1.2 Selonteko kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen

Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan yleisesti kaikkia niitä toiminta- ja menettelytapoja, joilla toimielimet, johtavat viranhaltijat ja muut esimiehet pyrkivät varmistamaan toiminnan laillisuuden ja tuloksellisuuden, resurssien ja omaisuuden turvaamisen sekä raportoinnin ja tietojen luotettavuuden. Riskienhallinta puolestaan tarkoittaa järjestelmällistä ja ennakoivaa tapaa tunnistaa, analysoida ja hallita toimintaan liittyviä uhkia ja mahdollisuuksia.

Kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteko perustuu kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan koordinaatioryhmän vuoden aikana tekemään ohjaukseen ja seurantaan sekä lauta- ja johtokuntien hyväksymiin selontekoihin. Lisäksi kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteko perustuu sisäisen tarkastuksen tekemiin tarkastuksiin ja tilintarkastajan väliraportin arviointitietoihin.

Kaupunginvaltuusto on kuntalain 13 §:n perusteella hyväksynyt 30.1.2019 (§ 29) Helsingin kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Päätöksellä valtuusto on ohjannut koko kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä ja edellyttänyt, että kaupungin ja sen tytäryhteisöjen kaikissa toiminnoissa on oltava riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Kaupunginvaltuuston hyväksymässä hallintosäännössä on määritelty sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät ja vastuut.

Kaupunginhallitus huolehtii kaupungin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä valvoo sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanoa. Kaupunginhallitus hyväksyy kaupunkikonsernin sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet sekä sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen. Lauta- ja johtokunta vastaa toimialallaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä ja toimeenpanon valvonnasta. Lauta- ja johtokunnat sekä tytäryhteisöjen hallitukset hyväksyvät vastuualueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kuvaukset, joissa esitetään sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan keskeisimmät tavoitteet, toimintaperiaatteet, menettelyt ja vastuut. Kansliapäällikkö, tarkastusjohtaja, toimialajohtajat ja muut johtavat viranhaltijat huolehtivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tuloksellisesta toimeenpanosta vastuualueellaan.

Hallintosäännön lisäksi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen perustuu toimintasääntöihin, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kuvauksiin, toimintasuunnitelmiin ja ydinprosessien kuvauksiin ja vastuiden määrittelyihin. Riskienhallinnan toteutumista seurataan osana toiminnan ja talouden seurantaprosessia.

Arvio sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan nykytilasta

Kaupungin sisäinen valvonta ja riskienhallinta tuottaa kohtuullisen varmuuden toiminnan tuloksellisuudesta, lain- ja hyvän hallintotavan mukaisuudesta, varojen ja omaisuuden turvaamisesta sekä johtamisen edellyttämän luotettavan toiminnallisen ja taloudellisen informaation riittävyydestä.

Toteutuneet merkittävät riskit

Yksityisten päiväkotituottajien rakennuslupia koskevan lainsäädännön noudattamisen valvonnassa todettiin puutteita kaupunkiympäristön ja kasvatuksen ja koulutuksen toimialoilla. Lisäksi tuli ilmi puutteita kaupungin omien päiväkotien rakennuslupien käsittelyssä.

Etelä-Suomen aluehallintovirasto jätti Helsingin kaupungille pelastustoimen toimintavalmiuteen liittyvän 20 miljoonan euron uhkasakkovaatimuksen. Kaupunki on jättänyt asiasta valituksen hallinto-oikeuteen.

Rautatientorin metroasema jouduttiin sulkemaan rankkasateen yhteydessä kahdeksi vuorokaudeksi elokuussa 2019, kun vaurioitunut viemäri aiheutti veden tulvimisen metroasemalle. Vesivahingon seurauksena vahingoittuneet hissit ovat edelleen poissa käytöstä.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteet ja kehittäminen

Kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan koordinaatioryhmän puheenjohtajana toimii kansliapäällikkö. Koordinaatioryhmä ohjaa ja tukee toimialoja, liikelaitoksia ja tytäryhteisöjä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämisessä sekä avustaa kaupunkikonsernin johtoa kokoamalla ja arvioimalla kaupunkikonsernin merkittävimpiä riskejä ja niiden hallintakeinoja.

Vuoden 2019 aikana kaupunginvaltuusto hyväksyi Helsingin kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet (Kvsto 30.1.2019 § 29). Vuoden aikana valmisteltiin Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Helsingin kaupunkikonsernissa -ohje kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi (Khs 13.1.2020 § 12). Lisäksi kaupungin johtoryhmä käsitteli 20.5.2019 kaupunkikonsernin merkittävien riskien arvioinnin tulokset ja hyväksyi tunnistettujen riskienhallintatoimenpiteiden toteuttamissuunnitelman. Kaupungin eettiset periaatteet uusittiin ja kaupunginhallitus hyväksyi ne lokakuussa (28.10.2019 § 722). Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta järjestettiin kaksi kaupunkiyhteistä koulutusta esihenkilöille ja asiantuntijoille sekä marraskuussa järjestettiin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ajankohtaispäivä.

Sisäisen tarkastuksen järjestäminen

Sisäisen tarkastuksen tarkoitus, tehtävät, valtuudet ja raportointi on määritelty kaupunginhallituksen hyväksymässä sisäisen tarkastuksen toimintaohjeessa. Sisäinen tarkastus toimii kansliapäällikön alaisuudessa. Sen tehtävänä on arvioida, varmistaa ja tukea hyvän johtamis- ja hallintotavan toteutumista sekä sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja konsernivalvonnan tuloksellisuutta. Sisäinen tarkastus raportoi pormestarille, kansliapäällikölle ja tarkastuskohteen johdolle. Sisäisen tarkastuksen kansainvälisten ammattistandardien mukaisen ulkoisen arvioinnin mukaan Helsingin kaupungin sisäinen tarkastus noudattaa kansainvälisiä sisäisen tarkastuksen ammattistandardeja.

Vuoden aikana valmistui 28 tarkastusta kaupungin johdolle. Tarkastuksissa arvioitiin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta toimialoilla ja tytäryhteisöissä. Tarkastuskohteiden johto on vastauksissaan tarkastusten toimenpidesuosituksiin sitoutunut toteuttamaan tarvittavat toimenpiteet valvonnan parantamiseksi.