Rekrytointi: Osaajapulaan apua lukuisin eri tavoin
Olemme etsineet ratkaisuja ja tehneet paljon töitä, jotta pula osaajista helpottaisi. Tapoja on lukuisia, ja niitä käyttöön ottaessamme pyrimme samalla varmistamaan sujuvan rekrytoinnin myös tulevaisuudessa.
Perustimme henkilöstön saatavuuden edistämiseksi oman yksikön, joka aloitti toimintansa kaupunginkanslian henkilöstöosaston osana vuoden alussa. Yksikkö koordinoi kaupunkiyhteistä tekemistä muun muassa työnantajakuvan, hakijakokemuksen ja osaavan rekrytoinnin vahvistamisella sekä työvoimapula-alojen henkilöstön saatavuutta edistämällä.
Yksikön rekrytointipalvelutiimi aloitti maaliskuussa. Tiimi kasvoi syksyyn mennessä niin, että siinä työskenteli viisi rekrytoinnin asiantuntijaa.
Rekrytointipalveluiden kehittäminen ja konseptointi olivat tiimin ensimmäiset isot tavoitteet. Aiemmin kaupunginkanslian henkilöstöosasto on ollut mukana toimialojen ja liikelaitosten rekrytointiprosesseissa ylintä johtoa valittaessa.
Nyt halusimme ulottaa palvelua laajemmalle, ja henkilöstöosasto tuli mukaan ylimmän johdon rekrytointeihin säännönmukaisesti. Keskeisissä HR-rekrytoinneissa sekä palvelun päällikkötason rekrytoinneissa apua ja sparrausta voi pyytää tilanteen mukaan joko koko prosessiin tai sen osaan.
Palvelu säästää toimialan HR:n resursseja. Samalla voimme hyödyntää yli toimialarajojen karttunutta tietämystä hakijoista ja toimivista rekrytointimenetelmistä.
Modernit työkalut avuksi
Rekrytoinnin onnistumiseksi tarvitaan erilaisia työkaluja ja menetelmiä, jotka parhaimmillaan antavat prosessille juuri ratkaisevan tuen.
Jotta oikeat hakijat näkevät työpaikkailmoituksen, ilmoitus tulee saada kohderyhmän näkyviin oikeanlaisella rekrytointimarkkinoinnilla. Haastavissa hauissa ja johtotehtävissä täytyy usein mennä tätä pidemmälle. Tässä auttaa niin sanottu sourcauspalvelu, jossa lähestytään tehtävään haluttavia osaajia. Toimialat ja liikelaitokset voivat kysyä palvelua kaupunginkanslian rekrytointipalvelutiimistä.
Voimme helpottaa rekrytointia myös videohaastatteluilla. Saimme ne osaksi Helbit-rekrytointijärjestelmää.
Edunvalvonta avuksi
Määrittelimme alkuvuodesta yhdessä toimialojen ja kaupungin edunvalvonnan kanssa keskeisiä vaikuttamistavoitteita ja -tarpeita, joiden avulla eri ammattiryhmien työvoimapula helpottaisi. Pyrimme parantamaan henkilöstön saatavuutta niin edunvalvonnalla kuin aktiivisella yhteistyöllä esimerkiksi korkeakoulujen kanssa.
Yhtenä ensimmäisistä saatavuutta edistävistä toimista määrittelimme uudelleen työsuhdeasuntojen jakoperusteet tukemaan työvoimapula-alojen rekrytointeja.
Kesällä käynnistimme työvoimapulan juurisyyt -nimisen hankkeen, jossa perehdymme palvelumuotoilun keinoin työvoimapulan syihin ammattiryhmittäin. Hanke jatkuu vuonna 2021.
Kaupungilla on erityisen kova pula pätevästä varhaiskasvatuksen henkilöstöstä. Pormestari asetti tilanteen helpottamiseksi keväällä erillisen task force -ryhmän, jonka yhtenä tehtävänä oli muodostaa tilannekuva varhaiskasvatuksen tilanteesta ja työskentelyoloista sekä ehdottaa toimenpiteitä.
Korona-ajasta huolimatta työmme oli tavoitteellista ja aktiivista. Kaupungin aktiivinen edunvalvonta ja yhteistyö kantoivat hedelmää, sillä Helsingin yliopisto päätti lisätä varhaiskasvatuksen aloituspaikkamäärää valtioneuvoston lisätalousarviossa tehdyn varauksen avulla.
Vieraskielisten rekrytointia
Kaupunki osallistui SIMHE (Supporting Immigrants in Higher Education) -yhteistyöhön osana Osaaminen käyttöön Suomessa -hanketta. Hankkeen toimintamallit ovat saaneet jatkoa, mikä tukee maahanmuuttajataustaisten työntekijöiden työllistymistä hoitotyön ja varhaiskasvatuksen tehtäviin.
