Affärsverket ekonomiförvaltningstjänsten (Talpa)

Centrala prioriteringar i budgeten 2021

Ledarskap som förnyar sig och chefsarbetet Visioner, iver, förmåga att verkställa och stringens styr affärsverket ekonomiförvaltningstjänstens (Talpa) ledning och cheferna har tillräcklig beredskap för att implementera dessa principer i sitt jobb.

Förbättring och utveckling av kundprocessens kvalitet För att utveckla och säkerställa kvaliteten på kundserviceprocessen ska ett system för hantering av tjänster inrättas, för vars användning utsedda personer ansvarar, vilket resulterar i enhetliga metoder och snabb service. Data som man får från Laatu-Lasse och servicestyrningssystemet utnyttjas effektivt i utvecklingen av processer och övervakningen av verksamhetens kvalitet. Man satsar på kundledning och tillsammans med kunderna görs en djupgående granskning av missförhållanden som  tagits upp i kundnöjdhetsenkäten.

Centrala stadsgemensamma datasystem i Talpas serviceproduktion Ett nytt löneräkningssystem som ingår i HR-projektet införs och uppdateras och man förbereder sig för reformen av ekonomistyrningssystemet SAP S4 Dessutom kommer man att fortsätta att införa ett system för hantering av inköpsfakturor och realisera fördelarna med systemet.

Ökad kompetens: Utveckling av personalens kompetens är en del av planeringen av verksamheten, och den bygger på strategiska mål. Man satsar på att säkerställa den kompetens som behövs för kärnprocesserna samt för att utveckla expertisen och chefsarbetet.

Nya och förnyade tjänster: Talpa ser till att tjänsterna inom ekonomiförvaltningen och löneadministrationen i Helsingfors är konkurrenskraftiga genom att förnya dem tillsammans med stadskansliet och kunderna. Dessutom ser man till att tjänsterna är tillgängliga, att det finns tvärvetenskaplig kompetens och att principen om en enda lucka stärks. Talpa deltar i att förnya tjänsterna i enlighet med stadsstrategin. Målet är till exempel att hitta nya experttjänster inom ekonomi och HR samt att hitta funktioner som är gemensamma för staden som lösning för webbutikens plattform. Dessutom fortsätter Talpa att utveckla och producera RPA-tjänster för kundernas behov.

De grundläggande tjänsterna inom ekonomi- och personalförvaltningen produceras fortfarande i betydande utsträckning inom stadens enheter. Den bästa gemensamma arbetsfördelningen inom staden och ett enhetligt sätt att arbeta bedöms tillsammans med kunderna, direktionen och stadens ledning. Serviceproduktionen främjas i Talpa, om denna har ekonomiska och kvalitativa fördelar för Helsingfors stad, exempelvis genom mer enhetliga processer, kontroller och kompetensutveckling.

Sammandrag av budgeten 2021

Talpas basuppgift är att tillhandahålla ekonomiförvaltnings- och löneadministrationstjänster för stadskansliet, sektorerna och affärsverken, dotterbolagen, stadsledningen och de anställda vid Helsingfors stad.

Verksamhetens prioriteringar är ledarskap som förnyar sig och chefsarbete, förbättring och utveckling av kundprocessens kvalitet, centrala stadsgemensamma datasystem i Talpas serviceproduktion, ökad kompetens samt nya och förnyade tjänster.

Förändringarna i verksamhetsmiljön gäller modernisering av de centrala informationssystemen, att göra serviceprocesserna elektroniska med hjälp av digitalisering och att beakta förändringar i kundernas verksamhet.

Beskrivning av verksamheten

Talpas basuppgift är att tillhandahålla ekonomiförvaltnings- och löneadministrationstjänster för stadskansliet, sektorerna och affärsverken, dotterbolagen, stadsledningen och de anställda vid Helsingfors stad.

Talpas verksamhetsidé är att vara en ansvarig producent och utvecklare av tjänster inom ekonomiförvaltning och löneadministration. Talpas specialkompetens inom kommunalförvaltning och kännedomen om Helsingfors stads verksamhetsmiljö är ett stöd i kundernas kärnverksamhet.

Väsentliga förändringar i omvärlden

Konsekvenserna av övriga förändringar för serviceproduktionen

Kundrelationerna och serviceproduktionen baserar sig på de mål stadens ledning satt upp. Talpa utvecklar sin verksamhet med hänsyn till eventuella ändringar i lagstiftningen och i omvärlden samt stadens helhetsintresse. I budgeten för år 2021 ingår bara de förändringar i kundkretsen och omvärlden som redan är bestämda och kända.

