när det gäller kundorientering, kommunikation, växelverkan, mötande och beaktande av pluralism och ekonomisk medvetenhet.

De lagändringar som redan gjorts och de som kan förutses medför i vissa sektorer ett tryck på interna utbildningsvägar. Befintliga anställda kan därmed bli sådana som uppfyller behörighetskraven i synnerhet i branscher där tillgången på personal innebär svårigheter.

Utvecklandet av ledarskapet och chefsarbetet fortsätter. De nya hörnstenarna för ledarskapet – visioner, entusiasm, stringens och förmåga att verkställa – integreras i ledarskapets vardag. Målet är en ledarskapskultur gemensam för hela staden och ett helsingforsiskt sätt att leda. Här ingår ett flertal teman om kundorientering, finansiell styrning, framgångsorienterat ledarskap, förtroende i arbetsgemenskapen, säkerhetskultur och arbetshälsa.

Chefsarbetet utvecklas i synnerhet som stöd för kund- och personalupplevelsen. Det satsas på att göra chefsrollen klarare och på att handleda cheferna, bedöma deras arbetsprestation och stödja dem i vardagen.

Ledning genom information

Personalledningen och chefsarbetet har försvårats av utmaningarna med att få aktuell information. De nuvarande HR-datasystemen gör inte ledning genom information möjlig för ledningen, mellancheferna eller de anställdas närmaste chefer. För att läget ska rättas till utvecklas rapporteringen och informationsutnyttjandet från det nuvarande och främjas upphandlingen av nya HR-datasystem.

Sedan HIJAT2-projektet lades ner, har förnyandet av HR-datasystemen börjat om från början. Målet för budgetåret är att framskrida i upphandlingen av ett nytt löneadministrationssystem så att det nya systemet kan börja testas i slutet av året. Samtidigt främjas upphandlingen av en nytt HR-helhetssystem så att en konkurrensutsättning genomförs under 2021.

Det görs satsningar på att mäta personalupplevelsen och att nyttja resultaten av olika personalenkäter. Syftet med detta är att främja de anställdas engagemang och arbetshälsa.

Coronapandemins effekter

Stadens återhämtning från coronan går ut på att planera och utveckla åtgärder genom vilka personalen så snabbt som möjligt kan övergå från undantagsarrangemangen till det nya normala. Resurser prioriteras och allokeras ändamålsenligt, och samarbetet på riksnivå förbättras genom eventuella nationella stimulansåtgärder. Det man vill utveckla och främja identifieras och förutses, såsom ledningen av distansarbetet och arbetet på många platser. Vid återhämtningen satsas det på att leda de anställda och stärka deras samhörighet, på att öka upplevelsen av engagemang och på att komma ikapp igen om arbetshälsan har försämrats. Också kompetensutvecklingen och personalupplevelsen som nämnts tidigare är kopplade till återhämtningsprogrammet.

Det fortsatta coronaläget påverkar väsentligt personalplaneringen, behoven att placera personalen och de arbetsgivarpolitiska lösningarna, likaså åtgärderna för att upprätthålla och stödja de anställdas arbetsförmåga. Verktyg för personalledning och ‑planering utvecklas för stadens chefer och ledning. Staden bereder sig på att sjukfrånvaron och annan frånvaro ökar. När smittfallen blir fler är det viktigt att trygga personalens verksamhetsförmåga, så att behövlig service kan erbjudas i skälig utsträckning. Den förändring som coronan innebär och ökningen i distanstjänsterna blir troligen en permanent del av verksamheten.

Fallen av smitta och karantän orsakar merkostnader i personalutgifterna. Inom fostran och utbildning kräver specialarrangemangen med distansundervisning och inom skolbespisningen resurser. Risker inom den tekniska verksamheten är de ökade sjukdomsfallens inverkan på tjänsteproduktionen, problemen med tillgången på material och fördröjningen av projekt. En del kultur- och fritidsfunktioner hotar bli stängda i och med begränsningen av folksamlingar. Anställda på socialsidan har till följd av epidemin hänvisats till andra uppgifter där de behövs, vilket leder till att serviceutbudet minskar speciellt i den icke-brådskande vården, där eftersläpningen blir stor. Uppgifter som hänför sig till hanteringen av epidemin belastar också år 2021 främst den epidemiologiska verksamheten, epidemihälsostationerna samt rådgivnings- och kommunikationstjänsterna. Om andelen smittade ökar avsevärt, ökar samtidigt belastningen av sjukhusverksamheten och verksamheten kring hanteringen av epidemin.