Taloushallintopalveluliikelaitos (Talpa)

Talousarvion 2021 keskeiset painopisteet

Uudistuva johtaminen ja esihenkilötyö: Näkemyksellisyys, innostus, toimeenpanokyky ja linjakkuus ohjaavat taloushallintopalveluliikelaitoksen (Talpan) johtamista ja esihenkilöllä on tarvittavat valmiudet toteuttaa näitä periaatteita työssään.

Asiakasprosessin laadun parantaminen ja kehittäminen: Asiakaspalveluprosessin kehittämiseksi ja laadun turvaamiseksi käyttöönotetaan palvelunhallintajärjestelmä, jonka käyttö vastuutetaan nimetyille henkilöille ja varmistetaan näin yhtenäiset toimintatavat sekä palvelun nopeus. Hyödynnetään tehokkaasti Laatu-Lassesta ja palvelunhallintajärjestelmästä saatavaa mittaritietoa prosessien kehittämisessä ja toiminnan laadun seurannassa. Panostetaan asiakkuuksien johtamiseen ja käydään yhdessä asiakkaiden kanssa syvällisesti läpi asiakastyytyväisyyskyselyssä esille nousseita epäkohtia.

Talpan palvelutuotannon keskeiset kaupunkiyhteiset tietojärjestelmät: Käyttöönotetaan ja uudistetaan HR-hankkeeseen sisältyvä palkanlaskentajärjestelmä sekä valmistaudutaan taloushallinnon SAP S4 -järjestelmäuudistukseen. Lisäksi jatketaan ostolaskujen käsittelyjärjestelmän käyttöönottoa ja realisoidaan järjestelmästä saatavia hyötyjä.

Osaamisen lisääminen: Henkilöstön osaamisen kehittäminen on osa toiminnan suunnittelua ja se perustuu strategisiin tavoitteisiin. Panostetaan ydinprosesseissa tarvittavan osaamisen varmistamiseen sekä asiantuntijuuden ja esihenkilötyön kehittämiseen.

Uudet ja uudistuvat palvelut: Talpa huolehtii Helsingin talous- ja palkkahallinnon palvelujen kilpailukyvystä uudistamalla niitä yhdessä kaupunginkanslian ja asiakkaiden kanssa. Lisäksi Talpassa huolehditaan palvelujen saavutettavuudesta, monialaisesta osaamisesta ja yhden luukun periaatteen vahvistamisesta. Kaupunkistrategian mukaisesti Talpan henkilöstö osallistuu palvelujen uudistamiseen. Esimerkiksi tavoitteena on löytää uusia talous- ja hr-asiantuntijapalveluja sekä löytää kaupunkiyhteisiä toiminnallisuuksia verkkokauppa-alustan ratkaisuiksi. Lisäksi Talpa jatkaa RPA-asiantuntijapalvelujen kehittämistä ja tuottamista asiakkaiden tarpeisiin.

Talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalveluja tuotetaan vielä merkittävissä määrin kaupungin yksiköissä. Palvelujen parasta kaupunkiyhteistä työnjakoa ja yhtenäistä toimintatapaa arvioidaan yhdessä asiakkaiden, johtokunnan ja kaupungin johdon kanssa. Edistetään palvelujen tuottamista Talpassa, mikäli tällä on Helsingin kaupungille taloudellista ja laadullista hyötyä esimerkiksi yhtenäisempien prosessien, kontrollien ja osaamisen kehittämisen kannalta.

Talousarvion 2021 tiivistelmä

Talpan perustehtävänä on tuottaa talous- ja palkkahallinnon palveluja Helsingin kaupungin kanslialle, toimialoille, liikelaitoksille, tytäryhtiöille, kaupungin johdolle ja henkilöstölle.

Toiminnan painopisteinä ovat uudistuva johtaminen ja esihenkilötyö, asiakasprosessin laadun parantaminen ja kehittäminen, Talpan palvelutuotannon keskeiset kaupunkiyhteiset tietojärjestelmät, osaamisen lisääminen sekä uudet ja uudistuvat palvelut.