Förutom serviceutvecklingen kommer Talpas verksamhet att påverkas av förändringar i processer och system i arbetet, t.ex. Införandet av systemet Apotti. Förändringar i arbetsprocesser ändrar på det nuvarande sättet att arbeta, då det är möjligt att jobba på distans tack vare digitala lösningar. Detta kommer att göra arbetet mer flexibelt men innebär samtidigt en utmaning för ledarskapet och uppföljningen av målen.

Under budgetåret kommer Talpas verksamhet också att förändras genom de nya processerna för ekonomiförvaltning och löneadministration och förändringar i informationssystemet, vars främsta syfte är att digitalisera processerna och minimera de manuella arbetsmomenten.

Det målinriktade, gedigna samarbetet med stadens sektorer och affärsverk utgör ett bra underlag för att förutse kundbehoven och tillgodose dem i rätt tid, med hjälp av kvalitetstjänster inom ekonomi och HR.

Verkställande av stadsstrategin

Världens bäst fungerande stad

Det anges i stadsstrategin att Helsingfors har som mål att vara ”Världens bäst fungerande stad”.  Det konstateras att denna målsättning främjas genom att ”Stadens ekonomi sköts ansvarsfullt, hållbart och produktivt, så att kommuninvånarnas tjänster kan tryggas på sikt och att staden ska vara en konkurrenskraftig etableringsplats för företag”. Ett annat mål i stadsstrategin är att vara den stad som bäst utnyttjar digitaliseringen i hela världen.

Talpa verkställer de strategiska riktlinjer som nämns ovan genom att kundorienterat förnya och utveckla sin service och genom att nyttja digitaliseringen. Verksamhetens ledord är ansvarsfull hushållning, ekonomiskt hållbar utveckling samt ett gott ledarskap.

Tjänsterna förnyas

Talpas strategiska målsättningar har också fastställts utifrån följande punkt i stadsstrategin: ”Tjänsterna förnyas”. I enlighet med stadsstrategin deltar Talpas personal i att förnya tjänsterna. Det målinriktade, gedigna samarbetet med stadens sektorer och affärsverk utgör ett bra underlag för att förutse kundbehoven och tillgodose dem genom nya tjänster i rätt tid.

Talpa fortsätter under ekonomiplaneringsperioden med ekonomiförvaltningens projekt som anknyter till robotstyrd processautomation tillsammans med sina kunder och söker ständigt efter nya verkställighetsobjekt. Dessutom planerar Talpa en gemensam plattform för stadens webbutik, och det är planerat att den ska kunna börja användas i slutet av 2021.

Hos Talpa syns de potentiella nyttorna av digitaliseringen framför allt som automation och robotstyrd processautomation (RPA). Exempelvis genom Talpas ökade RPA-sakkunskap kan Talpa erbjuda kunderna sin digitala sakkunskap i form av nya tjänster och produkter för att uppnå målen i digitaliseringsprogrammet. Under 2021 ska Talpas RPA-sakkunskap utvidgas så att den även omfattar maskininlärning och artificiell intelligens.

Personalens välmående utvecklas vidare på basis av resultaten från enkäterna Bättre Arbetsgemenskap och Kommun10, och man följer regelbundet upp utvecklingens utfall. Hanteringen av arbetet främjas och säkerställs genom personalens kompetens och nya kunskaper.

Flexibiliteten i arbetet kommer att förbättras genom att möjligheterna att jobba på distans ökar, i enlighet med den återkoppling som personalen ger. Man satsar även på ledning av distansarbetet och på att ställa upp mål.

Ledningen och cheferna tränas så att de kan arbeta i enlighet med principerna om förnyat ledarskap. Talpa utnyttjar stadens gemensamma chefsutbildningar, såsom yrkesexamen för närchef och träning för mellanchefer.

Ansvarsfull hushållning

Genom sin verksamhet bidrar Talpa till att Helsingfors tjänster håller hög kvalitet, är kostnadseffektiva och producerade med hänsyn till miljöfrågor.

Automatiseringen av ekonomiförvaltningen förväntas avsevärt minska miljökonsekvenserna av de tjänster som produceras av Talpa jämfört med manuell tjänsteproduktion. Till exempel nätfakturan är fyra gånger så miljövänlig som pappersfakturan.

