Till läsaren
Coronakrisen var en utmaning för oss under hela året och inverkade mycket på allas vårt arbete. För en del av personalen ökade arbetsmängden, en del övergick till distansarbete och en del blev utan uppgifter. Det var imponerande att se hur snabbt vår stora stadsorganisation kunde omorganisera sig och leda sin serviceverksamhet med ett högkvalitativt resultat i det oförutsedda läget. Beslutsfattandet koncentrerades till en coronagrupp, och stadens högsta ledning fick en lägesbild som hela tiden uppdaterades. Kriskommunikationen, både den externa och interna, fick mycket bra respons av stadsborna och personalen. Även resultaten av nöjdhetsenkäter bland personalen blev bättre vid mätningarna på hösten trots coronaläget, i synnerhet ledarskapet hade förbättrats.
Ett bra exempel på vår flexibilitet är grundandet av en kompetensbank; personalresurser kan riktas dit där det är brist på medarbetare. När uppgifterna inom krisen tog slut gick det i bästa fall att ordna nya uppgifter riktigt snabbt. Förhoppningsvis kommer vi även framöver, utan de förpliktelser som krisen fört med sig, att bättre kunna utnyttja rörligheten inom organisationerna och mellan sektorerna. Det är viktigt att alla hittar en uppgift som de lyckas med. Den första arbetsplatsen är kanske inte den rätta, inte nödvändigtvis den andra heller. Om vi kan göra det lättare för en medarbetare att hitta sin uppgift inom staden förlorar vi inte kompetent personal till andra arbetsgivare. Samtidigt kan vi svara mot bristen på arbetskraft.
Det var imponerande att se hur snabbt vår stora stadsorganisation kunde omorganisera sig och leda sin serviceverksamhet med ett högkvalitativt resultat i det oförutsedda läget.
Mitt under coronakrisen lyckades vi även driva våra strategiska projekt framåt. Ett av dem är stadens gemensamma sätt att leda, som vi definierade tillsammans med den högsta ledningen och införlivade i verksamhetssätten och utbildningarna. Vår ledningskultur är coachande, och vi genomför den genom framgångs- och kvartssamtal. Vi har infört verktyget Onni till stöd för framgångssamtalen. På grund av coronaepidemin har samtalen inte riktigt kunnat ordnas systematiskt och regelbundet ansikte mot ansikte enligt målet.
Krisen visade att vi behöver en bättre bild av situationen för vår personal: hurdan personal är det brist på, hur orkar personalen och hur borde vår kompetens utvecklas? Vi fick också extra energi för att driva projektet för ett nytt HR-system vidare. Projektet framskrider i två spår: Vi sätter upp en ny lönemotor, som fungerar i mobilen och där det finns betydligt mer automatisering och fler rapporteringsfunktioner än tidigare. Samtidigt främjar vi även ett tidsenligt HR-system, som hjälper oss att få en helhetsbild av vår personal och sömlöst stöder de viktigaste HR-processerna. I det ingår rekrytering, introduktion, framgångssamtal, belöning och kompetensutveckling.
När perioden med distansarbete förlängdes utvecklade vi nya verksamhetssätt, som ofrånkomligen kommer att inverka på vår framtida praxis. Men när vecka efter vecka fortsatte med distansarbete saknade vi möten med kolleger och spontant tankeutbyte. De behövs för att vi ska hitta på nya saker och för våra gemensamma innovationer. Eftersom distansarbete redan har etablerat sig inom verksamhetssätten, kommer vi framöver att bättre kunna utnyttja både och inom multilokalt arbete. Vid möten ansikte mot ansikte är åtminstone ett viktigt tema välbekant från tidigare år: vi arbetar tillsammans för stadens invånare – hur gör vi inom samarbetet för att ännu bättre inkludera deras perspektiv i vår verksamhet?
Nina Gros
personaldirektör