Toimintaympäristön muutokset painottuvat keskeisten tietojärjestelmien uudistamiseen, palveluprosessien sähköistämiseen digitalisaation avulla ja asiakkaiden toiminnassa tapahtuvien muutosten huomioimiseen.

Toiminnan kuvaus

Talpan perustehtävänä on tuottaa talous- ja palkkahallinnon palveluja Helsingin kaupungin kanslialle, toimialoille, liikelaitoksille, tytäryhtiöille, kaupungin johdolle ja henkilöstölle.

Talpan toiminta-ajatuksena on toimia talous- ja palkkahallinnon palvelujen vastuullisena tuottajana ja kehittäjänä. Talpan kunnallishallinnon erityisosaaminen ja Helsingin kaupungin toimintaympäristön tunteminen tukevat asiakkaita niiden ydintehtävien hoitamisessa.

Toimintaympäristön keskeiset muutokset

Muiden muutosten vaikutukset palvelutuotantoon

Asiakkuudet ja palvelutuotanto toteutetaan kaupungin johdon asettamien tavoitteiden mukaisesti. Talpa kehittää toimintaansa huomioiden lainsäädännön ja toimintaympäristön mahdolliset muutokset sekä kaupungin kokonaisedun. Vuoden 2021 talousarvioon on sisällytetty vain jo päätetyt ja tiedossa olevat muutokset asiakaskunnassa ja toimintaympäristössä.

Palvelujen kehittämisen lisäksi Talpan toimintaa tulevat muuttamaan työhön liittyvien prosessien ja järjestelmien tuomat muutokset, esimerkiksi Apotti-järjestelmän käyttöönotto. Työhön liittyvät prosessimuutokset muuttavat nykyisiä työn tekemisen tapoja, kun digitalisaation myötä työskentely on mahdollista etäyhteyksien kautta. Tämä tulee lisäämään työn joustavuutta, mutta samalla haastamaan johtamistaitoja ja tavoiteseurantaa.

Talousarviovuonna Talpan toimintaa muuttavat myös talous- ja palkkahallinnon uudistuvat prosessit sekä tietojärjestelmämuutokset, joiden tärkeimpänä tavoitteena on sähköistää prosessit ja minimoida manuaaliset työvaiheet.

Tavoitteellinen, kiinteä yhteistyö kaupungin toimialojen ja liikelaitosten kanssa antaa hyvän pohjan asiakastarpeiden ennakointiin ja niihin vastaamiseen oikea-aikaisesti, laadukkailla talous- ja hr-asiantuntijapalveluilla.

Kaupunkistrategian toteuttaminen

Maailman toimivin kaupunki

Kaupunkistrategiassa on linjattu, että Helsingin tavoitteena on olla ”Maailman toimivin kaupunki”.  Tavoitetta on todettu edistävän se, että "Kaupungin taloutta hoidetaan vastuullisesti, kestävästi ja tuottavasti, jotta kuntalaisten palvelut voidaan turvata pitkällä aikavälillä ja kaupunki on kilpailukykyinen sijaintipaikka yrityksille." Kaupunkistrategisena tavoitteena on myös olla maailman parhaiten digitalisaatiota hyödyntävä kaupunki maailmassa.

Talpa toteuttaa edellä mainittuja kaupunkistrategian linjauksia uudistamalla ja kehittämällä palvelujaan asiakaslähtöisesti ja digitalisaatiota hyödyntäen. Toimintaa ohjaavat vastuullinen taloudenpito, taloudellisesti kestävä kehitys sekä hyvä johtaminen.

Uudistuvat palvelut

Talpan strategisten tavoitteiden määrittely pohjautuu myös kaupungin strategiaohjelman kohtaan: ”Uudistuvat palvelut”. Kaupunkistrategian mukaisesti Talpan henkilöstö on mukana palvelujen uudistamisessa. Tavoitteellinen, kiinteä yhteistyö kaupungin toimialojen ja liikelaitosten kanssa antaa hyvän pohjan asiakastarpeiden ennakointiin ja niihin vastaamiseen uudistamalla palveluja oikea-aikaisesti.

