Lisää työrauhaa, kiitos

Työelämä muuttuu, mikä muuttaa myös esihenkilö­työtä ja sen vaatimuksia. Haluamme pysyä muu­tosten mukana ja olemme pitkään pyrkineet tunnistamaan henkilöstön henkistä kuormittumista.

Koska vaarojen arviointi tehdään työyhteisöissä perinteisesti esihenkilön johdolla, esihenkilöt ovat omana ryhmänään jääneet usein tämän arvioinnin ulkopuolelle. Tästä syystä lähdimme ensimmäistä kertaa aikaisempaa järjestelmällisemmin tunnistamaan esihenkilöiden kuormittumiseen vaikuttavia tekijöitä.

Työturvallisuuden hallintajärjestelmän, Työsuojelupakin, päivitys valmistui vuoden alussa. Samassa yhteydessä sen vaarojen arviointi -työkaluun lisättiin erillinen kysely, jolla voimme selvittää esihenkilöiden työssä kuormittumista.

Teimme päivityksen tiiviissä yhteistyössä toimialojen ja liikelaitosten työsuojeluvaltuutettujen ja -päälliköiden kanssa.

Uusi työkalu auttaa ottamaan huomioon esihenkilöiden kuormitus- ja voimavaratekijät sekä kehittämään työtä ja työoloja niin, että myös esihenkilöiden työ tukee heidän hyvinvointiansa.

Lisää työrauhaa

– Olemme painottaneet henkistä kuormitusta vaarojen arvioinnin osana, kertovat varhaiskasvatusjohtaja Miia Kemppi sekä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan HR-partneri Paula Jalo. He ovat olleet tiiviisti mukana kartoittamassa esihenkilöiden psykososiaalista kuormitusta varhaiskasvatuksessa.

Kartoituksen tavoitteena oli tunnistaa, vähentää ja ennaltaehkäistä esihenkilöiden ja henkilöstön kokemaa haitallista psykososiaalista työkuormitusta. Lisäksi haluttiin tunnistaa ja lisätä esihenkilöiden ja henkilöstön voimavaratekijöitä.

– Psykososiaalisesta kuormituksesta puhutaan aika vähän. Halusimme nostaa sen yleisempään keskusteluun ja saada ihmiset tiedostamaan, keskustelemaan ja lopulta toimimaan tilanteen parantamiseksi, Jalo kertoo.

Kartoituksessa yhdeksi isoksi teemaksi nousi työrauha. Keskeinen kysymys onkin, mitä tulisi tehdä, jotta työrauha paranisi. Miten asioita esimerkiksi tulisi priorisoida, jotta itse kukin kokisi, että työhön pystyy keskittymään – että ympäristö auttaa siinä?

Kemppi ja Jalo kertovat, että kysymyksen vastaukset ovat osittain erilaiset eri yksiköissä, osittain samantyyppiset. Esimerkiksi selkeät tavoitteet ja pelisäännöt tukevat työrauhaa, samoin napakat sähköposti- ja kokouskäytännöt. Jokaisen pitää tietää, mihin pitää reagoida ja millaisia asioita milloinkin valmistella.

Kartoitus tehtiin osana työsuojelu- ja työvaarojen arviointia, ja se tukee hyvin Fiilari-henkilöstökyselyä.

– Tarkoitus ei ole tehdä kyselyjä palasina vaan luoda niistä yhteinen kokonaisuus, mistä hyötyy myös työhyvinvointisuunnitelma.

Kemppi pohtii, että jos jossakin yksikössä kuormitusta aiheuttaa vaikkapa asiakasperheisiin liittyvä huoli, silloin työsuojelun, työterveyden ja lakiosaston apu on välitöntä. Nyt tehdystä kartoituksesta tullut tieto hyödyttää ennemmin ennaltaehkäisevästi, kun jokaisessa yksikössä päästään miettimään omat kuormituksen aiheuttajat – mutta myös, mikä toimii kuormituksen vastatekijänä, vahvuutena.

Kaksikko huomauttaa, ettei kartoitus jää tähän. Työvaarojen arviointi on osa säännöllistä ennakoivaa työsuojelutoimintaa ja työhyvinvoinnin kehittämistä.

”Tahtia saa hidastaa”

Millaisia tuloksia kartoituksesta saatiin käytännössä? Esimerkkinä on varhaiskasvatusyksikkö Laajasuo-Tonttula, jonka vahvuuksia ovat muun muassa hyvä yhteishenki ja huumori sekä työkavereiden apu ja tuki. Rakenteet toimivat ja joustavat.

Myös lapset ja yhteistyö perheiden kanssa auttavat jaksamaan.

Kuormitusta puolestaan tulee tietotulvasta ja monen asian päällekkäisestä tekemisestä. Töitä on paljon, ja tekeminen keskeytyy.

Yksikkö listasi yhteisissä keskusteluissa myös asiat, joiden avulla kuormitusta on tarkoitus keventää.

Yksikössä sovittiin, että tahtia saa tarvittaessa hidastaa. Kaikkea ei tarvitse saada saman viikon aikana tehtyä.

– Usein me itse luomme kiirettä ja stressiä, yksikkö mainitsee listauksessaan.

Tiimit haluavat panostaa työtehtävien ja vastuiden tasapuoliseen jakautumiseen.

Yksikkö kirjaa suunnitelmiinsa viikon ja pidemmän aikavälin kannalta oleelliset asiat. Näin asiat pysyvät muistissa ja ovat kaikkien työntekijöiden nähtävissä.

Tekemättömät työtehtävät kirjataan omaan listaansa, josta niitä voi napata työn alle sopivan hetken tullen. Kun asiat ovat selkeästi listalla, ei tarvitse pelätä, että ne unohtuvat – mikä jo itsessään vähentää kuormitusta. Kaiken lisäksi tehtävän yliviivaaminen on palkitsevaa.

Yksikön henkilöstö sopi lisäksi pitävänsä kiinni toimivista rakenteista ja vahvuuksista myös jatkossa.