Talpa utvecklar också stadens gemensamma processer för ekonomiförvaltningen och löneadministrationen tillsammans med sina kunder och med beaktande av stadens helhetsintresse. Effektiva och högklassiga processer eftersträvas med harmoniserade och enhetliga tillvägagångssätt och med funktionssäkra och datasäkra informationssystem. Utfallet följs med hjälp av kostnaderna per enhet för tjänsterna, arbetets produktivitet och totalproduktiviteten.

Kundernas kunskaper och medvetenhet om de gemensamma processerna ökas genom att det för varje kund ordnas en egen dag samt kurser, infomöten och processverkstäder. Dessutom rapporteras månatligen till kunderna om utfallet för tjänstevolymen inom ekonomiförvaltningen och löneadministrationen, om graden av elektroniska tjänster och uppföljning som mäter processkvaliteten samt HR-tjänsternas kontakter till Talpas centraliserade kundtjänst.

Utveckling av kostnaderna per enhet

Effektivitet i personalresurserna är Talpas centrala mått för kostnaderna per enhet. Personalkostnaderna är en central faktor i Talpas kostnadsstruktur, varför det är viktigt att optimera dem rätt.

Som mätare för de tre viktigaste processerna har man inom löneadministrationen valt personalkostnaden för löne- och arvodesbesked per besked samt inom ekonomiförvaltningen personalkostnaden för inköpsfakturor per inköpsfaktura och personalkostnaden för fakturering per beräkning.

Produktivitetsåtgärder

Målet för budgetårets totala produktivitet har fastställts till 104,0 (2019 = 100). Ökningen av produktiviteten bygger i första hand på en ökning av effektiviteten genom en ökning av personalens antal prestationer.

Produktiviteten består av många olika faktorer, såsom förändringar i antal prestationer, årsverken och kostnader, informationssystemens effektivitet och utvecklingen av processerna. Arbetets produktivitet och utveckling påverkas av att resurserna fördelas på rätt sätt och av att kompetensen garanteras.

Konkurrenskraften hos Talpas tjänster bedöms genom priset och kvaliteten på tjänsterna i jämförelse med motsvarande servicecenter för ekonomiförvaltning. Genom att producera nyckeltal för ledningen följer man upp måluppfyllelsen och med nyckeltalen följer man upp hur vidtagna åtgärder och ändrade arbetsmetoder påverkar arbetets målnivåer och produktiviteten.

Personalplan

Talpas årsverken minskar med ungefär tio vid slutet av ekonomiplaneperioden. Utveckling av processer och ökad automatisering påverkar arbetsstrukturen i takt med att andelen expertarbete ökar och de rutinmässiga arbetsmomenten minskar. Personalens kompetens utvecklas planenligt och tyngdpunkterna är kundservicens kvalitet och effektiva processer. Tillgången på personal kan påverkas bland annat genom att fortsätta samarbetet med skolor och att erbjuda arbetspraktik för merkonomstudenter. Personalens välmående utvecklas vidare på basis av resultaten från enkäterna Bättre Arbetsgemenskap och Kommun10. Coachande ledarskap och en satsning på chefsarbete är också centrala mål.

Mål och prestationer i budgeten

Talpas målsättning är att arbeta för att processerna blir mer digitala och en ökad automation. Detta eftersträvas genom att satsa på bättre processer och en realisering av nyttorna som fås från datasystemen. Utvecklingen av antalet prestationer grundar sig på kundernas verksamhet och eventuella förändringar i den.

Bindande verksamhetsmål

Bindande mål ska verifiera att strategin verkställs: räkenskapsperiodens resultat är ≥ 10 000 euro och kundnöjdheten är minst 3,99.

Kundnöjdhetens resultat var 3,61 år 2019. Målsättningen för 2021 är att kundnöjdheten klart stiger till nivån 3,99.

Bedömning av budgetens konsekvenser

Talpas målsättning är att producera ekonomiförvaltnings- och löneadministrationstjänster så kostnadseffektivt och bra som möjligt för sina kunder. I budgeten förbehåller man sig för att utveckla och uppdatera processer och datasystem på ett sätt som har långvariga konsekvenser för Talpas serviceproduktion.