Talpa jatkaa taloussuunnittelukaudella taloushallinnon ohjelmistorobotiikkaan liittyviä hankkeita yhdessä asiakkaidensa kanssa etsien jatkuvasti uusia toteuttamiskohteita. Lisäksi Talpa suunnittelee ja valmistelee myös kaupunkiyhteistä verkkokauppa-alustaa, jonka suunniteltu käyttöönotto on vuoden 2021 loppuun mennessä.

Digitalisaation tarjoamat potentiaaliset hyödyt realisoituvat Talpassa ennen kaikkea automaationa ja ohjelmistorobotiikkana (RPA). Esimerkiksi Talpan oman RPA-asiantuntijuuden kasvun myötä on mahdollista tarjota asiakkaille digiosaamista uusina palveluina ja tuotteina digiohjelman tavoitteiden saavuttamiseksi. Vuonna 2021 Talpan automaatio-osaamista laajennetaan myös koneoppimisen ja tekoälyn osa-alueille.

Henkilöstön hyvinvointia kehitetään edelleen Parempi Työyhteisö- ja Kunta10- kyselyistä saatujen tulosten perusteella ja kehittämistoimenpiteiden toteutumista seurataan säännöllisesti. Työn hallintaa edistetään ja varmistetaan henkilöstön osaaminen sekä uuden oppiminen.

Työnteon joustavuutta parannetaan lisäämällä mahdollisuuksia etätyön tekemiseen henkilöstöltä saadun palautteen perusteella. Myös etätyön johtamiseen ja tavoitteiden asettamiseen panostetaan.

Johto ja esihenkilöt valmennetaan toimimaan uudistuvan johtamisen periaatteiden mukaisesti. Talpassa hyödynnetään kaupungin yhteisiä esihenkilökoulutuksia kuten lähiesimiehen ammattitutkinto ja keskijohdon valmennukset.

Vastuullinen taloudenpito

Talpa edistää toiminnallaan Helsingin palvelujen tuottamista laadukkaasti, kustannustehokkaasti ja ympäristöasiat huomioiden.

Taloushallinnon automatisoinnin odotetaan pienentävän huomattavasti Talpan tuottamien palvelujen ympäristövaikutuksia verrattuna manuaaliseen palvelujen tuottamiseen. Esimerkiksi verkkolasku on keskimäärin neljä kertaa ympäristöystävällisempi vaihtoehto kuin paperilasku.

Lisäksi Talpa kehittää kaupunkiyhteisiä talous- ja palkkahallinnon prosesseja yhdessä asiakkaidensa kanssa huomioiden kaupungin kokonaisedun. Yhdenmukaisilla ja yhtenäisillä toimintatavoilla sekä toimintavarmoilla ja tietoturvallisilla tietojärjestelmillä tähdätään tehokkaisiin ja laadukkaisiin prosesseihin. Asetettujen tehokkuustavoitteiden toteutumista seurataan palvelujen yksikkökustannuksilla, työn tuottavuudella ja kokonaistuottavuudella.

Asiakkaiden osaamista ja tietoisuutta yhteisistä prosesseista lisätään järjestämällä kullekin asiakkaalle oma asiakaspäivä ja asiakaskohtainen tiedote sekä koulutuksia, infotilaisuuksia ja prosessityöpajoja. Lisäksi asiakkaille raportoidaan kuukausittain talous- ja palkkahallinnon palvelumäärien toteutumisesta, sähköisyysasteista, prosessien laatua mittaavasta seurantatiedosta sekä Talpan keskitettyyn asiakaspalveluun tulleista HR-palvelujen yhteydenotoista.

Yksikkökustannusten kehitys

Talpan keskeinen yksikkökustannusten mittari on henkilöstöresurssien tehokkuus. Henkilöstökustannukset ovat keskeinen tekijä Talpan kustannusrakenteessa, minkä vuoksi niiden optimaalinen kohdentaminen on tärkeää.

Mittareiksi on valittu kolmen tärkeimmän prosessin osalta palkkahallinnosta palkka- ja palkkiolipukkeiden henkilöstökustannus/lipuke sekä taloushallinnosta ostolaskujen henkilöstökustannus/ostolasku ja laskutuksen henkilöstökustannus/laskelma.

