Lukijalle

Koronakriisi haastoi tekemistämme koko vuoden ja vaikutti merkittävästi meidän kaikkien työhön. Osalla henkilöstöstä työmäärä kasvoi, osa siirtyi etätöihin ja osa jäi ilman tehtäviä. Oli huikeaa nähdä, miten nopeasti suuri kaupunkiorganisaatio kykeni uudelleen organisoitumaan ja johtamaan palvelutoimintaansa laadukkaasti ennakoimattomassa tilanteessa. Keskitimme päätöksenteon koronaryhmään, ja kaupungin ylin johto sai jatkuvasti päivittyvän tilannekuvan. Kriisi­viestintä, sekä sisäinen että ulkoinen, sai paljon hyvää palautetta kaupunkilaisilta ja omalta henkilöstöltä. Myös henkilöstön tyytyväisyyskyselyjen tulokset nousivat syksyn mittauksissa koronasta huolimatta, erityisesti johtaminen oli parantunut.

Hyvä esimerkki joustavuudestamme on osaajapankki­toiminnan käynnistäminen; henkilöstöresursseja pystytään suuntaamaan sinne, missä on pulaa työntekijöistä. Kun tehtävät kriisissä loppuivat, uusia tehtäviä järjestyi parhaimmillaan todella nopeasti. Toivottavasti voimme jatkossakin, ilman kriisin tuomaa velvoitetta, hyödyntää paremmin organisaatioiden sisäistä ja toimialojen välistä liikkuvuutta. On tärkeää, että jokainen löytää sellaisen tehtävän, jossa onnistuu. Ensimmäinen työpaikka ei ehkä ole se oikea, eikä välttämättä toinenkaan. Jos voimme helpottaa oman tehtävän löytymistä kaupungilla, emme menetä osaajia muualle. Samalla voimme vastata työvoimapulaan.

Oli huikeaa nähdä, miten nopeasti suuri kaupunki­organisaatio kykeni uudelleen organisoitumaan ja johtamaan palvelu­toimintaansa laadukkaasti ennakoimattomassa tilanteessa.

Saimme korona-ajan keskellä vietyä eteenpäin myös strategisia hankkeitamme. Yksi näistä on kaupungin yhteinen tapa johtaa, jonka määrittelimme yhdessä ylimmän johdon kanssa, ja veimme sen eteenpäin toimintatapoihin ja koulutuksiin. Johtamistapamme on valmentava, ja sitä toteutamme onnistumis- ja varttikeskustelujen kautta. Olemme ottaneet käyttöön Onni-työkalun, joka tukee onnistumiskeskusteluja. Keskusteluja ei koronatilanteen vuoksi ole voitu toteuttaa aivan tavoitteen mukaisesti kasvokkain järjestelmällisesti ja säännöllisesti. 

Kriisi osoitti, että tarvitsemme paremman näkymän henkilöstömme tilanteesta: millaisista osaajista on puutetta, miten henkilöstö jaksaa ja miten osaamistamme pitäisi kehittää. Saimmekin lisäpuhtia HR-järjestelmähankkeen edistämiseen. Hanke etenee kaksin rattain: Pystytämme uuden palkkamoottorin, joka toimii mobiilisti ja jossa on automaatiota ja raportointitoiminnallisuuksia huomattavasti aiempaa enemmän. Samanaikaisesti edistämme myös uudenaikaista HR-­järjestelmää, joka auttaa meitä saamaan kokonaiskuvan henkilöstöstämme ja tukee saumattomasti tärkeimpiä HR-prosesseja. Mukana ovat rekrytointi, perehdytys, onnistumiskeskustelut, palkitseminen ja osaamisen kehittäminen. 

Etätyöjakson pitkittyessä tulimme kehittäneeksi uusia toimintatapoja, jotka väistämättä vaikuttavat tuleviin käytäntöihimme. Mutta kaipasimme etätyöviikkojen jatkuessa kohtaamisia kollegojen kanssa ja spontaania ajatusten vaihtoa. Niitä tarvitaan uuden keksimiseen, yhteisiin innovaatioihimme. Koska etätyö on jo vakiintunut osaksi toimintatapoja, jatkossa voimme paremmin hyödyntää monipaikkaisessa työssä kumpaakin. Kasvokkaisissa kohtaamisissa ainakin yksi tärkeä teema on hyvin tuttu edellisiltä vuosilta: teemme yhdessä töitä kaupungin asukkaita varten – kuinka saamme yhteistyössä heidän näkökulmansa yhä paremmin mukaan toimintaamme?

Nina Gros
henkilöstöjohtaja