Palkanmaksun ongelmat: Uusi palkkajärjestelmä sekoitti palkanmaksua
Sarastia-järjestelmän käyttöönotto ei sujunut kivuttomasti, kun poikkeuksellisen suurella osalla henkilöstöstä oli palkassa virheitä. Olimme aliarvioineet muutoksen vaativuuden.
Valmistauduimme vuoden alussa yli 30 vuotta vanhan palkkajärjestelmän vaihtoon ja koko palvelussuhteen elinkaaren uudistuviin toimintatapoihin. Otimme Sarastia-palkkajärjestelmän käyttöömme huhtikuussa.
Väliaikaisena henkilöstötietojärjestelmänä toimivaa Sarastiaa käyttävät palkkahallinnon ja HR:n lisäksi myös esihenkilöt sekä koko henkilöstö.
Henkilöstömme voi nyt ensimmäistä kertaa hakea lomia ja poissaoloja sekä ilmoittaa omia muuttuneita tietojaan mobiililaitteilla. Myös esihenkilöt voivat hyväksyä poissaolohakemuksia sekä tehdä monia muita henkilöstöhallinnon tehtäviä mobiilisti.
Ensimmäistä kertaa meillä on nyt käytössä myös järjestelmä, josta saa tiedon, ketkä toimivat esihenkilöinä.
Tiedot suurimmaksi osaksi oikein
Uuden järjestelmän käyttöönotto ei sujunut kivuttomasti. Pian järjestelmän käyttöönoton jälkeen virheet palkoissa alkoivat lisääntyä.
Suurin osa henkilöstöstä sai palkkansa aivan oikein, mutta poikkeuksellisen suurella määrällä palkassa oli pienempiä tai suurempia virheitä: Palkkaa ei tullut palkkapäivänä ollenkaan tai palkkaa oli maksettu liikaa. Lisäksi esimerkiksi järjestelmässä näkyvien lomapäivien määrissä oli virheitä.
Olimme aliarvioineet muutoksen vaativuuden.
Lisärekrytointeja palkanlaskentaan
Kohdistimme palkkahallinnon työpanoksen palkkavirheiden korjaamiseen ja tulevien palkka-ajojen varmistamiseen.
Jotta uudet palkkavirheet saadaan korjattua mahdollisimman nopeasti ja vuoden aikana kertynyttä korjausvelkaa purettua, rekrytoimme lisää henkilöstöä palkanlaskentaan ja palkanlaskennan asiakaspalveluun, kehitimme yhteydenottotapoja asiakaspalveluun ja teimme tiivistä yhteistyötä järjestelmän toimittaneen Sarastian kanssa.
Uudistimme myös palkanlaskennan työskentelytapoja vastaamaan tilannetta. Hankimme ulkoista konsulttiapua Deloitte Oy:ltä.
Palkanmaksuongelmien ratkaisemiseen on osallistunut tavalla tai toisella satoja ihmisiä.
Uusi hanke aloitti
Käynnistimme syksyllä palkanmaksuongelmien ratkaisun tehostamiseksi erillisen vakauttamishankkeen. Sen ensisijaisiin tavoitteisiin kuuluu palkanmaksun ja viranomaisille toimitettavien palkkatietojen oikeellisuus. Lisäksi tavoitteina ovat järjestelmän kehitys tarpeitamme vastaavaksi, Taloushallintopalveluliikelaitoksen toiminnan normalisointi sekä toimintatapamuutos, jotta koko palkkaprosessi on sujuva.
Palkanmaksun sujuvuus edellyttää, että kaupungilla on yhtenäiset prosessit ja että palkanlaskijoilla, esihenkilöillä sekä HR:llä on riittävä osaaminen.
Järjestimme kaikille palkkaprosessin toimijoille koulutuksia sekä keväällä ennen käyttöönottoa että uudelleen syksyllä.
Vakauttamishankkeen erityisen huomion kohteena oli tukitoimien järjestäminen kaupungin esihenkilöille. Tehostimme yhteistyötä yli organisaatiorajojen palkkavirhelähteiden tunnistamiseksi, korjaamiseksi, virheiden ehkäisemiseksi ja työnjaon sujuvoittamiseksi.
Olemme ottaneet aktiivisen roolin MepcoPro-järjestelmään pohjautuvan Sarastia-palkkajärjestelmän kehityksessä Sarastia Oy:n kumppanina.
Olemme sopineet järjestelmätoimittajan kanssa tarvitsemiemme järjestelmäuudistusten tiekartasta ja aikataulusta.
Vaikka tehotoimien ansiosta palkkavirheiden korjaaminen on edistynyt ja asiakaspalvelun ruuhkaa saatu purettua, vuoden lopussa palkanmaksussa syntyi edelleen liikaa virheitä. Vakauttamishankkeen työ siis jatkuu.
Viivästymisistä korvaukset
Olemme olleet erittäin pahoillamme palkkavirheiden kohtuuttomista vaikutuksista henkilöstömme arkeen ja pyytäneet virheitä anteeksi.
Meille työnantajana on ollut ensisijaisen tärkeää huolehtia kaikista meille kuuluvista palkanmaksun viivästymistä koskevista velvoitteista.
Viivästyskorkojen lisäksi päätimme maksaa viivästyneistä palkoista ylimääräisen viivästymismaksun. Maksamme työntekijöille myös tositteita vastaan vahingonkorvauksia palkanmaksun ongelmista aiheutuneista taloudellisista vahingoista.
Satojen ihmisten urakka
Palkanmaksuongelmien ratkaisemiseen on osallistunut tavalla tai toisella satoja ihmisiä. Olemme raportoineet tilanteen etenemisestä kaupungin johdolle ja viestineet henkilöstölle säännöllisesti. Lisäksi olemme julkaisseet ulkoisia uutisia ja palvelleet mediaa. Median kiinnostus aiheeseen on ymmärrettävästi ollut suurta.
Haluamme tehdä kaikkemme, että palkanmaksu sujuu jatkossa paremmin ja että voimme olla hyvä työnantaja henkilöstöllemme.
Meillä ei ole varaa menettää ammattitaitoisia ja hyviä osaajia.
Digitalisointi välttämätöntä
Tavoitteenamme on olla älykäs kaupunki, mikä tarkoittaa tärkeää ja kunnianhimoista työtä palveluiden ja toimintatapojen digitalisoimiseksi. Digitaalinen uudistaminen on suunnitelmallista ja pitkäjänteistä.
Tuoreiden kokemustemme pohjalta arvioimme ja suunnittelemme tulevaisuuden siirtoja entistä tarkemmin. Tarkoituksemme on edelleen saada käyttöömme esihenkilöiden johtamistyötä palveleva HR-kokonaisjärjestelmä, jonka käyttöönoton yhteydessä Sarastia jää ainoastaan palkanlaskennan käyttöön.
Haluamme tehdä kaikkemme, että palkanmaksu sujuu jatkossa paremmin ja että voimme olla hyvä työnantaja henkilöstöllemme.