Mål som granskas vid budgetuppföljningen

Bindande verksamhetsmål

Tema i stadsstrategin	Bindande verksamhetsmål	Mätare för bindande verksamhetsmål	Koppling till projekt gemensamma för hela staden och till teman för samplanering
Ansvarsfull hushållning       Tjänsterna förnyas	Vi fungerar ansvarsfullt, hållbart och produktivt   Kundnöjdheten utvecklas gynnsamt, vi strävar efter en klar höjning av kundnöjdheten	Räkenskapsperiodens resultat minst 10 000 euro     Kundnöjdheten minst 3,99 (på skalan 1–5)	En ansvarsfull, hållbar och produktiv verksamhet       Kundupplevelse och kundnöjdhet och en god, högklassig och tidsenlig service

Prestationsmål, mål för kostnader per enhet och ekonomiska mål

	2019	2020	Prognos 2020	2021	2022	2023
Prestationsmål
Försäljningsfakturor och försäljningsreskontrafakturor  (1 000)	1 241	1 194	1 098	1 225	1 225	1 225
Betalningspåminnelser och inkassouppdrag  (1 000)	185	213	205	202	202	202
Ostolaskut . Inköpsfakturor (1 000)	847	820	774	879	900	900
Löne- och arvodesbesked (1 000)	819	772	772	795	790	790
Specialistarbetstimmar (1 000)		55	54	60	65	70
Effektivitet/lönsamhet
Med kontoudrag automatiskt konterad transaktion (%)	75.6	75	80	85	85	87
Andel e-fakturor av utgående fakturor (%)	36.3	36	35	40	43	45
Automatiskt avstämda inköpsfakturor (%)	22.8	27	25	35	40	47
I CM-systemet avstämda inköpsfakturor (%)	18.5	25	22	30	37	45
Elektroniska lönebesked (%)	80	80	83	85	87	90
Uppgifter om verksamhetens omfattning
Antal inköpsfakturor (1 000)	847	820	774	879	900	900
Antal löne- och arvodesbesked (1 000)	819	772	772	795	790	790
Resurser
Antal anställda	409	400	409	405	394	388
Årsverken (egen personal)	359	351	359	355	346	341
Årsverken (köpta tjänster)	0	0	0	0	0	0
Årsverken, inkl. all frånvaro med lön	376	365	373	369	359	354

Produktivitetsmätare

	2019	2020	Prognos 2020	2021	2022	2023
Produktivitet (2019=100)	100,0	104,0	100,2	104,0	106,3	110,5
Arbetsproduktivitet (2019=100)	100,0	104,0	100,2	104,1	107,0	112,0

Mätare för effektivitet i lokalanvändningen

	2019	2020	Prognos 2020	2021	2022	2023
Lokalyta sammanlagt	6 959	6 959	6 959	6 959	6 959	6 959
Lokalyta sammanlagt i förhållande till årsverken	19	20	19	20	20	20

Utveckling i kostnaderna per enhet

Service euro/x	2019	2020	Prognos 2020	2021	2022	2023
Personalresursens effektivitet inom löneadministrationen:
Personalkostnad inom löneadministrationen/lönebesked	6,64	6,37	6,49	6,50	6,43	6,37
Personalresursens effektivitet inom ekonomiförvaltningen:
Personalkostnad för inköpsfakturor/inköpsfaktura	3,35	3,13	3,09	2,93	2,90	2,87
Personalkostnad för fakturering/beräkning	1,09	1,01	1,35	1,00	0,99	0,98

Resultaträkning och finansieringskalkyl

1 000 €	Förbrukning 2019	Prognos 2020	Budget 2021	Ekonomi- plan 2022	Ekonomi- plan 2023
Omsättning	29 767	29 469	30 457	30 710	30 863
Övriga intäkter av affärsverksamheten	157	458	586	186	186
Kostnader	−29 009	−30 158	−30 828	−30 671	−30 814
Avskrivningar	−147	−164	−149	−159	−169
Rörelseöverskott/underskott	768	−395	66	66	66
Ersättning på grundkapitalet	−56	−56	−56	−56	−56
Räkenskapsperiodens överskott underskott)	712	−451	10	10	10

1 000 €	Förbrukning 2019	Prognos 2020	Budget 2021	Ekonomi- plan 2022	Ekonomi- plan 2023
Kassaflöde från verksamheten
Rörelseöverskott/underskott	768	−395	66	66	66
Avskrivningar	147	164	149	159	169
Ersättning på grundkapitalet	−56	−56	−56	−56	−56
Kassaflöde från investeringar
Investeringsutgifter	−221	−280	−360	−200	−200
Kassaflöde från verksamheten och investeringar	638	−567	−201	−31	−21
Övriga förändringar i likviditeten	−638	210
Kassaflöde från finansiering	−638	210
Effekt på likviditeten	0	−357	−201	−31	−21