Rekrytering: Många olika sätt att åtgärda bristen på kunnig personal
Vi har sökt lösningar och arbetat mycket för att åtgärda bristen på kunnig personal. Det finns många sätt, och när vi tillämpar dem försöker vi samtidigt trygga smidig rekrytering även i framtiden.
För att främja tillgången till personal grundade vi en enhet som i början av året inledde sin verksamhet som en del av stadskansliets personalavdelning. Enheten samordnar det enhetliga arbetet inom staden genom att bland annat stärka bilden av arbetsgivaren, de sökandes upplevelse och en kunnig rekrytering samt främja tillgången till personal inom branscher med brist på arbetskraft.
Enhetens rekryteringsteam inledde sitt arbete mars. Teamet växte till hösten, så att det då bestod av fem experter inom rekrytering.
Teamets första stora mål var utveckling och konceptutveckling av rekryteringstjänsterna. Tidigare har stadskansliets personalavdelning deltagit i sektorernas och affärsverkens rekryteringsprocesser när den högsta ledningen har utsetts.
Nu ville vi utöka tjänsten, och personalavdelningen inkluderades regelbundet i rekryteringen av personer till den högsta ledningen. I rekryteringen av personer till viktiga positioner inom HR och till direktörsposter inom tjänsten kan man utifrån situationen be om hjälp och sparring antingen under hela processen eller under en del av den.
Tjänsten sparar resurser inom sektorns HR-funktion. Samtidigt kan vi utnyttja kunskaperna om de sökande och om fungerande rekryteringsprocesser som samlats över sektorsgränserna.
Moderna verktyg till hjälp
För lyckad rekrytering behövs olika slags verktyg och metoder som i bästa fall är till precis sådant stöd som behövs i processen.
För att de rätta sökande ska se platsannonsen måste den göras synlig för målgruppen genom rätt sorts rekryteringsmarknadsföring. Vid utmanande sökningar och ledande uppgifter måste man ofta gå längre än så. Då hjälper en så kallad sourcingtjänst, där man kontaktar önskade kandidater för uppgiften. Sektorerna och affärsverken kan fråga om tjänsten av stadskansliets rekryteringsteam.
Vi kan underlätta rekryteringen också med hjälp av videointervjuer. Vi har inkluderat dem i rekryteringssystemet Helbit.
Intressebevakning till hjälp
I början av året definierade vi tillsammans med sektorerna och stadens intressebevakning viktiga påverkansmål och -behov med hjälp av vilka bristen på arbetskraft inom olika yrkesgrupper skulle lätta. Vi strävar efter att förbättra tillgången till personal genom såväl intressebevakning som aktivt samarbete med till exempel högskolor.
Som en av de första åtgärderna för att främja tillgången omdefinierade vi kriterierna för beviljande av tjänstebostad för att främja rekryteringen inom branscher med brist på arbetskraft.
På sommaren startade vi projektet Työvoimapulan juurisyyt (Grundorsakerna till arbetskraftsbristen), där vi sätter oss in i orsakerna till arbetskraftsbristen per yrkesgrupp med hjälp av olika metoder inom tjänstedesign. Projektet fortsätter under 2021.
Staden har särskilt stor brist på kompetent personal inom småbarnspedagogiken. För att underlätta situationen tillsatte borgmästaren en separat task force-grupp med uppgift att bland annat skapa en lägesbild av läget och arbetsförhållandena inom småbarnspedagogiken samt föreslå åtgärder.
Trots coronaläget var vårt arbete målinriktat och aktivt. Stadens aktiva intressebevakning och samarbete bar frukt, eftersom Helsingfors universitet beslöt att öka antalet studieplatser inom småbarnspedagogik med hjälp av en reservering som gjorts i statsrådets tilläggsbudget.
Rekrytering av personer som talat något annat språk
Inom projektet Utnyttjande av kompetens i Finland deltog staden i samarbetet SIMHE (Supporting Immigrants in Higher Education). Projektets verksamhetsmodeller har fått en fortsättning, vilket främjar sysselsättningen av medarbetare med invandrarbakgrund inom vården och småbarnspedagogiken.
