7 Henkilöstö

Henkilöstömäärän ja -rakenteen kehitys ja ennakoiva henkilöstösuunnittelu

Kaupungin henkilöstömäärä kasvaa kaupungin kasvun myötä maltillisesti. Henkilöstömäärä vuoden 2019 lopussa oli 36 300 ja ennustetaan olevan 37 200 vuoden 2020 lopussa. Talousarviovuonna 2021 henkilöstömäärä lisääntyy noin 2,3 prosenttia (200 henkilöä) ollen vuoden lopussa 37 400. Suunnitelmavuosina 2021-2023 henkilöstömäärä kasvaa yhteensä noin 4,6 prosenttia (800 henkilöä), jolloin kaupungin henkilöstömäärä saavuttaisi 38 000 henkilöä.

Ennakoivalla henkilöstösuunnittelulla varaudutaan toimintaympäristön ja henkilöstömäärä sekä rakenteen muutoksiin. Henkilöstöresurssien oikealla kohdentamisella, työtapoja ja -prosesseja kehittämällä, joustavilla tehtävien ja työnjaon muutoksilla, henkilöstön osaamista kehittämällä, työkykyriskien ennakoinnilla ja toimivan uudelleensijoituksen avulla pyritään pitämään kaupungin henkilöstömäärän kasvu maltillisena.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan henkilöstömäärä tulee kasvamaan vuoteen 2030 saakka varhaiskasvatuslain henkilöstörakennevaatimusten sekä varhaiskasvatuksen ja opetuksen kasvavien asiakasmäärien vuoksi. Varhaiskasvatuslain henkilöstörakennetta koskeva muutos tulee voimaan 1.1.2030, jolloin mitoitukseen laskettavasta henkilökunnasta kahdella kolmasosalla tulee olla varhaiskasvatuksen opettajan tai sosionomin kelpoisuus. Tähän rakennemuutokseen ryhdytään varautumaan.

Sosiaali- ja terveystoimialalla henkilömitoitukseen liittyvät lakimuutokset aiheuttavat painetta henkilöstöresursseihin. Mahdollisen sote-uudistuksen lakimuutokset ja lastensuojelun tiukennukset vaikuttaisivat toteutuessaan henkilöstömäärään ja kohdentamiseen. Palvelut tullaan pääosin tuottamaan nykyisillä voimavaroilla henkilöstöresurssien käyttöä tehostamalla.

Henkilöstön saatavuus

Henkilöstön heikko saatavuus ja pysyvyys ns. pula-aloilla on tunnistettu yhdeksi kaupungin suurimmista riskeistä.  Ratkaisuja työvoimavajeeseen on haettu mm. uusimalla työsuhdeasuntojen jakoperiaatteet, rekrytointimarkkinoinnilla, kehittämällä palkitsemisen keinoja sekä edistämällä monimuotoisia muunto- ja täydennyskoulutuspolkuja. Huomiota kiinnitetään hakijakokemuksen, henkilöstökokemuksen ja työnantajakuvan parantamiseen sekä houkuttelevaan palkitsemiseen ja henkilöstöetujen kokonaisuuteen. Suunnitelmakaudella 2021-2023 jatketaan ja tehostetaan edelleen näiden toimenpiteiden toteuttamista.

Henkilöstön saatavuus on pysynyt tietyillä aloilla heikkona koronasta huolimatta. Tilannetta seurataan kvartaaleittain. Saatavuus on erityisen heikkoa varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen henkilöstön osalta. Myös mm. lääkärien, sosiaalityöntekijöiden, lähihoitajien, kaupungin sairaaloiden sairaanhoitajien, etähoidon hoivahenkilöstön, ruokapalveluhenkilöstön, nuoriso-ohjaajien sekä ylipäänsä ruotsinkielisen henkilöstön saatavuus ja pysyvyys ovat haasteellista. Rakentamisessa vähenevää omaa henkilöstöä koulutetaan tekemään tilaajan toiminnan kannalta välttämätön ja varaudutaan asiantuntijapalvelujen lisääntyvään käyttöön, joka kasvattaa tarvetta hankintaosaamisen vahvistamiseen.

Koulutettua työvoimaa ei ole riittävästi saatavilla. Opiskelupaikkoja pyritään lisäämään kaikilla koulutustasoilla ja maahanmuuttajien rekrytoitumista helpottamaan. Lakiuudistukset, Apotin käyttöönotto ja mm. Länsimetron jatkaminen lisäävät entisestään henkilöstön ja sijaisten tarvetta huomattavasti vuonna 2021.

Kaupunki jatkaa yhteistyötä pääkaupunkiseudun henkilöstöpalveluyhtiö Seuren kanssa. Ostot Seurelta keskittyvät kahden suurimman toimialan (Sosiaali ja terveys sekä Kasvatus ja koulutus) henkilöstötarpeisiin. Vuokratyövoiman lisäksi Seurelta ostetaan palvelua talousarviovuonna muun muassa Apottiin liittyvänä resurssikeskushankkeena sekä kasvatuksen ja koulutuksen resurssitarpeisiin.

Osaamisen ja johtamisen kehittäminen

Koronaepidemia on nopeuttanut monin tavoin kaupungin digitalisaatiota, mukaan lukien asiakkaille tarjottavat digi- ja etäpalvelut sekä henkilöstön työn tekemisen tavat. Talousarviovuonna tullaan keskittymään henkilöstön osaamisen lisäämiseen digitaalisissa välineissä ja työtavoissa. Näiden lisäksi henkilöstön osaamista kehitetään erityisesti asiakaslähtöisyydessä, viestinnässä, vuorovaikutuksessa, monimuotoisuuden kohtaamisessa ja huomioimisessa sekä taloustietoisuudessa.

