1.2 Redogörelse för stadens organisering av den interna kontrollen och riskhanteringen

Organisering av den interna kontrollen och riskhanteringen

Med intern kontroll avses i allmänhet alla sådana åtgärder och metoder genom vilka organ, ledande tjänsteinnehavare och övriga chefer försöker säkerställa att verksamheten är laglig och effektiv, trygga resurserna och egendomen samt tillförlitligheten i rapporter och information. Med riskhantering avses ett systematiskt och förutseende sätt att identifiera, analysera och hantera hot och möjligheter som hänför sig till verksamheten.

Redogörelsen för stadens organisering av den interna kontrollen och riskhanteringen grundar sig på koordinationsgruppen styrning och uppföljningen under året samt redogörelser som godkänts av nämnder och direktioner. Dessutom grundar sig stadens redogörelse över intern kontroll och riskhantering på den interna revisionens granskningar samt utvärderingsuppgifter i revisorns mellanrapport.

Med stöd av 13 § i kommunallagen har stadsfullmäktige 30.01.2019 (§ 29) godkänt grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen inom Helsingfors stadskoncern. Genom detta beslut har fullmäktige styrt organiseringen av hela stadskoncernens interna kontroll och riskhantering och förutsatt att staden och dess dottersammanslutningar i all sin aktivitet ska ha en tillräcklig intern kontroll och riskhantering. l förvaltningsstadgan som stadsfullmäktige godkänt föreskrivs om uppgifter och ansvar inom den interna kontrollen och riskhanteringen.

Stadsstyrelsen svarar för organiseringen av stadens interna kontroll och riskhantering och övervakar verkställigheten av den interna kontrollen och riskhanteringen. Stadsstyrelsen godkänner anvisningarna för intern kontroll och riskhantering och verksamhetsanvisningarna för den interna revisionen. Nämnderna och direktionerna svarar inom sin sektor för den ändamålsenliga organiseringen av intern kontroll och riskhantering och för övervakningen av verkställigheten. Nämnderna och direktionerna samt dotterbolagens styrelser godkänner beskrivningarna av intern kontroll och riskhantering inom sitt ansvarsområde, i vilka man beskriver den interna kontrollens och riskhanteringens viktigaste mål, verksamhetsprinciper, metoder och ansvar. Kanslichefen, revisionsdirektören, sektorcheferna och de övriga ledande tjänsteinnehavarna svarar för den effektiva verkställigheten av intern kontroll och riskhantering inom sitt ansvarsområde.

Den interna kontrollen och riskhanteringen har organiserats utifrån förvaltningsstadgan samt verksamhetsstadgorna, beskrivningen av den interna kontrollen och riskhanteringen, verksamhetsplanerna, beskrivningar av kärnprocesser och specificeringar av ansvar. Staden följer upp riskhanteringens utfall som en del av årsrapporteringen för verksamheten och ekonomin.

Nulägesbedömning av den interna kontrollen och riskhanteringen

Stadens interna kontroll och riskhantering ger huvudsakligen en rimlig säkerhet om verksamhetens resultat, om lagenligheten och iakttagandet av god förvaltningssed, om hur medel och egendom tryggas samt om att informationen om verksamheten och ekonomin är tillförlitlig för ledningens behov.

Betydande risker som realiserats

Det konstaterades brister i övervakningen av hur lagstiftningen om bygglov för privata daghem har iakttagits inom stadsmiljösektorn och fostrans- och utbildningssektorn. Dessutom uppdagades brister i behandlingen av byggloven för stadens egna daghem.

Södra Finlands regionförvaltningsverk satte ut ett vite på 20 miljoner euro för Helsingfors stad med anledning av verksamhetsberedskapen inom räddningsväsendet. Staden har lämnat in besvär om detta till förvaltningsdomstolen.

Man var tvungen att stänga Järnvägstorgets metrostation i två dygn på grund av ett ösregn i augusti 2019 då ett trasigt avlopp orsakade översvämning på stationen. Hissarna är fortfarande ur bruk på grund av vattenskadan.

Utveckling av den interna kontrollen och riskhanteringen

Kanslichefen är ordförande för stadskoncernens samordningsgrupp för intern kontroll och riskhantering. Samordningsgruppen styr och stöder sektorerna, affärsverken och dottersammanslutningarna i utvecklingen av intern kontroll och riskhantering samt biträder stadskoncernens ledning genom att samla in och bedöma stadskoncernens mest betydande risker och metoder för att hantera dem.

Stadsfullmäktige godkände grunderna för intern kontroll och riskhantering inom Helsingfors stadskoncern 30.1.2019, § 29. Under året bereddes anvisningarna Intern kontroll och riskhantering inom Helsingfors stadskoncern för stadsstyrelsens godkännande (13.1.2020 § 12). Dessutom behandlade stadens ledningsgrupp 20.5.2019 resultaten från bedömningen av stadskoncernens betydande risker och godkände planen för att verkställa de identifierade riskhanteringsåtgärderna. Stadens etiska principer uppdaterades och stadsstyrelsen godkände dem i oktober (28.10.2019 § 722). Det ordnades två för hela staden gemensamma kurser om intern kontroll och riskhantering för chefer och experter samt en aktualitetsdag om intern kontroll och riskhantering i november.

Organisering av intern revision

Den interna revisionens syfte, uppgifter, befogenheter och rapportering har definierats i verksamhetsanvisningarna för den interna revisionen, som stadsstyrelsen godkänt. Den interna revisionen verkar under kanslichefen. Dess uppgift är att utvärdera, säkerställa och stödja genomförandet av en god lednings- och förvaltningssed samt effektiviteten av den interna kontrollen, riskhanteringen och koncernstyrningen. Den interna revisionen rapporterar till borgmästaren, kanslichefen och granskningsobjektets ledning. Enligt en extern bedömning i enlighet med den interna revisionens internationella yrkesstandarder iakttar Helsingfors stads interna revision den interna revisionens internationella yrkesstandarder.

Under året blev 28 granskningar för stadens ledning färdiga. I granskningarna bedömdes hur den interna kontrollen och riskhanteringen fungerar i sektorer och dottersammanslutningar. Granskningsobjektens ledning har i sina bemötanden till de föreslagna åtgärderna från granskningarna förbundit sig att vidta nödvändiga åtgärder för att förbättra kontrollen.