Tack vare två projekt (Utnyttjande av kompetens i Finland och Sote-silta) fick vi totalt över 30 sjukskötare på praktik inom social- och hälsovårdssektorn. 20 av dem rekryterades också efter praktikperioden.
På grund av coronaläget var det svårt att rekrytera personal från utlandet. Vi fokuserade också på att utveckla rekryteringen av personer som talar ett annat språk och som redan befinner sig i Finland. Vi har undersökt hurdana faktorer som hindrar eller försvårar rekryteringen av personer som talat något annat språk inom staden.
Staden deltar i programmet Helsinki University International Talent Programme, som ordnas för första gången och där enheter i olika delar av stadsorganisationen utses till mentorer för en grupp internationella studerande. Programmet pågår till våren 2021.
Vi har även kartlagt sektorernas önskemål om och möjligheter att utöka praktikmöjligheterna för internationella studerande och ökat vår kompetens för att kunna identifiera examina som avlagts utomlands. Detta arbete pågår fortfarande.
De chefer och personer inom HR-funktionen som staden rekryterat fick utbildning i mångfald på arbetsplatserna.
3 700 sommarjobbare
Det är viktigt att utveckla metoder för förutseende rekrytering när det gäller att främja tillgången till personal på lång sikt. Under året rekryterade vi totalt cirka 3 700 sommarjobbare till staden. Det totala antalet sjönk med omkring 200 jämfört med året innan.
Tillsammans med 4H-organisationen och föreningen Talous ja nuoret TAT ordnade vi under sommaren ett företagarprogram för unga, där totalt nästan 130 ungdomar fick möjlighet att sysselsätta sig själva och prova sina företagsidéer i praktiken.
Rekryteringsmässor och studentevenemang vändes upp och ner när i praktiken allt deltagande blev virtuellt. Stadsorganisationen reagerade på situationen genom att utveckla virtuella evenemang och möjligheter att delta.
Ett bra ställe att sommarjobba på
Sedan 2010 har vi deltagit i kampanjen Ansvarsfullt sommarjobb. På basis av en enkät om kampanjen har vi enligt de unga lyckats utveckla oss som sommararbetsplats, eftersom våra resultat förbättrades nästan inom alla frågekategorier.
Vi genomförde för första gången sommarjobbsprojektet Världens bäst fungerande stad, som startade från en idé av borgmästaren. Till projektet anställde staden totalt 25 stadsbor som skulle observera funktionen hos och utvecklingsmålen inom stadens tjänster.
På stadskansliets personalavdelning startade vi även ett traineeprogram, som vi kommer att fortsätta med och utvidga.
Bättre information om arbetssökandes upplevelser
Goda upplevelser hos arbetssökande har stor inverkan på arbetsgivarbilden och genom det på tillgången till personal. I maj började vi använda en enkät om sökandeupplevelsen som hjälpte oss att ta reda på hurdan upplevelse den sökande fick av stadens rekryteringsprocess.
Sökandeupplevelsen beror i stor utsträckning på agerandet hos de personer som deltar i rekryteringen (chefer och HR) under ansökningsprocessens gång. I enkäten undersöker vi den sökandes upplevelse av platsannonsen, kommunikationen under ansökningstiden och en eventuell intervju. Vi ber även den sökande att göra en helhetsbedömning av sin upplevelse av ansökningsprocessen.
Vi följer upp resultaten kvartalsvis och identifierar på basis av dem eventuella behov av att utveckla rekryteringskompetensen. Om kompetensen behöver utvecklas ordnar vi utbildning och coachning.
Målet är att tillsammans lära oss och utvecklas till en allt attraktivare arbetsgivare också genom välskötta rekryteringar.
I ledningsgrupperna behandlade vi de enkätresultat som kommit in före slutet av september. Som styrkor identifierade vi lockande platsannonser och tillräckligt med information i dem. På listan över saker som behöver utvecklas hamnade till exempel planeringen av kommunikationen med de sökande som helhet redan i början av rekryteringen och informeringen om hur processen framskrider under sökningens gång. Kommunikationen med de sökande kommer under 2021 att främjas med hjälp av kommunikationsmaterial och genom att beakta utvecklingen av kommunikationen med de sökande i planeringen av utbildningar i rekryteringskompetens.