Palkanmaksussa normaaliin tilanteeseen
Selätimme edellisenä vuonna alkaneet palkanmaksun ongelmat ja jatkoimme palkanlaskennan vakauttamista koko vuoden.
Teimme tiivistä yhteistyötä palkanmaksun vakauttamiseksi kaupunginkanslian, taloushallintopalvelu Talpan sekä toimialojen ja liikelaitosten kesken.
Vaikeudet olivat alkaneet, kun vaihdoimme kaupungin palkkajärjestelmää huhtikuussa 2022. Palkanmaksun virhemäärät kääntyivät laskuun vakauttamistyön ansiosta vuodenvaihteessa 2022–2023.
Vuoden alussa palkkavirheitä syntyi kuitenkin vielä liian paljon, ja korjaamattomien palkkavirheiden määrä oli edelleen mittava. Moni joutui odottamaan palkkansa korjaamista liian pitkään.
Kehitimme toimintatapoja varmistaaksemme, että työntekijän palkkaan vaikuttavat tiedot ovat oikein koko matkan aina työsopimuksen tekemisestä kaupungin kirjanpitoon saakka. Myös työntekijän palkka tulee näin oikein ja oikeaan aikaan.
Paransimme Talpan toimintakykyä järjestelemällä toimintaa uudelleen ja ottamalla käyttöön palvelunhallintajärjestelmän asiakasyhteydenottojen käsittelyyn.
Tehostimme yhteistyötä järjestelmätoimittajan kanssa entisestään saadaksemme nopeutettua järjestelmän kehitystoimenpiteitä ja varmistaaksemme, että palvelutaso kohtaisi paremmin tarpeemme.
Neuvontapalvelun ja sihteeritiimin vaikutus palkkavirheiden vähentämiseen on ollut merkittävä.
Uusia palveluja esihenkilöiden tueksi
Osana vakauttamistoimenpiteitä käynnistimme helmikuussa uuden neuvontapalvelun esihenkilöille. Neuvontapalvelussa asiantuntija auttaa esihenkilöä Sarastia-järjestelmässä tehtävissä toimenpiteissä kohta kohdalta.
Neuvontapalvelun tiimi teki myös muita palkanlaskennan laatua varmistavia tukitehtäviä toimialoille. Sarastia-lomakeneuvonnaksi kutsuttu palvelu sai alusta asti erinomaista palautetta. Arvosana palvelua käyttäneiltä oli läpi vuoden vähintään 4,75/5.
Perustimme myös väliaikaisen Sarastia-sihteeritiimin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan ja etenkin päiväkodinjohtajien avuksi. Tiimi teki määräaikaisia työsopimuksia sekä hoiti määräaikaisten palvelussuhteiden päättymisen hallinnollisia töitä.
Sekä neuvontapalvelun että sihteeritiimin vaikutus palkkavirheiden vähentämiseen on ollut merkittävä.
Tietoa ja neuvontaa verotuksesta
Takautuvasti tulorekisteriin tehdyt palkkatietojen korjaukset vaikuttivat joidenkin työntekijöiden esitäytetyn veroilmoituksen tietoihin sekä verotuspäätösten muodostumiseen. Teimme Verohallinnon kanssa tiivistä yhteistyötä koko vuoden ajan, jotta vaikutukset henkilöstöön jäisivät mahdollisimman pieneksi.
Viestimme helmikuusta alkaen palkanmaksutilanteen ja tulorekisterikorjausten vaikutuksesta verotukseen yhdessä Verohallinnon kanssa ja ohjeistimme henkilöstöä omien palkkatietojen tarkastamisessa.
Järjestimme infoja ja kyselytilaisuuksia. Tarjosimme neuvontaa sekä ohjeita intrassa, ulkoisilla verkkosivuilla ja työpaikoille tulostettaviksi.
Normaaliin tilanteeseen syyskuusta alkaen
Vuoden alussa kohdistimme työpanosta sote-uudistuksen edellyttämien, jo loppuvuodesta 2022 aloitettujen järjestelmämuutosten varmistamiseen. Sote-uudistuksen voimaantulon jälkeinen palkanmaksu sujui palkkalaskelmien suuri määrä huomioiden hyvin, eikä laajamittaisia virheitä ilmennyt.
Kesän lähestyessä varauduimme palkankorotusten, kertapalkkioiden, koronakorvausten ja vaalivirkailijoiden palkkioiden maksuun. Kesäkaudelle tyypillistä on myös määräaikaisten sijaisten ja kesätyöläisten suuri määrä.
Keväällä ja kesällä kaupungin työntekijöiden palkkoihin oli myös tulossa poikkeuksellisen monta korotusta. Maksoimme lisäksi muun muassa kertapalkkioita, koronakorvauksia ja vaalivirkailijoiden palkkioita.
Perusteellisen varautumisen ansiosta palkanmaksun tilanne jatkoi paranemistaan myös kesän ajan.
Yhden merkkipaalun saavutimme syyskuussa, jolloin palkanmaksun ja asiakaspalvelun tilanteen todettiin normalisoituneen.
Täysin virheettömään palkanmaksuun ei kaupungin kokoisessa organisaatiossa koskaan päästä. Syyskuussa kuitenkin jo 98 prosenttia 63 200 palkkalaskelmasta oli oikein ja palkka maksettu ajallaan.
Palkkavirheitä kesän ja alkusyksyn ajalta oli sen sijaan vielä korjaamatta. Uudet virheet eivät kuitenkaan enää kuormittaneet palkkahallintoa normaalitilannetta enempää, ja syntyneet puutteet saatiin korjattua nopeasti sekä purettua aiempien virheiden jonoa.
Vuoden lopun lähestyessä palkanmaksun ja asiakaspalvelun tilanne säilyi hyvänä. Saimme korjattua vuoden loppuun mennessä tavoitteen mukaisesti lokakuun loppuun mennessä ilmoitetut puutteet palkoissa.
Henkilöstön luottamus palautumassa
Palkanmaksuongelmat synnyttivät edelleen paljon keskustelua ja epäluottamusta työnantajaa kohtaan. Viestimme avoimesti tilanteesta hankejohdon pitämissä henkilöstöinfoissa koko kevään ajan.
Jatkoimme uutisointia tilanteesta intrassa ja kaupungin verkkosivuilla koko vuoden.
Palkanmaksun ongelmat olivat iso kolaus kaupungin maineelle työnantajana. Epäonnistuminen palkanlaskentajärjestelmän vaihdossa sai vuoden mittaan ymmärrettävästi edelleen paljon medianäkyvyyttä. Parantunut tilanne syksyllä jäi sen sijaan mediassa vähälle huomiolle.
Loppuvuonna tehdystä Fiilari-henkilöstökyselystä ilmeni, että luottamus työnantajaan oli lähtenyt vähitellen palautumaan. Vastaajista 75 prosenttia suosittelisi Helsinkiä työnantajana ystävälleen, kun syksyn 2022 Kunta10-tutkimuksessa luku oli notkahtanut 64 prosenttiin.
Työ henkilöstöjohtamisen toimintatapojen ja palkkapalveluiden kehittämiseksi sekä luottamuksen palauttamiseksi jatkuu.