Tuottavuustoimenpiteet

Talousarviovuoden kokonaistuottavuuden tavoitteeksi on asetettu 104,0 (2019=100). Tuottavuuden kasvu perustuu ensisijaisesti tehokkuuden nostamiseen henkilöstöresurssien suoritemäärien kasvulla.

Tuottavuus muodostuu monista eri tekijöistä, kuten suoritemäärien, henkilötyövuosien ja kustannusten muutoksista, tietojärjestelmien tehokkuudesta sekä prosessien kehittämisestä. Työn tuottavuuteen ja sen kehittymiseen vaikuttavat resurssien oikea kohdentaminen ja osaamisen varmistaminen.

Talpan palvelujen kilpailukykyä arvioidaan vertaamalla palvelujen hintaa ja laatua vastaaviin taloushallinnon palvelukeskuksiin. Tavoitteiden toteutuminen varmistetaan tuottamalla johdon tueksi tunnuslukuja, joiden avulla seurataan prosesseihin tehtyjen toimenpiteiden ja työskentelytapojen muutosten vaikutuksia työn tavoitetasoihin ja tuottavuuteen.

Henkilöstösuunnitelma

Talpan henkilötyövuodet vähenevät noin kymmenellä taloussuunnitelmakauden loppuun mennessä. Prosessien kehittäminen ja automatisoinnin lisääminen vaikuttavat tehtävärakenteisiin asiantuntijatyön osuuden kasvaessa ja rutiininomaisten työvaiheiden vähentyessä. Henkilöstön osaamista kehitetään suunnitelmallisesti ja painopisteinä ovat laadukas asiakaspalvelu ja tehokkaat prosessit. Henkilöstön saatavuuteen vaikutetaan muun muassa jatkamalla yhteistyötä oppilaitoksen kanssa ja tarjoamalla työssäoppimisjaksoja merkonomiopiskelijoille. Työhyvinvointia kehitetään edelleen Parempi Työyhteisö- sekä Kunta10 -kyselyjen tulosten perusteella. Myös valmentava johtaminen ja esihenkilötyöhön panostaminen ovat keskeisinä tavoitteina.

Talousarvion tavoitteet ja suoritteet

Talpan tavoitteena on edistää prosessien sähköisyysasteen nousua ja automaation kasvua. Tähän pyritään panostamalla prosessien parantamiseen ja tietojärjestelmistä saatavien hyötyjen realisoimiseen. Suoritemäärien kehitys perustuu asiakkaiden toimintaan ja siinä mahdollisesti tapahtuviin muutoksiin.

Sitovat toiminnan tavoitteet

Strategian toteutuminen todennetaan sitovilla tavoitteilla: tilikauden tulos on ≥ 10 000 euroa ja asiakastyytyväisyys on vähintään 3,99.

Vuonna 2019 asiakastyytyväisyyden tulos oli 3,61. Vuonna 2021 tavoitteena on asiakastyytyväisyyden selkeä nousu tasolle 3,99.

Talousarvion vaikutusten arviointi

Talpan tavoitteena on tuottaa talous- ja palkkahallinnon palvelut asiakkailleen mahdollisimman kustannustehokkaasti ja laadukkaasti. Talousarviossa on varauduttu prosessien sekä tietojärjestelmien kehittämiseen ja uudistamiseen, jolla on pitkäaikaista vaikutusta Talpan palvelujen laadukkaaseen tuottamiseen myös tulevaisuudessa.

Talousarvion seurannassa tarkasteltavat tavoitteet

Sitovat toiminnan tavoitteet

Kaupunkistrategian teema	Sitova toiminnan tavoite	Sitovan toiminnan tavoitteen mittarit	Kytkeytyminen kaupunkiyhteisiin hankkeisiin ja yhteissuunnittelun teemoihin
Vastuullinen taloudenpito Uudistuvat palvelut	Toimimme vastuullisesti, kestävästi ja tuottavasti Asiakastyytyväisyys kehittyy myönteisesti, tavoittelemme selkeää asiakastyytyväisyyden nousua	Tilikauden tulos vähintään 10 000 euroa Asiakastyytyväisyys vähintään 3,99 (asteikolla 1-5)	Vastuullinen, kestävä ja tuottava toiminta Asiakokemus ja asiakastyytyväisyys sekä hyvä, laadukas ja uudistuva palvelu

