HR-Näkymä tuli johtamisen avuksi
Mitä paremmin opimme hyödyntämään henkilöstötietoa ja johtamaan sitä, sitä merkittävimpiä hyötyjä saamme. Henkilöstötiedolla johtamisella voimme lisätä henkilöstön työhyvinvointia, tuottavuutta ja työnantajan vetovoimaisuutta.
Helsingin kaupunkistrategiat Maailman toimivin kaupunki (2017–2021) ja Kasvun paikka (2021–2025) painottavat tiedolla johtamisen mahdollisuuksia. Myös kaupungin kunnianhimoinen datastrategia korostaa tiedon tärkeyttä ja käytettävyyttä.
HR-järjestelmäuudistusten rinnalla kiinnitämme huomiota kykyymme johtaa henkilöstötiedolla (HR-tiedolla johtaminen).
Ryhdyimme kasvattamaan tiedolla johtamisen osaamistamme henkilöstöhallinnosta (HR). Kun HR:ssä ymmärretään henkilöstötiedon hyödyntämisen mahdollisuudet ja hyödyt, voidaan alkaa siirtyä pelkästä yksisuuntaisesta raportoinnista kattavampaan HR-tiedolla johtamiseen.
Käynnistimme syksyllä 2020 kaupunkitasoisen strategisen HR-tiedolla johtamisen verkoston HR-Näkymä. Muotoilimme HR-Näkymän tarkoituksen yhdessä seuraavasti:
HR-tiedolla johtamisen verkoston tarkoitus on edistää osaltaan kaupunkiyhteistä tiedolla johtamisen visiota ja nostaa HR-tiedon kattavampi hyödyntäminen osaksi esihenkilötyötä ja johtamista kaikilla tasoilla.
Lisäksi verkosto tarjoaa alustan tiedon ja osaamisen jakamiseen sekä yhteiskehittämiseen.
Tiiviimpää yhteistyötä
Uuden verkoston osallistujat koostuvat pääosin toimialojen HR:n partnereista, liikelaitosten HR-asiantuntijoista sekä Stadin HR:n (kaupunginkanslian henkilöstöosaston) yksikönpäälliköistä ja asiantuntijoista.
Verkostoa vetää HR-tiedolla johtamisen projektipäällikkö Jaana Saramies, ja siihen osallistuu koko HR-tiedolla johtamisen tiimi Stadin HR:stä.
– Yhteistyö on ollut antoisaa, mutta samalla myös haastavaa. Olemme vasta niin alkutekijöissä tiedolla johtamisen osa-alueella, kommentoi verkoston jäsen Anna-Maria Johansson, Palvelukeskus Helsingin HR-suunnittelija.
– Olemme edenneet johdonmukaisesti nykytilan kuvaamisesta tavoitteiden määrittelyyn. Pidän tärkeänä myös sitä, että määrittelimme HR-tiedolla johtamisen odotukset ja tarpeet uuteen HR-kokonaisjärjestelmään, kertoo puolestaan verkostossa mukana oleva Hannele Pitkänen, sosiaali- ja terveystoimen HR-partner.
Hän huomauttaa, kuinka kiinnostus tiedolla johtamisen kehittämiseen on levinnyt Sotessa laajemmallekin.
– Olemme todenneet, että tavoitteisiin pääsemiseksi meidän pitää tehdä tiivistä yhteistyötä muun muassa tietohallintomme kanssa. Myös yhteistyö talouspuolen kanssa on tiivistynyt.
Kun tietoa tuotetaan esimerkiksi henkilöstön saatavuudesta, se synnyttää keskustelua ja poikii uusia tarpeita.
Uusi kulttuuri heräämässä
Vuoden mittaan uudessa verkostossa on tutustuttu tiedolla johtamisen kehittämiseen niin kaupunkitasolla kuin toimialojen ja liikelaitosten omassa tekemisessä.
Lisäksi HR-Näkymässä on esimerkiksi ideoitu keinoja edistää HR-tiedolla johtamista ennen kokonaisjärjestelmän käyttöönottoa.
Monipuolisten teemojen työstäminen on koettu HR-Näkymässä tarpeelliseksi. Samalla on konkretisoitunut, miten isosta kokonaisuudesta on kysymys.
On tärkeää ottaa mukaan HR-tiedolla johtamisen kehittämiseen johdon ja esihenkilöiden HR-tiedon tarpeet. He osaavat vaatia tietoa toiminnan kehittämisen ja johtamisen tueksi.
– On ollut hauska huomata, että kun olemme tuottaneet tietoa esimerkiksi henkilöstön saatavuudesta, se kiinnostaa kovasti ja synnyttää keskustelua, joka poikii uusia tarpeita. HR-tiedolla johtamisen kulttuuri on heräämässä, iloitsee Pitkänen.
HR-tiedon tarpeiden tunnistaminen ja HR-Näkymän kehitystyö tukevat kaupunkistrategian tiedolla johtamisen tavoitteita sekä tietoon perustuvan johtamisen ansiosta henkilöstön työhyvinvointia, tuottavuutta ja työnantajan vetovoimaisuutta.
Vauhdikasta digitalisoitumista
HR:n digitalisoitumisen kolmiloikka etenee. Ensimmäisenä loikkana valmistelimme työsuhteen elinkaaren prosessien digitalisoimista ja keväällä 2022 käyttöön otettavaa henkilöstötieto- ja palkkajärjestelmä Sarastiaa.
Teimme Sarastian käyttöönottoprojektissa vuoden aikana muun muassa järjestelmän määrittelyt, testauksia ja ensimmäisen koekäytön.
Toisenkin digiloikan valmistelu alkoi. Joulukuussa valmistui HR-kokonaisjärjestelmän kilpailutusmateriaali. Tätä ennen kävimme perusteellisen markkinavuoropuhelun ja kaupungin sisäisen keskustelun. Lisäksi määrittelimme tarpeet ja tahtotilan.
HR-kokonaisjärjestelmän on tarkoitus tulla Sarastian rinnalle koko kaupungin käyttöön käyttöönottoprojektin 2023 jälkeen.
HR-prosessien hallinta siirtyy kokonaisjärjestelmään, ja Sarastia jatkaa palkkamoottorina.
Kokonaisjärjestelmä tarjoaa järjestelmätuen lähes kaikille HR-prosesseille kolmannen digiloikan eli käyttöönoton toisen vaiheen jälkeen.