Saimme sosiaali- ja terveystoimialalle kahden hankkeen (Osaaminen käyttöön Suomessa sekä Sote-silta) ansiosta yhteensä yli 30 sairaanhoitajaa harjoittelujaksoille, ja heistä 20 myös rekrytoitiin jakson jälkeen.
Koronatilanteen takia oli vaikea rekrytoida henkilöstöä ulkomailta. Keskityimmekin jo Suomessa olevien vieraskielisten rekrytoinnin kehittämiseen. Olemme selvittäneet, minkälaiset asiat estävät tai haittaavat vieraskielisten rekrytoitumista kaupungin palvelukseen.
Kaupunki osallistuu ensi kertaa järjestettävään Helsinki University International Talent Programme -ohjelmaan, jossa yksiköt eri puolilta kaupunkiorganisaatiota saavat ryhmän kansainvälisiä opiskelijoita mentoroitavakseen. Ohjelma jatkuu keväälle 2021 saakka.
Olemme myös kartoittaneet toimialojen toiveita ja mahdollisuuksia lisätä kansainvälisten opiskelijoiden harjoittelumahdollisuuksia sekä lisänneet osaamistamme ulkomailla suoritettujen tutkintojen tunnistamiseksi. Jatkamme näitä edelleen.
Kaupungin rekrytoivat esihenkilöt ja HR-väki saivat koulutusta työyhteisöjen monimuotoisuudesta.
3 700 kesätyöntekijää
Ennakoivan rekrytoinnin keinojen kehittäminen on olennaista, kun tuemme henkilöstön saatavuutta pidemmällä aikavälillä. Rekrytoimme kaupungin palvelukseen vuoden aikana yhteensä noin 3 700 kesätyöntekijää. Kokonaismäärä laski edellisestä vuodesta noin 200 kesätyöntekijän verran.
Toteutimme kesällä yhdessä 4H-järjestön sekä Talous ja nuoret TAT:n kanssa nuorten kesäyrittäjyysohjelman, jonka avulla yhteensä lähes 130 nuorta pääsi työllistämään itsensä ja kokeilemaan omaa yritysideaansa käytännössä.
Rekrytointimessut ja opiskelijatapahtumat mullistuivat, kun oikeastaan kaikki osallistuminen muuttui virtuaaliseksi. Kaupunkiorganisaatio reagoi tilanteeseen kehittämällä virtuaalisia osallistumismahdollisuuksia ja tapahtumia.
Hyvä kesätyöpaikka
Olemme osallistuneet vuodesta 2010 saakka Vastuullinen kesäduuni -kampanjaan. Kampanjakyselyn perusteella olemme onnistuneet kehittymään nuorten mielestä kesätyöpaikkana, sillä tuloksemme paranivat melkein kaikissa kysytyissä kategorioissa.
Toteutimme ensimmäistä kertaa pormestarin ideasta alkunsa saaneen Maailman toimivin kaupunki -kesätyöhankkeen, johon kaupunki palkkasi yhteensä 25 kaupunkilaista havainnoimaan katutöiden ja kaupungin palveluiden toimivuutta ja kehittämiskohteita.
Käynnistimme kaupunginkanslian henkilöstöosastolla myös trainee-ohjelman, jota jatkamme ja laajennamme.
Työnhakijoiden kokemukset aiempaa paremmin selville
Hyvällä hakijakokemuksella on oleellinen vaikutus työnantajakuvaan ja sitä kautta henkilöstön saatavuuteen. Otimme toukokuussa käyttöön hakijakokemuskyselyn, jonka avulla selvitämme, millainen kokemus kaupungin rekrytointiprosessista hakijalle syntyy.
Hakijakokemus syntyy pitkälti rekrytointeihin osallistuvien ihmisten (esihenkilöt ja HR) toiminnasta haun aikana. Selvitämme kyselyssä hakijoiden kokemusta hakuilmoituksesta, haun aikaisesta viestinnästä sekä mahdollisesta haastattelusta. Pyydämme hakijalta myös kokonaisarvioita hakukokemuksestaan.
Seuraamme tuloksia neljännesvuosittain ja niiden pohjalta tunnistamme mahdolliset tarpeet kehittää rekrytointiosaamista. Jos osaamista pitää kehittää, järjestämme koulutusta ja valmennusta.
Tavoite on oppia yhdessä ja kehittyä myös hyvin hoidettujen rekrytointien kautta yhä houkuttelevammaksi työnantajaksi.
Käsittelimme syyskuun loppuun mennessä tulleet kyselyn tulokset johtoryhmissä. Tunnistimme vahvuuksiksi houkuttelevat hakuilmoitukset ja niiden riittävän tiedon. Kehitettävien asioiden listalle tuli esimerkiksi hakijaviestinnän kokonaisuuden suunnittelu jo rekrytoinnin aloitusvaiheessa ja tiedottaminen haun aikana prosessin etenemisestä. Hakijaviestintää tuetaan vuoden 2021 aikana viestintämateriaalein sekä huomioimalla hakijaviestinnän kehittäminen rekrytointiosaamisen koulutussuunnittelussa.