Suorite-, yksikkökustannus- ja taloustavoitteet

	2019	2020	Ennuste 2020	2021	2022	2023
Suoritetavoitteet
Myyntilaskut ja myyntireskontralaskutt	1 241	1 194	1 098	1 225	1 225	1 225
Maksumuistutukset ja perintätoimeksiannot	185	213	205	202	202	202
Ostolaskut . Inköpsfakturor (1 000)	847	820	774	879	900	900
Palkka- ja palkkiolipukkeet	819	772	772	795	790	790
Asiantuntijatyötunnit		55	54	60	65	70
Tehokkuus/taloudellisuus
Tiliotteella automaattisesti tiliöityvä tapahtuma	75.6	75	80	85	85	87
E-laskujen osuus lähtevistä laskuista	36.3	36	35	40	43	45
Automaattisesti täsmäytyneet ostolaskut	22.8	27	25	35	40	47
CM-järjestelmässä täsmäytyneet ostolaskut	18.5	25	22	30	37	45
Sähköiset palkkalipukkeet	80	80	83	85	87	90
Toiminnan laajuustiedot
Ostolaskujen lkm	847	820	774	879	900	900
Palkka- ja palkkiolipukkeiden lkm	819	772	772	795	790	790
Resurssit
Henkilöstön määrä	409	400	409	405	394	388
Henkilötyövuodet (oma henkilöstö)	359	351	359	355	346	341
Henkilötyövuodet (ostopalvelut)	0	0	0	0	0	0
Henkilötyövuodet, sis. kaikki palkalliset poissaolot	376	365	373	369	359	354

Tuottavuusmittari

	2019	2020	Ennuste 2020	2021	2022	2023
Tuottavuus	100,0	104,0	100,2	104,0	106,3	110,5
Työn tuottavuus	100,0	104,0	100,2	104,1	107,0	112,0

Tilankäytön tehokkuuden mittari

	2019	2020	Ennuste 2020	2021	2022	2023
Tilojen kokonaispinta-ala	6 959	6 959	6 959	6 959	6 959	6 959
Tilojen kokonaispinta-alan määrä suhteessa henkilötyövuoteen	19	20	19	20	20	20

Yksikkökustannusten kehitys

	2019	2020	Ennuste 2020	2021	2022	2023
Palkkahallinnon henkilöstöresurssin tehokkuus
Palkkahallinnon henkilöstökustannus/palkkalipuke	6,64	6,37	6,49	6,50	6,43	6,37
Taloushallinnon henkilöstöresurssin tehokkuus
Ostolaskujen henkilöstökustannus/ostolasku	3,35	3,13	3,09	2,93	2,90	2,87
Laskutuksen henkilöstökustannus/laskelma	1,09	1,01	1,35	1,00	0,99	0,98

Tuloslaskelma ja rahoituslaskelma

1 000 €	Käyttö 2019	Ennuste 2020	Talousarvio 2021	Talous- suunnitelma 2022	Talous- suunnitelma 2023
Liikevaihto	29 767	29 469	30 457	30 710	30 863
Liiketoiminnan muut tuotot	157	458	586	186	186
Varsinaiset kulut	−29 009	−30 158	−30 828	−30 671	−30 814
Poistot	−147	−164	−149	−159	−169
Liikeylijäämä/alijäämä	768	−395	66	66	66
Korvaus peruspääomalle	−56	−56	−56	−56	−56
Tilikauden ylijäämä (alijäämä)	712	−451	10	10	10

1 000 €	Käyttö 2019	Ennuste 2020	Talousarvio 2021	Talous- suunnitelma 2022	Talous- suunnitelma 2023
Toiminnan rahavirta
Liikeylijäämä/alijäämä	768	−395	66	66	66
Poistot	147	164	149	159	169
Korvaus peruspääomalle	−56	−56	−56	−56	−56
Investointien rahavirta
Investointimenot	−221	−280	−360	−200	−200
Toiminnan ja investointien rahavirta	638	−567	−201	−31	−21
Muut maksuvalmiuden muutokset	−638	210
Rahoituksen rahavirta	−638	210
Vaikutus maksuvalmiuteen	0	−357	−201	−31	−21