Tietyillä toimialoilla jo tehdyt ja ennakoitavissa olevat tulevat lakimuutokset asettavat painetta sisäisille koulutuspoluille. Näin olemassa olevasta henkilöstöstä saadaan uudet pätevyysvaatimukset täyttävää henkilöstöä erityisesti aloilla, joissa henkilöstön saatavuudessa on haasteita.

Johtamisen ja esihenkilötyön kehittämistä jatketaan. Johtamisen uudet kulmakivet – näkemyksellisyys, innostus, linjakkuus ja toimeenpanokyky – viedään osaksi johtamisen arkea. Tavoitteena on kaupunkiyhteinen johtamiskulttuuri ja helsinkiläinen tapa johtaa. Tähän sisältyy laajasti aiheita asiakaslähtöisyydestä, talousjohtamisesta, onnistumisen johtamisesta, työyhteisön luottamuksesta, turvallisuuskulttuurista ja työhyvinvoinnista.

Esihenkilötyötä kehitetään erityisesti asiakas- ja henkilöstökokemuksen tukemiseksi. Panostetaan esihenkilöiden roolin kirkastamiseen, perehdytykseen, työsuorituksen arviointiin ja arjen tukeen.

Tiedolla johtaminen

Henkilöstön johtamista ja esihenkilötyötä on vaikeuttanut ajantasaisen tiedon saamisen haasteet. Nykyiset HR-tietojärjestelmät eivät mahdollista henkilöstön tiedolla johtamista johdolle, keskijohdolle tai lähiesihenkilöille. Tilanteen korjaamiseksi kehitetään nykyistä raportointia ja tiedon hyödyntämistä sekä edistetään uusien HR-tietojärjestelmien hankintaa.

HIJAT2-hankkeesta luopumisen jälkeen on HR-tietojärjestelmien uudistamiseen lähdetty puhtaalta pöydältä. Talousarviovuoden tavoitteena on edetä uuden palkkahallintojärjestelmän hankinnassa siten, että loppuvuonna päästään uuden järjestelmän testausvaiheeseen. Samaan aikaan edistetään uuden HR-kokonaisjärjestelmän hankintaa siten, että kilpailutus toteutetaan vuoden 2021 aikana.

Henkilöstökokemuksen mittaamiseen ja eri henkilöstökyselyiden tulosten hyödyntämiseen panostetaan. Näin pyritään edistämään henkilöstön sitoutumista ja työhyvinvointia.

Koronaepidemian vaikutukset

Kaupungin koronasta palautumisessa suunnitellaan ja kehitetään toimenpiteitä, joilla mahdollistetaan henkilöstön mahdollisimman nopea siirtyminen poikkeusjärjestelyistä uuteen normaaliin. Priorisoidaan ja suunnataan resursseja tarkoituksen mukaisesti sekä parannetaan kansallista yhteistyötä mahdollisissa kansallisissa elvytystoimissa. Tunnistetaan ja ennakoidaan asioita, joita halutaan kehittää ja edistää, kuten etätyön johtaminen ja monipaikkatyöskentely. Panostetaan palautumisessa ihmisten johtamisen ja yhteisöllisyyden vahvistamiseen, sitoutumisen kokemuksen kasvattamiseen ja mahdollisen työhyvinvointivelan kuromiseen. Myös aiemmin mainitut henkilöstön osaamisen kehittäminen ja henkilöstökokemus kytkeytyvät palautumisohjelmaan.

Koronan jatkuminen vaikuttaa olennaisesti henkilöstösuunnitteluun, henkilöstön sijoittumisen tarpeisiin ja työantajapoliittisiin ratkaisuihin sekä henkilöstön työkyvyn ylläpitoon ja tukemiseen. Henkilöstöjohtamisen ja -suunnittelun työkaluja kehitetään kaupungin esihenkilöiden ja johdon käyttöön. Lisääntyviin sairaus- ja muihin poissaoloihin varaudutaan. Tartuntojen lisääntyessä on tärkeää turvata henkilöstön toimintakyky, jotta tarvittavia palveluja pystytään kohtuudella tarjoamaan. Koronan aiheuttama muutos ja lisäys myös etänä tuotettuihin palveluihin jäänee pysyväksi osaksi toimintaa.

Tartunnat ja karanteenit aiheuttavat lisäkustannuksia henkilöstömenoihin. Kasvatuksessa ja koulutuksessa etäopetuksen ja kouluruokailun erityisjärjestelyt vaativat resursseja. Teknisen toiminnan riskeinä ovat henkilöstön sairastavuuden lisääntymisen vaikutus palvelutuotantoon, materiaalien saatavuusongelmat sekä hankkeiden viivästyminen. Kulttuuri- ja vapaa-ajan toimintoja uhkaa sulkeutuminen kokoontumisrajoitusten myötä. Sosiaalipuolen henkilöstöä on epidemiasta johtuen keskitetty tarvittaviin tehtäviin, mikä aiheuttaa palvelutarjonnan vähentymistä erityisesti kiireettömässä hoidossa luoden suurta hoitovelkaa.  Epidemian hoitoon liittyvät tehtävät kuormittavat myös vuonna 2021 ensi sijassa epidemiologista toimintaa, epidemiaterveysasemia sekä neuvonta- ja viestintäpalveluja. Mikäli tartunnan saaneiden osuus kasvaa merkittävästi, lisääntyy samalla sairaalatoiminnan ja epidemian hoitoon liittyvän oheistoiminnan kuormitus.